文書檔案價值鑒定的方法論與組織實施

一、鑒定檔案價值的方法論

1.研究檔案利用規律，預測未來利用需要

實踐證明，估計檔案對利用需要的作用，甄別檔案保存價值的可靠經驗，往往要更多地從檔案的實際利用中取得。因此，要了解和熟悉過去檔案被利用的情況，總結出一些規律性的認識，作為預測同類檔案今后可能需要利用和確定保管期限的參照。

2.研究檔案保存的效益

檔案的保存價值是由檔案滿足社會需要的作用決定的，但是，檔案作用的大小不同，有時差別很大。因此，不能認為某種檔案對人們只要有一點用處，就具有保存價值；而應是當檔案發揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，才具有保存價值。

3.掌握檔案的重要性和保存時間長短的關系

檔案的保存價值，有重要性和時間性兩方面的衡量標準。在一般情況下，兩者是一致的。但是，兩者不完全相等。如一般機關的年度工作計劃，是重要的，有永久保存價值；重要機關的調動干部、轉移黨組織關系介紹信存根只具有定期保存價值，財務部門的原始憑證只具有15年保存價值，但這并不表示其重要性比年度工作計劃低，它們在檔案生命期內也是重要的。因此，鑒定檔案的保存價值，應注意到重要性和時間性兩個方面的衡量標準，并統一起來進行考察。

4.檔案保存價值分析中的彈性處理方法

鑒定檔案的保存價值，既然是對檔案可能被利用的一種估計和預測，所以難以完全準確。一般應掌握：保存從寬，銷毀從嚴；孤本（指其他單位、其他檔案館沒有重復的）從寬，復本（其他單位、其他檔案館有重復的）從嚴；本機關的文件從寬，外機關文件從嚴。對介于兩可之間的，可采取“就低不就高”的處理方法，即先確定一個最低保存期限，待保存期滿后再行鑒定調整。

二、鑒定工作的組織領導

檔案室和檔案館的檔案鑒定工作，必須有組織有領導地進行。機關的檔案鑒定工作，必須在機關辦公廳（室）主任的主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑒定小組共同進行，鑒定工作結束后，應提出工作報告。檔案館對無須繼續保存的檔案進行鑒定和處理須征求有關部門的意見，并經領導機關批準。

三、文書檔案鑒定的一般方法

——直接鑒定法

直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查檔案材料，從文件的內容、作者、名稱、可靠程度等方面全面考察分析，確定其價值，而不是僅僅根據案卷目錄、案卷標題或文件目錄、文件題名等簡單判定檔案的價值。一般情況下，文件題名和案卷目錄應該正確反映文件和案卷的內容和成分，但有時候也會出現題名中文種使用不當或組卷不合理的情況，導致題名和目錄不能正確揭示文件或案卷的內容和成分。若簡單地根據它們去判定檔案的價值，就可能發生錯誤。為了保證鑒定工作的質量，必須直接審查檔案材料的內容。

四、文書檔案鑒定工作的實施步驟

文書檔案鑒定工作由檔案部門會同文書部門和業務部門進行。具體工作通常分為三個步驟：

第一步，在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價值的文件，由機關文書處理部門或業務部門保存一、二年后銷毀。第二步，對歸檔文件確定其保管期限，即確定檔案的“生存期”。通常的做法是各單位在每年的歸檔類目中預定每個案卷或每份文件的保管期限，正式整理時再根據文件的內容和保存價值確定每卷或每件最終的期限。這一階段的鑒定工作主要由機關文書立卷人員具體實施。第三步，到一定年限后對檔案的價值進行復審。復審主要采取兩種形式：一是移交復審，即需要向檔案館移交檔案的機關在移交檔案時，由本機關檔案人員和檔案館的接收人員共同對移交檔案的期限加以審查；二是到期復查，即對于定期保管的檔案在保管期滿后，重新審查這些檔案是否需要繼續保存。對于保管期滿但仍具有保存價值的檔案，要重新劃定保管期限，對于確實失去保存價值的檔案，要剔除并按規定程序進行銷毀。