實物檔案數字化的方法及成果應用

中原油田庫藏實物檔案2萬多件，2009年7月進行了數字化試點工作，完成近千件實物檔案的數字化。

1、實物檔案數字化的方法

1.1 掃描或拍攝。實物檔案根據載體的不同，可分別采用掃描或拍攝的方法進行數字化。①掃描方式：適合于紙質載體的實物檔案，如獎狀、證書等。數字化時，可根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀進行掃描。大幅面紙質檔案可采用大幅面數碼平臺等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。掃描色彩模式一般宜采用彩色模式進行掃描，分辨率不小于300dpi。使用掃描軟件時，掃描人員要根據原稿質量對系統功能進行定義，如自動傾斜校正、自動去污等功能。同時，根據原件的不同情況，調整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和速度，確保在掃描圖像質量清晰的情況下原件完好無損。②拍攝方式：適合于非紙質載體的實物檔案，如獎牌、獎杯、錦旗等。數碼相機要采用彩色拍攝方式，拍攝精度應不低于300萬像素。照片分辨率較小時，會影響輸出效果。拍攝時，一是注意被拍攝物的影像要充滿取景框；二是要將照相機設置成無時間顯示格式的畫面，否則，在后期處理時，將會增大圖像處理工作量。其他拍攝要求與一般攝影作品的要求一致，圖像清晰、完整就可以。就上述兩種數字化方式比較而言，進行實物檔案數字化首選掃描儀，操作方法易掌握，掃描質量也較高。在無掃描儀或需使用相機拍攝的情況下，選擇照相機進行數字化，對工作人員要求較高，需有較高拍攝水平。

1.2 圖像存儲。①存儲格式。數字化形成的電子文件的存儲格式，可使用JPEG或TIF格式。②圖像文件的命名。單頁或獨立的實物檔案，掃描(拍攝)完成的圖像文件以實物檔案的檔號命名。多頁文件，如證書等，可采用“檔號＋頁號”的方式，按頁碼順序對圖像文件命名。如，“ZS2006 01 04”，表示檔號為ZS2006 01的證書的第4頁。

1.3 圖像處理。圖像處理時，可利用掃描儀自帶的掃描處理程序或“Photoshop”等圖像處理軟件，采用自動化處理和人工處理相結合的方式，確保圖像質量的完美。①糾偏。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。②去污。對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中，應遵循“在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌”的原則。③圖像拼接。對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。④裁邊處理。采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

1.4 數據質檢。對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求、圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；發現漏掃時應及時補掃；發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

1.5 數據掛接。將圖像文件存儲到相應的文件夾時，要認真核查圖像文件的總數與目錄數據庫中條目的總數是否相同、每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，通過檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接。

1.6 數據備份。經檢查驗收合格的完整數據應及時備份。為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用“在線、離線相結合”的方式實行多套備份，應異地保存。備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等，并在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。

2、數字化成果的應用

2.1 提供高效檔案服務。充分利用現代化管理手段，將數字化成果納入辦公自動化系統或數字檔案館綜合信息管理系統，將實物圖片嵌入瀏覽，用生動、直觀的形式增強實物檔案的檢索功能，實現在線利用。

2.2 開展檔案編研。利用實物檔案數字化成果，可以進行檔案信息的深層次加工，開展檔案編研。如編輯《榮譽錄》、《產品簡介》等紙質編研材料，可制成電子書或電子相冊，以圖片的方式反映服務單位在各方面工作中所取得的輝煌業績，體現企業文化。

2.3 舉辦展覽。按照載體類型分門別類地或以實物、照片形式對實物檔案進行展示，體現檔案工作的文化教育職能，也可作為對外宣傳企業形象的重要窗口。

2.4 制作網上三維互動展覽室。可采用Java虛擬技術，對實物檔案進行三維影像制作，在網絡上進行模擬展示和介紹，實現三維動態互動展覽。直觀、成本低廉、交互度高、信息量大，有利于實物檔案的更高效利用。