高校檔案信息化建設探驪

　　高校檔案信息化建設是我國高校檔案工作未來發展的一個重要的趨勢。2000年，國家檔案局在全國檔案工作會議上正式提出了“檔案信息化”的概念后，很多高校對檔案館進行了重新定位，逐步建立了高校檔案信息系統，使高校檔案館走出了校園，成為面向社會公眾的一個重要的信息平臺。2004年，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》（以下簡稱《綱要》），具體明確了檔案信息化建設的目標和任務，指出了檔案信息化建設的具體內容，為加快推進高校檔案信息化建設指明了方向。
　　一、高校檔案信息化建設存在問題
　　1、觀念問題。目前，高校檔案管理部門自身管理還存在觀念陳舊，習慣于傳統的手工的檔案管理模式和方法，重“硬件”建設、輕軟件環境，重檔案信息資源建設、輕檔案信息資源利用等落后觀念，缺乏檔案信息化建設的創新觀念，導致檔案信息化建設整體發展水平落后于信息社會發展的需要，影響了高校檔案事業的科學健康發展。
　　2、協調問題。因為各高校之間關系平行、互不隸屬，缺乏統一的協調機構，所以高校檔案信息化建設的現實只能是各高校各自為政，無法徹底實現資源共享，資源利用率相對偏低。再者，各高校辦學實力、辦學效益參差不齊，在沒有統一的規劃與協調機構的情況下，高校大都根據實際情況選擇適合自己的管理模式、管理軟件等等，不僅高校之間的資源共享很難實現，就是在高校內部各部門也是自主購買和使用相關管理軟件，致使相互之間的數據接口不能交換，系統不能兼容，無法實現資源共享，形成“檔案信息孤島”。
　　3、資金問題。高校檔案信息資源化建設和管理需要專項經費的投入，當前由于缺少科學的規劃管理和專項經費的投入，使得高校檔案信息資源建設長期形成了條塊分割的局面，造成數據庫規模小、結構不合理等一系列問題。高校的信息管理機構資金來源單一，幾乎完全依靠財政投入，難以滿足檔案信息資源建設合理完善的需要。
　　4、技術問題。就檔案信息數字化來說，現階段檔案數字化的技術還不成熟且不經濟，信息資源數字化的主要方式有鍵盤錄入和掃描兩種。鍵盤錄入的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高；掃描還存在圖像質量不高、掃描慢以及漢字識別率低等缺陷。另一方面，高校檔案館建設采用的硬件平臺、軟件平臺和應用系統等不同，而且不同的檔案部門，或同一檔案部門的不同的信息化業務環節，會采用不同的多種多樣的信息技術，使用不同的管理軟件，這樣就形成了信息資源共享技術上的壁壘，而且對于網絡環境安全性的保障、黑客攻擊的防范等技術支持也要求很高。因此，高校間的檔案部門無法形成信息互訪機制，制約著高校檔案信息資源的充分共享。
　　5、管理問題。高校檔案部門原有的相對封閉的管理體系一直制約著檔案信息化的發展，檔案信息化意味著要實現檔案信息資源共享，因而，高校在推進檔案信息化建設過程中，實現檔案資源共享，就必須要整合各高校、各部門的資源，勢必會打破原有檔案管理體系，若是管理問題處理不好，就會給高校檔案信息化建設帶來很大的問題。
　　6、人才問題。目前高校檔案信息化人才嚴重缺乏，根本不能適應當前檔案信息化發展的需要。從專業結構看，檔案專業和信息技術專業人員極少，既熟悉檔案業務，又精通現代化信息技術的人員更是少之又少。高校目前絕大多數檔案人員都是非檔案專業，缺乏系統的檔案和信息技術專業理論知識，在高校以教學為中心的大環境下，檔案信息化人才培養納入高校工作的重心還有大量工作要做。
　　二、高校檔案信息化建設發展對策
　　1、不斷更新檔案發展觀念。
