淺析會計電算化

摘要： 會計電算化是審計變革的催化劑，它將大大加快利用現代信息技術，按照審計環境要求進行審計變革的進程。會計電算化的普及對傳統的會計理論和實務都提出了新的問題和要求，必然對以會計為基礎的審計產生重大影響，需要我們根據這些影響研究和采取相應的對策，以達到審計的目的，切實有效地防范審計風險。

關鍵詞：會計電算化 審計

一、會計電算化對審計工作的影響

世界經濟的快速發展，計算機技術的廣泛應用，使會計電算化已成為現實并廣泛應用。在我國，目前雖然沒有完成普及會計電算化，但是，由于計算機可以大量存儲信息并容易調用，不僅可以提高會計信息處理的及時性和準確性，而且從廣度上還大大擴展了會計數據的領域。所以，會計電算化取代手工會計是不可逆轉的歷史潮流。以會計為基礎的審計必然發生相應的變化，會計電算化必然對以會計為基礎的審計在審計線索的獲取、審計的內容、審計程序和方法及審計風險等多方面產生重大的影響。

二、開展計算機審計技術的必要性

由于會計電算化的推行，審計人員開展審計工作時的審計風險不斷增大。因而，不論對手工系統還是對電算化系統進行審計，進行風險的重新評估是必不可少的。同時由于計算機的應用，使計算機作弊不留痕跡，更具有隱蔽性。因而，在美國有58％的內部審計部門參與了系統檢測，而35％則被要求在系統運行前，對新系統簽字批準，19％有權參與修改程序的審批，64％檢查了程序編碼，73％參與了系統研制階段的審核，雖然采取了各種措施防止使用計算機作弊，但是，全世界每年通過計算機被盜走的資金高到數百億美元。這無疑給審計增加了查處的難度和風險，正如國際會計聯合會會長曾指出的：“會計師將不得不對實際上通過計算機報告的財務信息承擔責任。”

在電算化系統下，數據由計算機集中處理，其發生錯誤的可能性比較小。目前，不少軟件都有取消審計、反計賬、反結賬的功能，可以對會計記錄進行不留痕跡的修改，特別是當有關人員故意篡改程序時，在電算化系統下就更不易被察覺，而程序一旦被篡改，就會導致連鎖性、重復性錯誤。內存資料可以毫不留痕跡地被消除篡改，若沒有相關內部控制制度，其對于會計報表的影響是無法估量的。從總體上看，在電算化系統下，固有風險更大一些，多數情況下，審計人員可以把它設定為100％。

電算化系統下，數據處理的環節減少，并且數據處理過程都是不可見的，手工系統下一些原有的控制便不復存在。一般來說電算化系統下的控制風險和手工系統下的相比更高一些。因而對電算化系統應采取更廣泛的符合性測試。由于固有風險和控制風險都有上升的趨勢，若要把審計風險維持在一個可以接受的水平上，就必須把檢查風險降低到一個較低的水平上。這就要求審計人員必須相應擴大實質性測試的內容及范圍。

三、會計電算化的轉變

電算化軟件開發要從以會計準則、會計制度為準型，向以會計準則、會計制度和計算機核算特點相結合型轉變

1. 會計平衡驗證方面的轉變。在手工會計下會計準則、會計制度規定在登帳時，對總帳和明細帳，分別由兩個或兩個以上的會計人員根據審核無誤的原始憑證或記帳憑證、科目匯總表等進行平衡登記，目的是對于發生的錯誤可以利用這種平衡登記方式檢查差錯。但會計電算化后，由于總帳和明細帳的數據均來源于原始憑證或記帳憑證，計算機按照登錄總帳和明細帳的程序命令將數據從憑證數據庫中轉移到總帳數據庫和明細帳數據庫，只要記帳憑證審核無誤，計算機的內部運算不可能發生數據運算錯誤。所以，總帳金額一定衡等于各所屬明細帳金額之和。那種在會計實務檢驗中占據重要地位的、用來檢驗實務工作是否正確的最基本“平衡驗證”，仍出現在會計電算化軟件中，就成為畫蛇添足。

2. 日記帳和明細帳功用的轉變。手工會計通過對現金、銀行存款設置日記帳，主要是現金、銀行存款的流動性強，業務頻度較大，比較容易出現差錯和舞弊。通過日記帳達到日清月結，從而增強了對貨幣資金的管理。設置明細帳主要是為了歸類信息，便于查詢。當實行會計電算化后，利用計算機較強的運算速度和可靠運算能力，對各種記帳憑證進行統計和求和，并對記帳憑證提供多種查詢方式。如日期、憑證號、摘要、科目代碼、單位名稱、金額、憑證類型等，若要了解貨幣資金的收支結余以及各明細帳的情況，只需敲入幾個指令，其結果便躍入屏上。針對貨幣資金管理的獨特性，我認為改每日登記為每隔5天（或10天）登記一次，而對于明細帳除了年終存檔外，平時就沒有再設一個模塊每月都去登記日記帳的必要了。

3. 會計信息傳輸形式的轉變。在手工條件下，信息載體是紙張，不僅成本高，而且使大容量的信息處理和大范圍的信息交流極受限制；同時運算速度慢。因此，對外提供信息時不得不將信息予以綜合，并且主要采用定期（每月或每年）發布通用財務報告的方式輸出會計信息，然后輸入到使用者那里，使用者再將其進行解集。

