論高校檔案管理工作的創新方略

摘要：高校檔案管理工作是高校事業發展的重要工作之一，特別是高校的檔案管理錯綜復雜，更要講究管理上的方法與創新工作。 如何發揮好檔案在高校事業發展中的重要作用成了許多檔案管理工作人員關注的問題。本文就高校檔案管理機制的創新進行了逐條深入分析，強調運用檔案管理的現代手段，科技興檔，使檔案工作更具生機和活力，從而推動檔案事業的持續快速發展。

關鍵詞：高校 檔案工作 管理創新

高校檔案管理工作是高校事業發展的重要組成部分，是高校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。檔案的收集、管理及創新是構建優質檔案管理工作的重要要素。要實現檔案管理工作的科學化，不斷的發展創新才是推動其持續進步的重要保證。本文擬就高校檔案管理工作的創新方略談談個人的認識，求教于專家學者和檔案管理工作者。

一、建立科學的管理體系

按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結合本校的實際情況，制定檔案管理的實施細則，做到從宏觀上把握主線，從微觀上把握細節，努力把檔案管理工作落到實處，并按照《高校檔案管理辦法》認真貫徹執行。首先要提高認識。要使檔案工作高效有序地貫徹落實，首先必須提高全校教職工對依法治檔重要性的正確認識。為了保證檔案工作的順利開展，高校應積極做好檔案工作重要性方面的宣傳工作。第一，學校領導給予足夠的重視。領導重視檔案工作，并善于用檔案資料統籌學校的各項工作，是做好高校檔案管理工作的基礎。第二，學校檔案管理部門應與其他部門合作，聯合舉辦各種宣傳活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性，使學校不同部門明白檔案管理工作對所在部門發展的重要作用，從而促使各部門在平時工作中加強收集相關的檔案信息，促進學校檔案工作的順利發展。

其次在宣傳教育中，還應當建立獎懲制度。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的觀念，更談不上創新。因而必須引進競爭機制，從源頭上解決創新的根本問題。同時，明確責任分工，使每個人都有危機感，激發工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，努力營造一種鼓勵創新的氛圍和環境，促進檔案工作的良性發展。

二、做好人才資源的創新工作

針對高校檔案管理隊伍存在的問題，要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案工作人員成長和工作特征，努力營造一種尊重個性的文化氛圍，造就一支政治強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人才隊伍。檔案人員要適應新形勢下的工作，首先就得提高自身的計算機網絡水平，學會使用計算機處理檔案信息，并能夠從計算機數據庫中著錄、檢索檔案信息。不斷加強館員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止知識老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業務時間參加各種繼續教育課程的學習，如計算機課程培訓、歸檔文件整理等。

三、加強檔案信息資源的全面整合

在當今社會，信息資源已經成為重要的戰略資源，因此一定要加強對信息資源的全面整合和集中管理。在檔案管理工作中要始終堅持三要素：統一業務領導，統一管理制度，統一分類辦法。

科學整合區域內不同領域的檔案資源。通過統一業務指導，采取對檔案資源歸屬和流向的調整、檔案工作機構的歸并等多種措施，進一步理順檔案管理部門與主管部門在專業檔案工作中的關系，建立以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設監管體制，變專業檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統一管理，最大限度地優化配置檔案資源。

建章立制，規范管理。加強制度建設，制定并發布有關專業檔案管理制度，明確檔案部門與各主管部門在專業檔案形成、流轉和管理工作中的關系與職責，建立流轉新機制，確保各類專業檔案的完整與規范。檔案管理模式改革，必須堅持體現以人為本的核心思想，以最大程度地滿足全社會用戶和學校的需求為出發點和落腳點，真正發揮檔案本身價值的特殊作用

建立統一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務系統，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案 “一條龍”服務，實現檔案服務透明、快捷、方便、高效的目的。

四、加強信息資源的共享

檔案工作必須主動與高校檔案信息網絡化建設接軌。如今各高校已普遍利用計算機等通信設備以及現代化的辦公設備進行檔案管理，更加迅速準確地完成檔案信息的收集、加工、傳送處理、整理和保管等過程，實現檔案管理現代化、自動化。這一改變同時也從實際工作中體現了人才資源創新的重要性。這一創新行為不但把檔案工作人員從繁瑣、枯燥的手工作坊式勞動中解放出來，大大提高了人力資源利用率，同時也逐步實現了檔案信息的資源共享，體現了檔案信息的價值最大化。

科技興檔，強化服務。采用現代科學技術手段，建立館藏檔案目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫，改進服務方式，實現信息共享。

高校檔案管理工作是高校基礎工作的重要組成部分，要把檔案的收集、整理等工作與不斷創新相結合，提高綜合管理能力。并且，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作時，還要做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現。全面提升高校綜合檔案館現代化管理水平和整體服務能力，使得檔案管理工作更好地服務高校管理工作。

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作者單位：湖北師范學院外國語學院