人事檔案管理的現狀分析及改革思考

　　人事檔案是一個人思想品德、業務能力、工作表現及成長過程的歷史記錄和真實寫照，在社會發展的不同歷史時期都發揮了重要的作用。隨著經濟體制改革和人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作也出現了許多新情況、新問題。為提高人事檔案管理水平，開發檔案本身所具有的潛在價值，使檔案更好地為經濟發展服務，傳統的人事檔案管理體制必須進行改革。
　　一、當前人事檔案管理的現狀
　　1.人事檔案存在多頭管理。從現行管理體制看，人事檔案有的由組織人事部門管理，有的由勞動部門管理，有的存放在高校或教育主管部門，有的存放在各級人才服務機構。由于沒有形成統一、規范的管理體系，使得人事檔案在管理上各自為政，各謀所圖，出現了把人事檔案看作單位私有財產，隨意扣壓人事檔案以阻止人才正常流動，或在與當事人產生各種爭議和糾紛時，利用人事檔案管理權隨意添加或抽減檔案材料等現象，給人才本身造成了不良后果。
　　2.“棄檔族”越來越多。隨著社會主義市場經濟的深入發展，傳統的人力資源分配制度已逐漸被聘用制所替代，用人單位看重的是能力，而不是資歷，加之轉檔手續繁瑣，導致很多人在流動或工作轉換中放棄檔案。這種現象在沿海經濟地區尤為明顯，多數人認為人事檔案在他們求職及職業發展中作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越不重視檔案。據統計，全國各級人才交流中心保存的人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系，時間最長的達十幾年之久。
　　3.非公企業不重視人事檔案。與部分人自動拋棄檔案相對應的是許多非公企業并不關心職工人事檔案，企業認為，用人機制越來越靈活，考察檔案不如考察現實的人，因此只看重職工的工作業績，不太關注職工的檔案信息，也不為職工積累個人資歷、品德能力、職業信用、個性特點等重要檔案資料，導致記錄斷檔，給職工的工作生活造成不必要的麻煩。
　　4.人事檔案的嚴肅性和唯一性受到挑戰。正常情況下一個人只能有一份人事檔案，但一些地方或單位為了吸引那些被“捆住”的高級人才采取重新建檔的辦法，自己給員工重建一套“人事檔案”，從而確立其勞動關系，使原有檔案成為死檔。更有甚者通過在檔案中偽造履歷、入黨和學歷等材料，弄虛作假，以檔謀私。
　　二、造成人事檔案管理現狀的原因分析
　　1.管理機制不活。傳統的人事檔案管理所體現的是一種以計劃管理為核心，采取內外有別、檔隨人走、不對個人公開的封閉式管理機制。這種管理機制在社會轉型期人事檔案管理的實踐中已經暴露出種種問題，并且已經影響到人事檔案的生存和發展。
　　2.管理方式滯后。目前人事檔案資料的收集還是傳統的“你送我就裝”的工作程序，由于相關部門溝通不暢，使檔案材料得不到及時更新和補充，信息不全，數據不準，影響了檔案的利用價值。另外只局限于“看堆式”管理，不注重信息的開發和分析，現代化管理水平不高，滯后于人事制度改革的過程。
　　3.缺乏有效監督。隨著法制化進程的加快，國家逐步完善了《流動人員人事檔案管理暫行規定》、《企業職工檔案管理工作規定》等制度，但由于人事檔案管理的特殊性，這些制度在具體執行過程中，缺乏有效的監督手段，導致個別人弄虛作假，降低了人事檔案的真實性和權威性。
　　4.管理費用過高。我國各級人才交流服務中心對人事代理的收費標準是每年240元到600元不等，這種商業化運行模式與人事檔案管理部門的公共服務性質相違背，過高的托管費給企業以及就業尚不穩定或低收入的人員都帶來不小的經濟負擔，這也是造成眾多“棄檔族”拋棄檔案的原因之一。
　　三、改革當前人事檔案管理的幾點思考
　　人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革的進一步深入，關系到人才強國戰略的具體實施，所以必須對當前的人事檔案管理體制進行改革。
　　1.建立統一、獨立的管理體系。成立獨立的政府所屬的人事檔案管理中心，進一步明確其公共服務性質，形成人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系，加強除公務員以外的人事檔案的統一管理，維護檔案的嚴肅性和真實性，以機構的獨立性確保檔案內容在用人單位和當事人之間存在的客觀公正性。
　　2.實行“無償管理、有償服務”的運行機制。所謂“無償管理、有償服務”，就是將人事檔案管理所需成本納入各級財政預算，由政府提供比較充分的資金保障，但在向個人、用人單位和社會有關方面提供檔案信息服務時，收取合理費用。通過有償服務，有效促進人事檔案信息資源的開發利用工作，提高人事檔案管理部門的信息服務品質和服務能力。
　　3.完善內容，加強監督。一方面，定期修改人事檔案入檔標準，入檔材料的范圍應與時俱進、科學設置，使人事檔案真正成為個人行為的客觀真實記錄，真正成為用人單位廣納賢才的依據。另一方面，建立異地核查、辦事公開等制度，加強對檔案的收集、整理、利用、轉遞等各個環節的監督，確保人事檔案管理工作的嚴肅性。
　　4.推進人事檔案信息化建設。充分利用現代電子技術、通訊技術等手段，建立一套自上而下、獨立的人事檔案管理信息系統，形成電子、紙質雙套檔案，相輔相成，相互印證，建立高級人才信息庫和流動人員信息庫，在確保信息安全的前提下，開通信息綠色通道，實現人才資源共享，為各級政府的宏觀決策提供準確的人事人才數據和信息服務。