　　高校檔案管理部門要想辦法采取多種形式、借助各種手段，努力加強檔案法律法規宣傳教育，提高學校檔案工作人員和兼職檔案員的檔案意識，改變傳統的檔案管理理念，用發展的眼光審視高校檔案信息化建設的意義，讓檔案信息化觀念深入人心。各高校在推進檔案信息化建設過程中，要樹立大局意識，以科學發展觀為統領，從國家及學校發展的長遠利益出發，打破技術上的壁壘，互相取長補短，實現信息資源的共享。特別是在信息資源管理環境下，應積極運用現代信息技術，建立檔案信息數據庫，依照學校自身的專業特點開發出具有獨具特色的檔案信息網頁、網站，實現檔案資源的合理配置與有序開發。
　　2、建立檔案信息化協調機構。高校檔案資源信息化建設的實現要有組織保障。因而，在目前管理體制下，應當建立由省教育主管部門負責牽頭組織高校檔案信息化協調機構，從行政和技術兩方面統一指導并規劃地區各高校檔案管理的信息化建設。考慮到各高校辦學條件、辦學效益等方面的差距，可以先選擇部分具備條件的高校作為試點，實行統一規劃，然后逐步實現各高校的全面覆蓋，打破傳統的各自為政的局面，形成統一領導，布局合理、相互合作的工作體系。高校檔案信息優化整合與開發利用，關鍵在于強化組織調控，完善政策法規，合理規劃。高校檔案管理改革要以創新為動力，以服務高校教育需求為導向，從管理理念、運行機制、服務方式上解決檔案信息資源開發建設中的突出問題。積極組織實施高校系統檔案資源的合理配置、優化組合和合理開發利用。
　　3、爭取多方支持，加大資金投入。和其他工作一樣，檔案信息化需要人、財、物作為基礎，離開這一基礎，檔案信息化就無法開展，從這一方面來說，領導重視是做好此項工作的關鍵。當然有了學校的資金支持，還要積極建立與社會各行業、各部門之間的互動機制，不斷拓寬資金來源渠道。
　　4、完善技術和檔案信息制度。完善技術方面，各高校要重視數據庫建設，避免重復開發，聯合構建檔案信息集成系統，建立集約化的、豐富的、系統的檔案信息資源庫，為檔案信息資源的共享提供物質基礎；要統一數據庫格式，研究和制定一套通用的數據規范，有了統一交換格式，才能對來自各個高校的檔案信息資源進行深度整合，建立統一的、不同主題的教育信息數據庫，以此來實現各個高校之間的優勢互補、整體優化、動態開放、過程管理及創造性融合。在制度建設方面具有多重目標，其中重要的目標之一就是謹防檔案信息化中各類“檔案信息孤島”的出現。“檔案信息孤島”現象不僅可能發生在檔案部門之間，而且也可能發生在檔案部門和其他信息部門之間。消除這種現象，既有技術因素的障礙，也有非技術因素的障礙，其中搞好制度建設是關鍵一環。
　　5、加強檔案信息化管理。要將檔案信息化納入到學校信息化建設中，納入學校發展規劃中，在建立適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定制度和安全管理與責任追究等規章制度的基礎上，并將其納入到學校信息化平臺建設的相應環節之中。學校領導和檔案工作人員要不斷轉變觀念，把自己逐步融入到檔案信息化管理的氛圍中，以法律法規為依據，加強對檔案信息化工作的統一規劃和管理，做好監督和檢查。
　　6、加強人才培養，提高檔案人員素質。面對各種新興事物，檔案管理者的工作不應僅停留在整理歸檔的層次，滿足于“資料全、保管員”的水平，而要主動適應時代的發展，努力學習新技術、新方法，成為既精通傳統的檔案業務，又懂計算機網絡技術的復合型人才，積極嘗試檔案信息編研等創新性工作。檔案工作屬于行政管理，卻有很強的專業性、業務性及技術性，應大力引進既有檔案專業學歷，又精通計算機網絡技術的年輕人從事檔案工作。此外，還要加強對高校檔案部門現有人員的繼續教育，為培養創新人才搭建平臺。提高檔案工作者的地位和待遇，用激勵機制留住人才、吸引人才。