科技期刊危機預警機制的構建

　　隨著我國經濟、科技發展全球化進程的加快，科技期刊在市場中的依存性和關聯性變得日益復雜與多樣化，所面臨的動態競爭環境及其變化也更加不確定和不可預見，導致發展中可能遇到的風險或危機與日俱增。因此，科技期刊應從制度上構建起一個能夠識別危機的預警機制，運用科學的方法，預測其內外部不穩定因素的發展趨勢，并在危機發生前發出警報，從而使科技期刊部門制定危機防范措施，最大限度地減少危機的發生或降低危機帶來的損失。
　　
　　一　危機及科技期刊危機預警
　　
　　(一)危機及危機預警
　　著名危機管理學者巴頓(Barton)定義危機“是指一個會引起潛在負面影響的具有不確定的大事件，這種事件及其后果可能對組織的產品、服務、資產和信譽造成巨大的損害”。
　　危機預警作為危機管理的基礎和重要組成部分，是指管理者采用一定的手段和技術，對可能引起危機的相關因素及其環境變化征兆的信息進行全面搜集、監測、跟蹤，從中對每一個細小的變化作出分析判斷，并提前發出警報信號的機制和信息預報過程，是危機管理的核心與關鍵。也就是根據危機事件可能發生的征兆信息，查找出現這些征兆的根源和影響因素，控制危險事態的進一步發展，或者將危險事件扼殺于萌芽狀態中，以減少危機事件發生或降低危機危害程度，甚至將危機轉化為機會的過程。危機預警包括在危機爆發前所進行的一切信息收集分析評估及預報工作，其目的是最大限度地避免危機，將危機產生的可能性降到最低，從而將危機損失降為零。
　　
　　(二)科技期刊危機預警
　　科技期刊危機預警是指對科技期刊內外環境及工作過程進行監測，根據科技期刊外部環境及內部條件的變化，對其未來的不利事件或風險進行預測和報警。因為對一個科技期刊來說內外部環境中的任何變化，包括技術的、經濟的以及政治的因素，都可能對科技期刊的利益乃至其生存產生重大影響。如果能通過閱讀早期的預警信號，發現并預知這些可能的變化，就可以利用所剩的時間，預先采取相應的措施避開威脅，尋求新的發展機遇。預警機制是科技期刊防范危機最有效的工具之一。作為一種防范機制，它可以保證在第一時間內告知管理層，做好準備，主動應對。
　　1　科技期刊外部因素，包括科技發展水平以及國家和地區學術氛圍等方面的影響。如公眾(讀者)對科技期刊的期望、同類科技期刊部門的發展動態及競爭威脅、上級主管部門的政策、法規、工作計劃等。
　　2　科技期刊內部因素，包括科技期刊在市場中的地位、占有率、營銷策略、人員構成、管理方式等。其中組織管理因素主要涉及科技期刊管理組織結構及領導決策水平、人事制度及員工素質、各種規章制度等。
　　
　　二　科技期刊危機預警機制的構建
　　
　　(一)信息收集
　　科技期刊危機預警須建立在掌握充分的信息基礎之上，脫離信息的預警是無法開展的。信息收集是危機預警的前提，只有在掌握了充分的信息資料的基礎上，才能進行有效的信息分析與決策。因此，信息收集必然成為科技期刊危機預警系統必須實現的首要職能。盡管突發事件的發生具有偶然性，由突發事件而引發的危機更是由多種偶然因素促成，但在這些偶然因素的背后，又往往蘊涵著深刻的內在必然性。因此要獲得科技期刊遭遇突發事件和危機的各種先兆信息，密切關注競爭對手以及合作伙伴的情況，多注意讀者的反饋信息；同時也要重點搜集能靈敏、準確地反映期刊內部生產、經營、市場開發等發展變化的生產、經營信息和財務信息。搜集到一定量的信息后，應對所有信息進行過濾。剔除那些明顯失真的、重復的以及虛假的信息，提取反映可能發生危機的特征數據。信息收集范圍包括科技期刊內部及外部因素的所有相關信息。
