淺析電子文件檔案化管理

　　近幾年，電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，單位部門使用辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進的技術和管理方式產生了大量的電子文件。
　　從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、歸檔階段。根據文件生命周期理論，電子文件的歸檔仍應由檔案部門集中統一管理。這是《中華人民共和國檔案法》有關規定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇。現有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數發展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以，電子文件歸檔工作要走網絡化、信息化管理這條路，由專業的檔案部門去管理。
　　電子文件有別于傳統的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以調出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應，因此，適應現代管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。
　　一、電子文件檔案化管理
　　電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，有針對性的汲取文件中心，對電子檔案實行文件級的管理，對本單位、部門的電子文件實行自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，集中地保存和管理電子文件，使這些電子文件有優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為以后的利用、查閱提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。電子文件檔案化管理模式應采取先進的技術和理念，以開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。檔案部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對產生的電子文件信息進行集中統一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。
　　因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。
　　二、電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別
　　（1）電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
　　（2）電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
　　（3）電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、 統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
　　（4）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
　　（5）電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，才能注冊、登記，借閱者可以通過登錄等方式，經電子文件檔案部門確認身份并確定查閱權限獲得許可后，可以查詢有關的電子檔案信息。
　　電子文件檔案化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現實意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應和文件形成部門及單位各部門人員密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的標準化、自動化、網絡化管理，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享做出應有的貢獻。