期滿會計檔案的管理

2010年初，臺前縣檔案館準備會同相關部門對保管期滿的一批會計檔案進行鑒定、銷毀，但在歸類整理的過程中，工作人員卻發(fā)現(xiàn)有些期滿會計檔案利用率很高。

例1：保管期滿會計檔案中使用最多的是1974年后的《教師工資表》。根據(jù)有關文件精神，凡是在1970年～1980年這個階段參加工作的民辦教師，現(xiàn)在仍在從事教育工作的可以轉為正式教師，成為國家正式工作人員，但要辦理轉正手續(xù)，當事人必須提供相應的原始記載材料，如原始檔案材料、原始工資單等。但過去由于個別領導檔案意識不強，加上管理不善，對應該歸檔保存的材料不注意收集整理，致使很大一部分民辦教師在辦理轉正手續(xù)時，由于缺少證明材料而不能辦理。當事人只好通過到縣檔案館會計檔案中查找當時的工資表，來證明他們的工作時間及工作年限。為此，臺前縣檔案館出具證明材料97份，使他們順利辦理了轉正手續(xù)，維護了其合法權益。

例2：利用原始工資表解決福利待遇問題。2009年，泰安女教師張某所在學校進行房改，規(guī)定只有工齡30年以上者可無償分得三室一廳的房子，否則，如要分得住房，須交納房價的百分之七十。而她原來在臺前縣城鎮(zhèn)中學教書，調到泰安還不到十年。為此，臺前縣檔案館為她出具了1976年～2000年在臺前工作時的《工資表》復印件。由于找到了驗證工齡的原始依據(jù)，她享受到了學校規(guī)定的福利待遇。一張張過了保管期限的工資表挽回了巨大的經(jīng)濟損失。

例3：使用會計檔案解決土地糾紛問題。最為棘手的就是呂皮匠村土地維權案件。1976年，縣水利局為修建金堤河兩岸堤壩，對兩岸村莊進行了征地，當時做了相應的補償。由于最近幾年地價飛漲，該村村民便以當時政府占用土地未做經(jīng)濟補償為由，于2010年5月份，在水利局對堤壩加固維護時進行阻撓，要求縣政府解決多年來的經(jīng)濟損失。為此，縣水利局查閱了當年的文書檔案，希望從中找到相關材料。但由于當時檔案意識不強，沒有形成規(guī)范的協(xié)議，在文書檔案中無法找到相應的文字材料。無奈，縣水利局會計到縣檔案館通過查閱該局當年的會計憑證、會計賬簿、會計報表，才找到了當時對所征土地的補償金額單據(jù)。既化解了矛盾，也解決了政府的后顧之憂。

經(jīng)濟審計工作中，也經(jīng)常用到期滿會計憑證。查證有牽連的某項經(jīng)濟事件時，利用完財會賬簿后，往往又對已過了保管期限的財會憑證檔案進行系統(tǒng)的查證，通過一組組有內在聯(lián)系的憑證單據(jù)，來證實財會賬簿的真?zhèn)危嬲龅健白屖聦崱f話’”。

可見，有些保管期滿的會計檔案仍在超期“服役”，為檔案利用者提供決定性的原始材料，最大限度地發(fā)揮其憑證作用。既然期滿會計檔案利用率這么高，如仍依照《會計檔案管理辦法》(會計檔案保管期限表中對定期保管的會計檔案劃分為3年、5年、10年、15年、25年)定期對其鑒定銷毀，顯然是不恰當?shù)摹Ｄ敲矗跐M會計檔案如不依照《會計檔案管理辦法》進行鑒定、銷毀，又該如何管理呢?

臺前縣檔案館決定采取“積極、慎重、穩(wěn)妥”的方法，把保管期滿的會計檔案，移出會計檔案庫房另處存放，并在檔案庫房的統(tǒng)計臺賬上予以勾銷，等同銷毀，不影響會計檔案庫房的規(guī)范化管理。并對移出期滿會計檔案登記造冊，以備不時之需，便于社會各方面利用，最大限度地發(fā)揮會計檔案的憑證作用。具體做法是：

1、逐卷逐件鑒定。采用“直接鑒定法”，按類按年逐件地進行鑒定，將期滿會計檔案從會計庫房中移出，另處立卷保管。對鑒定出的到期會計檔案，將其“案卷標題、起止日期、目錄號、案卷號、原始證號、卷內文件張數(shù)”逐項登記后，登記在冊。

2、重新整理立卷。對所有從會計檔案庫房移出的期滿會計檔案、憑證類按時間排列，重新編制頁碼，裝訂成冊；賬簿、報表整冊保留；未裝盒的裝盒并填寫好封面和脊背，同時，按時間順序編制序號并編制目錄，以備查找利用。

3、確定整理重點。對保管期滿從會計檔案庫房移出的會計檔案材料鑒定時，涉及下列內容的重點整理：①未了結的債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證；②每月的工資花名冊、工資單以及職工轉正定級審批表、職工調動工資轉移單；③涉及林、地、房產(chǎn)的產(chǎn)權購買、轉讓契約；④有關證券、圖紙；⑤項目建設期間的建設單位的會計檔案；⑥單位職工被辭退、開除、死亡等一次性解決的付款憑證；⑦仍在使用的大型、高價值設備的付款憑證；⑧單位與周邊單位發(fā)生矛盾(水、電、路、圍墻等)處理時一次性了結的付款憑證；⑨發(fā)生重大事故(工傷、災害等)的一次性理賠付款憑證；⑩股權、債權原始憑證；[11]單位與外單位發(fā)生糾紛或訴訟的理賠付款憑證；[12]單位職工反響比較大的經(jīng)濟事項有關會計憑證；[13]單位認為比較重要的其他會計憑證。