企業基建檔案的收集和利用

　　基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等真實記錄。隨著時間的推移，其利用和參考價值將會越來越大，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據，它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為企業規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對企業的經濟建設發揮著重要作用。
　　一、影響基建檔案收集的主要因素
　　1．領導對檔案工作的重視程度
　　領導對檔案工作重視與否，是能否搞好基建檔案工作的主要因素。領導如果不把檔案工作放到應有的位置，認為檔案是軟任務，可有可無，可抓可不抓，必然會出現基建檔案無人管、無人抓、無人收的現象。有些領導往往重視生產系統，牢牢抓住工程質量關，而輕視信息系統，忽視檔案管理這一關，從而出現基建檔案多處存放，無法實行集中統一管理的混亂局面。反之，如果領導實行了硬件、軟件一起抓，采取了任務到人，那么不僅工程質量優，而且整個工程項目的歸檔材料也會齊全、完整。
　　2．檔案資料不準確
　　一個工程的檔案資料從竣工到歸檔最少需半年的時間，一個工程的建設從立項到設計、施工、竣工，往往都是跨年度的，所以檔案資料形成的時間較長，一些在施工中臨時發生的變更，由于施工人員對檔案重要性認識不足，往往很難反映到竣工資料中。檔案人員只懂檔案知識，不懂工程技術知識，交來什么，收集什么，難以確定檔案的內容是否真實反映工程竣工時的實際情況和建設過程，判斷不清是否圖物相符，不能有效識別技術數據是否準確可靠。這些原因造成一些工程檔案資料的不準確，給以后的提供利用工作帶來不利。
　　3．聲像檔案收集難
　　①拍攝難。一方面表現在對工程建設原貌拍攝上難以控制，不少工程沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面表現在對正在建設中的工程項目拍攝不完全，大多數工程沒有從工程的前期、中期和后期等各環節進行拍攝。
　　②收集難。檔案部門一般不負責拍攝工作，所以對拍攝時間、內容及拍攝數量不好掌握，工作往往處于被動，收集上難以控制。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。
　　二、提高基建檔案收集利用的措施
　　1．加強領導，建立檔案組織
　　抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，建立起“內外”有別而又相互統一的檔案管理網絡。“內”就是要協調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓好每一個環節的檔案收集，積極與設計、施工、監理等參建單位負責人與檔案人員通力協作，以保證歸檔資料的完整、準確、系統。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料。
　　2．建立科學的基建檔案管理制度
　　企業單位要根據有關法規，按照統一領導、分級管理的原則，遵循檔案自然形成規律，制定本單位基建檔案收集、整理、保管、利用制度。嚴格規定歸檔內容、范圍、時間、質量要求和歸檔手續，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用。
　　3．實行基建檔案的動態管理
　　檔案人員隨著工程建設有序進行，建立跟蹤管理框架，加強與勘察單位、設計單位、施工單位的有機聯系，形成多方信息反饋網絡，以適應工程建設對檔案管理的要求。基建檔案工作要納入各相關人員職責范圍之中，把相關技術文件材料收集工作落實到人，做到建檔工作與基建工作同步進行，工程建設過程中，要做到工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段，要加強工程材料的積累、整編與審定。工程竣工驗收時，要及時提交一整套合格的竣工圖。使檔案工作貫穿于工程建設全過程，實行動態管理。
　　4.提高檔案人員素質，加強科學管理
　　檔案工作的職責要求檔案工作者必須具有高度的事業心和責任感，這樣才能充分發揮其對檔案工作的參謀、監督作用，真正提高檔案工作的科學管理水平。作為檔案工作者一定要積極主動地去收集材料，這樣才不會使一些檔案長期存放在個人手中，導致檔案嚴重流失。同時也要爭取各級人員對檔案工作的重視，提高人們的檔案意識，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據基建檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理、方便利用，保存其整體功能。
　　5．挖掘檔案潛在價值，提高檔案利用效率
　　隨著企業的發展，基建檔案的利用越來越多，企業發展中需要提供的基建檔案信息量也越來越大。根據基建檔案實際提供利用工作情況，可以建筑物為單位，逐一從檔案中摘錄工程名稱、施工單位、監理單位、開工日期、竣工日期、驗收日期、合同編號、合同金額、招標編號等內容，建立機讀目錄數據庫，使利用者可以方便、快捷、系統地檢索與利用。
　　基建檔案中的竣工圖紙材料，是基建檔案中利用率最高、查考價值最大、利用者范圍最廣的核心部分，應作為基建檔案的“重中之重”，優先對其進行數字化處理，建成數據庫，為自動化檢索、提高檔案信息利用率和實現檔案資源共享服務。
　　隨著單位基建規模的不斷擴大和修繕事項的增多，基建檔案的數量和變化也越來越大，各種新情況、新問題也會不斷出現。因此基建檔案的收集利用工作，任重而道遠，除了檔案人員的不斷學習，豐富知識，還需要有領導重視、各部門支持等多方面的外部因素。