淺議高等學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作

　　高校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、個人特長、以及在校獎懲等情況的綜合記錄，是用人單位了解畢業(yè)生，挑選人才，合理使用人才的重要依據(jù)。做好畢業(yè)生的人事檔案管理工作，既是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，也是高校學(xué)籍管理工作者義不容辭的責(zé)任。隨著畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，如何做好畢業(yè)生檔案管理工作，真正發(fā)揮畢業(yè)生檔案的作用，已經(jīng)引起高校學(xué)籍管理工作者的高度重視和深刻思考。
　　一、畢業(yè)生檔案管理存在的問題
　　畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。但是就目前畢業(yè)生人事檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現(xiàn)在：
　　1、檔案管理不規(guī)范
　　檔案管理部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時；另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
　　2、檔案管理手段落后
　　目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。
　　二、畢業(yè)生放棄檔案的原因人事檔案是我國人事管理制度的一個重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，它與每個人密切相關(guān)。高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。高校畢業(yè)生如果沒有檔案，將來面對的工作流動、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報以及出國留學(xué)等都將是很難解決的問題。既然人事檔案對于每一個人來說都非常重要，為什么還會有那么多高校畢業(yè)生棄檔案于不顧呢？究其原因，主要有以下幾點：
　　1、畢業(yè)生對人事檔案的重視程度不夠
　　隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，組織人事政審工作相對減少，在目前就業(yè)競爭激烈，畢業(yè)生就業(yè)實行雙向選擇的情況下，高校學(xué)生檔案作為高校畢業(yè)生就業(yè)工作的一項重要憑證，仍然有著難以替代的作用。但就目前看，越來越多的高校畢業(yè)生對人事檔案的內(nèi)容、功能、管理、轉(zhuǎn)遞認識不清，把檔案棄置學(xué)校或人才服務(wù)機構(gòu)不管不問，認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”。還有一些就業(yè)于私營企業(yè)、民營企業(yè)c934866ce940543e582e096b3321f779等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，干脆就是“遺忘”了自己的檔案，抱有一種要不要檔案無所謂的態(tài)度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。
　　2、多數(shù)畢業(yè)生對檔案的性質(zhì)、地位、作用認識模糊，檔案觀念淡薄。并且隨著就業(yè)壓力越來越大，大量的高校畢業(yè)生漠視檔案，甚至拋棄檔案，除了畢業(yè)證能引起他們的重視外，離校時根本就沒有想過辦理轉(zhuǎn)檔或托檔手續(xù)，以至于自動放棄檔案。
　　3、有些部門檔案管理不規(guī)范、用人單位不重視檔案等因素，使得很大部分畢業(yè)生覺得保管檔案“沒有價值”。他們認為檔案與當(dāng)前利益沒有太多沖突，相反每年交幾百元的保管費，對他們來說是一筆“冤枉錢”，給自己的生活造成一定的負擔(dān)。
　　4、很多畢業(yè)生為獲取就業(yè)機會，往往先就業(yè)再擇業(yè)，而繁瑣的人事檔案調(diào)動程序及檔案對工作調(diào)動的限制，阻礙其擇業(yè)自由，于是就放棄個人檔案或?qū)n案隨身攜帶。
　　5、也有不少畢業(yè)生對檔案存放抱著一種僥幸心理，鉆學(xué)校畢業(yè)生檔案管理上的空子，認為在剛畢業(yè)的一、兩年內(nèi)，學(xué)校也不著急催著把檔案取走，就在學(xué)校先保管著吧，這樣一來既省掉了檔案托管費，在學(xué)校存放也比較方便，可以不聞不問，將來用時再回學(xué)校取。
　　三、改變檔案管理現(xiàn)狀的措施及對策
　　人才正常流動是社會進步的表現(xiàn)，搞好流動人員的人事檔案管理工作，是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施。因此，人事檔案在現(xiàn)階段和今后一個相當(dāng)長的時期，無論對國家、單位和個人都有不可替代的作用。不妥善處理好個人檔案，最后只能給自己造成麻煩。那么如何改變這樣的現(xiàn)狀呢？
　　1、提高對畢業(yè)生人事檔案工作重要性的認識
　　加強宣傳力度，提高畢業(yè)生對人事檔案重要性的認識。通過學(xué)校加強對畢業(yè)生的就業(yè)指導(dǎo)，樹立重視個人檔案，保護自身利益的觀念。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活等方面都有著極其重要的影響。
　　2、加強對畢業(yè)生人事檔案的科學(xué)規(guī)范化管理
　　一是要全面普查案卷，去粗取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷，盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標(biāo)題，一一對應(yīng)，裝訂成冊。要加強收集工作，完善檔案內(nèi)容，全面收集材料，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。二是建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，實行科學(xué)、規(guī)范的管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。三是增強創(chuàng)新意識，加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用并解決具體問題，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。