　　信息收集方法包括：(1)市場和實地調查。(2)人際網絡。(3)通過各種會議、博覽會、洽談會等。(4)通過政府機構、專職咨詢機構、信息部門以及對手的廣告、媒體的報告等。(5)電子資源數據庫，如專利信息數據庫、知識產權數據庫等。(6)通過網絡，經常瀏覽同類期刊主頁。(7)通過出版社、報刊、發行公司、通訊社、大型圖書館獲取資料。還可以從研究機構、專業會議收集研究成果和學術論文、報告等。(8)通過競爭對手內部發行的報紙刊物等，了解其內部經營狀況、人員變動、客戶情況和發展遠景等。(8)參加行業聊天室，如微軟為提防LINUX對其操作系統WINDOWS的挑戰就經常訪問有關LINUX的BBS和新聞組站點，以獲取最新資料，結果微軟居然是LIN－UX的BBS站點訪問次數最多的。
　　
　　(二)信息分析
　　對收集的可能導致危機的信息加以整理和分析，其目的在于預測危機類別、危機大小、危機發生的時間以及危機的影響等，并據此確定危機程度和發出警報。科技期刊對危機動態的信息分析要注意：(1)敏銳發現風險向危機轉化的征兆，并進行相關分析，得出或驗證有關危機演進的初始判斷。(2)監測危機的發展速度和影響程度，以規劃危機應對的總體原則和可行步驟。(3)研究利益相關者的態度和行為，以著眼大局，權衡利弊。(4)追蹤分析危機議，了解議題的形成原因、傳播機制和變化趨向，為有效設置、引導或改變議題提供決策咨詢。具體來說通過危機預警指標體系來分析，各預警指標的重要性程度是不同的，基于此，通過內外部因素變化，可根據指標變異對科技期刊影響的嚴重程度的發生概率，從最重要到最不重要、從最可能到最不可能依次排列，將預警指標劃分為關鍵指標、主要指標和次要指標等三個類別。其中，影響科技期刊目標實現，甚至危及科技期刊生存的指標為關鍵指標；發生概率和頻率較高，或影響科技期刊聲譽的指標為主要指標；不易發生，或對科技期刊發展影響不大的指標為次要指標。
　　如按此標準，可將科技期刊發展戰略危機、政治危機等設定為關鍵指標之一。其中戰略危機的根源是領導能力和決策過程問題。科技期刊最高決策者的能力素質對科技期刊的建設發展和危機管理具有決定性作用。決策者若缺乏快速應變能力和英明的決策能力，在決策過程中表現為獨斷和無制約，在沒有監督和約束機制下行事，所犯錯誤的概率將會大大增加，而錯誤的發展戰略會為科技期刊發展埋下危機的種子。例如不顧市場需求和自身條件盲目擴張，貪大求全，一味追求規模效益，從而導致科技期刊社發展失衡、危機四伏。
　　
　　(三)危機預報
　　科技期刊危機預警機制的目的是在危機形成之前盡可能采取必要的措施，減少或消除導致危機形成的因素，通過分析風險信息，準確評判風險產生的根源和轉化成危機的誘因，以形成預警方案，預報是預警機制的最終目的，通過預報科技期刊部門才能了解其所面臨的狀態和環境，以便采取相應的措施防范和處理可能發生的危機。危機預報要注意以下幾方面：(1)危機預報主體的權威性與可信性。一般應由科技期刊高層領導、危機直接相關部門負責人或者他們指定的代表人向科技期刊部門發布消息。
　　(2)傳播手段的時效性。危機預報必須及時，以便盡快采取有效措施。
　　(3)可被接受性。危機預報內容應是真實的，剔除噪聲和虛假信息。如果將特征數據與危機預警指標對比后不能確定是否可以進行危機預警，就需要對各種來源的信息進行分析預測，即結合科技期刊內外的不確定因素，捕捉危機前的各種征兆，預測危機的演變、發展和趨勢，為管理者進行危機控制和管理提供科學的依據。(4)效果反饋作用。根據危機預警的效果以及可能出現的偏差，調整異常征兆信息的搜集、跟蹤、監測重點與方向，進一步完善危機預警機制。根據國際慣例危機一般分為綠色、橙色、黃色和紅色4級警度標準。
