企業(yè)基建檔案收集工作的難點與對策

　　企業(yè)檔案管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等六項工作。收集工作是檔案工作的起點和基礎(chǔ)。只有把應(yīng)歸檔的資料收集起來，才能保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。收集工作質(zhì)量的好壞，收集的齊全與否，直接關(guān)系到基建檔案的利用價值。收集工作是一項很復雜的工作，涉及方方面面，不但需要檔案人員的辛勤勞動，還需要有關(guān)單位和個人的積極配合。
　　在企業(yè)中由于基建項目多，環(huán)節(jié)復雜、建設(shè)周期長，參與建設(shè)的施工單位多，施工單位人員更換頻繁，以及本單位相關(guān)部門歸檔案意識差，工作方法陳舊等人為因素，導致歸檔渠道不暢通，進館檔案數(shù)量不足，從而困擾著企業(yè)基建項目檔案工作的發(fā)展。
　　一、落實好基建檔案收集責任。每一個基建項目都會涉及諸多部門，環(huán)節(jié)較復雜，因此在不同時期的各個階段、各部門會形成不同的檔案材料。項目前期階段形成的文件材料基本上都是由本單位各個部門形成。越是本單位的，往往越難收集。由于制度不健全或是沒有很好地去執(zhí)行考核制度，導致各部門人員檔案歸檔意識差，歸檔渠道不暢通。項目施工階段是由所有參與項目建設(shè)的各家施工單位進行歸檔。如果基建是實行總承包的，需由各分包單位負責收集、整理分包范圍內(nèi)檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理。如果基建項目由甲方分別向幾個單位發(fā)包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的檔案資料，并直接交甲方匯總、整理。工程項目監(jiān)理階段由監(jiān)理單位負責收集、整理和監(jiān)理有關(guān)的檔案資料。在工藝設(shè)備階段由本單位相關(guān)部門負責收集、整理檔案資料，涉及到安裝調(diào)試階段還應(yīng)由施工單位負責收集、整理檔案資料。引進項目階段也是由本單位相關(guān)部門負責收集、整理檔案資料。投產(chǎn)準備、試生產(chǎn)、竣工驗收階段及科研攻關(guān)階段都是由本單位相關(guān)部門負責收集、整理。
　　二、采取有效措施，控制各個環(huán)節(jié)。為了確保基建項目檔案資料能夠按時、按質(zhì)、按范圍收集齊全、完整，就應(yīng)在各個階段采取不同的措施。(一)建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。本單位各相關(guān)部門、施工單位、監(jiān)理單位等應(yīng)有專人負責基建項目資料的收集、整理與歸檔工作，并將其納入有關(guān)領(lǐng)導、部門和有關(guān)人員職責考核范圍，做到職績掛鉤，獎懲兌現(xiàn)。（二）使基建檔案管理做到“四同步”。即：項目籌備立項與項目建檔同步；簽訂勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備訂貨等有關(guān)合同、協(xié)議與提出項目檔案歸檔同步；項目建設(shè)過程與檔案形成、積累同步；項目交付驗收與項目竣工檔案交付驗收同步。(三)本單位檔案管理部門從每個基建項目申報開始就應(yīng)指派專人深入基層做到前端控制，全程管理。（四）檔案人員要參加基建項目調(diào)度會，及時了解項目進展情況，在施工技術(shù)文件形成、積累階段就要把施工技術(shù)文件編制竣工文件的要求灌輸給施工單位。從而保證了歸檔文件的質(zhì)量。在施工階段照片檔案、聲像檔案的收集是個薄弱環(huán)節(jié)，那么檔案人員要在項目調(diào)度會上適時地強調(diào)此類檔案的收集，就會豐富檔案館的館藏。在施工過程中檔案人員要有針對性地解決問題，避免施工單位在工作中走彎路現(xiàn)象。在參與項目管理的同時要隨時掌握好設(shè)計單位設(shè)計圖紙的質(zhì)量。要求圖紙反差效果良好，能夠滿足日后縮微和計算機掃描的要求，圖紙不能缺邊框，尤其不能缺左側(cè)會簽欄。對于一張圖紙改動超過三分之一的就要重新出圖。
　　三、保證措施。（一）實行項目竣工檔案交付驗收保證金制度、額度分別為工程費、設(shè)計費、監(jiān)理費、設(shè)備費等的5%，在簽訂工程設(shè)計、監(jiān)理、設(shè)備合同時，要明確其條款。在約定期限內(nèi)（一般在工程交工驗收三個月內(nèi)），檔案資料不交付，檔案部門不簽章，財務(wù)部門不得給予結(jié)算，并扣除保證金。（二）實行項目竣工檔案交付驗收滯納金考核制度。工程交付驗收三個月內(nèi)，施工、設(shè)備、監(jiān)理等單位要辦理項目檔案交付驗收手續(xù)，因責任單位原因逾期不能交付合格竣工檔案的，每月按保證金的10%一次性扣除滯納金，扣完為止。（三）實行季度同步檢查考核制度。為保證項目檔案形成、積累與工程建設(shè)同步，每季度由本單位相關(guān)項目管理組檢查考核一次，考核結(jié)果納入工期和本單位經(jīng)濟責任制考核范圍。
　　企業(yè)基建檔案管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的整體建設(shè)。作為檔案管理工作者應(yīng)充分認識到基建檔案管理工作的重要性，認真履行職責，在檔案收集的各個環(huán)節(jié)中充分發(fā)揮主觀能動性和工作積極性，使企業(yè)基建檔案更好地服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。