勘察設計電子圖文管理的問題與對策

1、勘察設計電子圖文管理中存在的問題

1.1 電子圖文歸檔不全。中原油田設計院1990年以前采用板圖出圖，1990年以后，采用CAD系統出圖。雖然成立了由信息中心管理形成的電子圖檔，但由于計算機技術和人員的因素，造成一部分電子圖散存于設計人員手中，一部分電子文件未及時歸檔而散失。即使歸檔的電子圖文，也因多種原因未進行系統整理，致使電子圖文歸檔不完整。

1.2 電子圖紙的命名困難。中原油田工程設計底圖檔案的檔案號，是按下面兩種方式編制的：一是按專業編號。2004年前，工程設計檔案的檔案號由“專業代碼”＋“檔案順序號”兩部分組成，每個專業內編制大流水號。如：建——00123。二是按項目編號。2004年后，設計單位開始使用CAD計算機輔助設計軟件進行工程圖紙設計后，工程設計檔案的檔案號由“項目號”+“文件號”兩部分組成，在年度內編制項目流水號，如：08002 DLl0001電01。由于圖紙檔案的規定不一，名稱難以統一，后期歸檔、查詢困難。

1.3 電子圖文與紙質圖文版本不符。設計圖歸檔時，每個項目的設計版次多，按常規“0”版是最終版，目前，存在既有“0”版，又有“A、B、C……”或“1、2……”等版次的現象。而且底圖更改頻繁，一張底圖往往多次修改多次打印，同一底圖檔案管理人員收集到多個電子文件，無法確定哪一個為最后版本，也無法從編制時間上判定形成時間，造成檔案號重復以及借閱時無法準確調卷，增加工作量。

1.4 電子圖文檢索困難。過去，檔案室使用的是“單機版”圖文檔案系統，完成了全部室藏底圖檔案的數據庫條目6萬多條，用于查詢、錄入、提供利用、歸還、注銷等。由于不能進行網絡查詢，在檔案利用上有一定的局限性。當需要電子圖文時，檔案管理人員只能在歸檔文件夾中根據文件名進行檢索查詢，檢索過程耗時、效率低下、重復利用率低。

2、加強勘察設計電子圖文管理的對策

2.1 加強電子圖文的收集。首先，對1990年以后已形成的電子圖檔進行查漏補缺，由檔案人員將歸檔底圖與底圖數據庫進行比對，建立檢索信息庫，按照每年存圖數據或各專業存圖數據排查，查找出缺失的電子圖文檔案號，進行追蹤歸檔。其次，對于今后形成的電子圖，要積極與設計院有關部門進行溝通，爭取支持和配合，制定有關電子圖檔的歸檔與管理的規定或者強制措施，并將其納入部門領導、項目負責人、設計人員的崗位職責，及時進行考核，確保形成的電子圖齊全、完整、準確歸檔。最后，要確保電子檔案的真實性，在電子文件生成之際，對保證電子文件真實性的諸要素予以界定并置于系統之中，在管理的過程中，將保證電子檔案真實性的諸要素保存下來。

2.2 做好對電子圖檔的動態管理。在施工過程中的圖紙更改，一律由設計師填寫《設計更改單》，并經設計部簽署后備案。更改底圖重新曬制藍圖后，一并更換歸檔藍圖，確保底圖和藍圖信息的準確對應，使工程設計圖紙信息保持其準確、完整。

2.3 實施庫藏底圖檔案的數字化。2009年，檔案室配備了2臺A3、A0幅面掃描儀及其配套軟件和3臺微機，半年時間完成了1.2萬張底圖的數字化工作。

2.3.1 組建掃描小組，指定負責人，制定計劃。

2.3.2 確定掃描參數：①掃描色彩模式一般以黑白二值、灰度模式為主；②掃描分辨率確定為大于300dpi；③對于采用黑白二值模式掃描的圖像文件選用TIFF格式存儲，對于少數采用灰度模式掃描的文件采用JPE6格式存儲；④掃描圖像文件的命名采用三個層次的文件夾組織結構形式，第一層為全宗目錄級，第二層為專業或項目(即案卷級)，第三層為底圖自然張(文件級)。

2.3.3 加強掃描工作的過程管理：①建立數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全；②底圖檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄；③注意保護圖紙，掃描后的圖紙及時歸庫，防止錯亂。

2.3.4 掃描完成后，數據要與原底圖數據進行比對，檢查是否準確，如有遺漏，及時補掃。

2.4 建立電子圖檔管理信息系統。2010年初，中原油田設計院與緯衡科技公司合作開發了《緯衡出圖與圖文檔管理系統》并投入使用。該系統包括出圖管理系統和圖文檔管理系統兩部分。出圖管理系統以打印圖紙為核心內容，貫穿打印、收集、利用全過程，建立了覆蓋全院的打印歸檔管理平臺，具備打印備份、自動歸檔、拆圖、統計報表、WEB瀏覽等功能。圖文檔管理系統采用B／s和c／s相結合的網絡技術架構，涵蓋收集、整理、歸檔、統計、檢索和利用六大環節，具有快速歸檔、全圖全文檢索、版本控制、報表統計、權限管理和建立數字化檔案庫等功能，使設計院電子圖文資料得到安全存儲、規范管理，大幅提高了利用率和管理效率。