現行的不少會計電算化軟件為了緊扣會計準則和會計制度這個軸心，使手工會計在計算機上再現，導致軟件開發思維停留在現行傳輸模式下。這種模式的主要局限是現行傳輸的時空固定化、格式化和高度集中化。在經濟內容紛繁復雜、經濟業務與市場瞬息萬變的時代，已滿足不了管理者的需要了。因此會計電算化軟件開發應充分利用計算機資源，除了定時、按規定格式提供信息外，更多的精力應花在設計出適時提供各種現行使用者所需的各種信息，通過網絡系統使得各信息使用者能及時、有效地選取，分析其所需的信息，作出各種決策，不必再等到分期報告出來之后，獲取那些經綜合的歷史信息。

四、改造會計方法

會計電算化在過去的發展歷程中，基本上是按傳統的會計方法來處理會計事務，會計軟件除了作些小的改造，無法取得突破性的進展。例如：

（一）會計科目級別的命名

傳統會計教科書把統馭性質的科目稱為總帳科目，總帳科目下屬科目稱為二級科目或子目，子目下屬科目稱為明細科目。如果明細科目下屬還有科目，怎么命名呢？會計電算化根據實踐，把總帳科目稱為一級科目，一級科目下屬科目稱為二級科目，依次類推。這樣，科目的上下級關系明確，表達也很方便，使用也很靈活。

（二）會計科目代碼的統一

1. 一級科目代碼長度的統一。根據目前出臺的16種行業會計制度分析，只有外商投資企業的會計制度一級科目用了4位數。但只要舍去它們第一位，并對某些科目的編碼稍作調整，那么16種行業的會計科目便可統一為3位數了。

2. 一級科目代碼對應的科目名稱的統一。比如，施工企業中511的科目名稱為“其他業務支出”，而旅游企業511的科目名稱為管理費用，還不統一，有待改進。會計科目代碼長度的統一與對應的科目名稱的統一，將為上級企業和政府部門的數據采集與共享帶來極大方便。

（三）記帳憑證種類的統一。

根據現行的會計制度，記帳憑證的種類有三大類九種。傳統的記帳憑證分類有其原因，一是查找方便，二是工作習慣。實現會計電算化之后，查找憑證的方法增加了許多，如可以按憑證號查、按會計科目查、按摘要中的文字查、按金額查等。因此，傳統記帳憑證的分類就沒有存在的必要了，只用一種統一的記帳憑證（即不分業務種類），不但仍能做到查找方便、迅速，而且省去了操作上的麻煩，提高了計算機處理的速度。

（四）三大會計報表的統一。三大會計報表指“資產負債表”、“損益表”、“現金流量表”。分析16種行業的三大會計報表，內容上、格式上均存在大同小異的現象。如果把這些小“異”加以改造，更便于上級企業與政府部門對基層企業數據的匯總或比較，更便于計算機處理。根據當今集團企業越來越多的現狀和集團企業跨行業、跨地區的發展趨勢，三大報表統一的要求將更強烈。

（五）帳簿形式的改造

1. 帳簿載體的改造。傳統帳簿載體是紙張，會計電算化之后，除了傳統的帳簿必須打印之外，還有磁性介質（硬盤、軟盤、光盤）作帳簿，但只是處于從屬地位。當時是財政部門考慮到相當一部分人不習慣使用電子帳簿，因此采用高成本的措施--打印所有帳簿。現在20年過去了，筆者認為，可以采取必要的措施，迫使一部分人改掉舊習慣，確立電子帳簿在會計電算化中的主導地位。

2. 帳簿格式的改造。傳統帳簿格式有三欄式、多欄式、數量金額式，再加上外幣格式等。目前，相當一部分會計人員只習慣用傳統的帳簿格式來查帳。其實電腦可以對任何數據進行分類、組合，遠遠超過現行帳簿的格式。比如，有一客戶的往來涉及到四個帳戶：應收帳款、應付帳款、預收帳款、預付帳款。用現行帳簿格式，只能逐一打開這四本帳。用電腦帳簿，只要把這一客戶名找到，然后將與該客戶名的有關帳目進行組合，就能分析到底是我欠人，還是人欠我。

因此，只要會計人員從傳統的帳簿格式的觀念中解放出來，靈活地使用會計軟件，而會計軟件再融入“會計業務重組”思想，那么傳統的帳簿格式將被無格式但能進行任意分類、組合、匯總的形式替代。

（六）取消中間過程表式的輸出。所謂中間過程，指“科目匯總表”、“匯總記帳憑證”、“總帳科目試算平衡表”等在手工操作中的一些方法、格式。其實，編制這些中間過程表式無非是為了登總帳方便與做報表方便；分析電算化中登帳與做報表的思路，完全可以依照對憑證的分類登記總帳，再形成報表，根本不必考慮平衡與否的問題，因為在憑證輸入時，借貸不平的憑證是無法存盤的。取消中間過程的輸出，不僅可以減輕操作人員的負擔，而且可以使會計軟件更簡潔明了。

（七）強化內部控制制度。傳統的內部控制制度強調帳證相符、帳帳相符、帳表相符、帳實相符，即四相符。會計電算化之后，前三者相符已不用擔心。但是由于電腦中的數據很容易被修改、被竊取，而且不留痕跡，因此，預防電腦犯罪是會計電算化工作的一個重要方面。強化內部控制制度，既是預防電腦犯罪的一個重要措施，也是減少差錯的有力保障。我們應當建立“職權控制”、“運行控制”、“修改控制”、“保密控制”、“硬件控制”等新的內部控制制度。同時，對傳統的會計工作組織制度也應當作出相應的調整。

參考資料：

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