　　比如愛思唯爾在對STM期刊群管理上是按照“分類跟蹤、深入分析、評價反饋”的方式進行的。即愛思唯爾把2300多種期刊分為若干學科(或門類)期刊，由相應的管理部門根據市場銷售和用戶反饋的情況以及來自于作者、編輯部方面的情況，根據學科期刊群管理專家團隊、綜合管理部門專家等的集體討論和定量化分析，提出對其每一種期刊的個性化管理的策略和關注的重點以及發展的方向和措施。在具體操作上，愛思唯爾根據每種期刊的評價數據和結果，分別標注為綠色、黃色、紅色等三種顏色。標注綠色的期刊，表明運行狀態正常、良好，不需過多注意；標注黃色的期刊，表明在某些方面有一定不足或問題，需要改進，需根據這些問題加以具體指導和提出具體改善措施；標注紅色的期刊，表明進入警戒狀態，其期刊存在嚴重問題，需投入足夠精力予以關注和觀察，深究其發展方向，研究提出是否繼續出版的取舍決斷，以及明確的期刊發展對策措施。
　　
　　三　實施科技期刊危機預警機制的保障措施
　　
　　(一)加強危機素質教育
　　要實現有效的危機預警就須使全體員工都樹立危機意識和具備基本的知識與技能，對此要實施全員危機素質教育，進行危機預警和處置的培訓和教育，使其危機意識得到強化。識別信號的能力有所提高。對編輯人員來說通過危機素質教育，可以提高自身的應變能力，利用環境和條件培育和壯大自己的出版能力。對決策者來說通過危機素質教育，能夠在觀念和行動上適應科技期刊出版市場格局的變化，清楚自己的戰略定位，明確自己的出版方向，認準自身的優勢所在，從而以最好的思路做出決策。
　　
　　(二)建立良性的組織結構和信息溝通渠道
　　良性的組織結構和信息溝通渠道是科技期刊危機預警過程中非常重要的一個環節，決策層是科技期刊危機預警與處置決策的制訂者，而最先發現危機苗頭的可能是在第一線工作的編輯人員，如何讓編輯人員能夠快速暢通地向決策者反映收集到的危機信號，就要求科技期刊部門優化組織結構設計，建立高效的管理機制，進而使任何危機先兆均能得到及時的通報和妥善的處理，真正實現防患于未然。同時，依據上述所說內外部因素，建立并完善公共溝通與反饋機制，采取各種形式征詢讀者作者意見和建議，及時調整改進辦刊方向，對可能發生的危機有所預見。
　　
　　(三)提高危機預警的科技含量和水平
　　預警機制的一個重要問題是如何對危機作出反應，大多數機制是靠感應功能察覺到周圍環境變化而發出預警的，基于高新技術的預警設施是科技期刊危機預警的技術基礎，也是預警機制得以發揮作用的技術保障，因此科技期刊部門要加強現代化預警設施建設，如利用互聯網、電話等現代化技術進行跨層級的信息傳遞，對信息進行收集分析及發出預警，確保信息能夠及時地上傳下達，努力實現危機預警科學化。
　　
　　(四)對危機采取有效的對策
　　實施危機預警的目的是采取措施化險為夷，一旦確認了危機，決策者必須在最短的時間內對危機事件的發展趨勢，可能給科技期刊帶來的影響和后果，對出版部門能夠和可以采取的應對措施等做出初步的評估和決策。為此，決策者最好對可能出現的危機，預先策劃出一套應對方案。當危機來臨時，果斷啟動危機管理預案，盡快落實各項措施。但是由于危機事件的突變性和緊迫性，任何預案也無法做到萬無一失。因此，在處理危機時，應當具體問題具體分析，隨時修正和充實危機管理預案。
　　
　　四　結語
　　
　　科技期刊危機預警機制的構建直接影響到科技期刊危機管理的整體效果。其構建的目的是危機防范，它以預防為第一原則，從解決危機的誘因人手，從根本上防止危機的出現。因此科技期刊部門應高度重視危機預警機制的構建，并在管理實踐中充分發揮危機預警機制的作用，以便對危機做出及時有效的反應。鑒于此，科技期刊部門應不斷強化危機管理意識，提升危機防范能力，從而實現科技期刊的健康可持續發