公告寫作探析

摘要：公告是法定文種之一。隨著各項公務活動的日趨豐富和規(guī)范，公告寫作不斷變化和完善，但也出現(xiàn)一些有待解決的問題。對公告的文種歸屬、發(fā)文機關、種類、事項、格式、語言、時限、媒體等進行探討，有利于公告寫作的規(guī)范化和科學化。

關鍵詞：公文；公告；寫作

公告是一種權威性較高、讀者對象很廣的文種。隨著各項公務活動的日趨豐富和規(guī)范，公告寫作不斷變化和完善，但也出現(xiàn)文種歸屬較窄、內(nèi)容和形式失當、濫用公告等問題。本文擬就公告寫作略陳管見。

1、取消公告的文種歸屬

公告是法定文種之一。根據(jù)現(xiàn)行有關規(guī)定，公告分別歸屬于人大、行政、人民法院、人民檢察院的公文種類，黨委、軍隊、人民團體的公文種類則不包括公告。筆者認為，應當取消公告的文種歸屬。理由是：第一，公告本身具有通用性。從詞義上看，“公”意即公開，“告”意即把事情向人陳述。公告這一文種并無特定的歸屬范圍，不必僅限于人大、行政、人民法院、人民檢察院使用，應當在各類機關通用。第二，公告是各類機關與公眾溝通的主要工具之一。在現(xiàn)代信息社會里，機關與公眾之間的溝通愈益重要，各類機關均應提高機關工作的透明度、維護公眾的知情權。公告因其特定的權威性和讀者的廣泛性而具有很大的影響力，有利于發(fā)揮機關信息對人民群眾生產(chǎn)、生活和經(jīng)濟社會活動以及國際交流的服務作用。第三，盡管黨委、軍隊公文已有對外發(fā)布信息的文種，但所載事項和讀者對象受到某些限制。比如，黨的機關用公報公開發(fā)布重要決定或者重大事件、軍隊機關用通告向社會公布應當遵守或者周知的事項，而公報、通告均不適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項，公告恰好與其配合。第四，公告寫作實踐已打破了文種歸屬的限制。其中，有的是同級黨委、政府、軍隊機關或者相應的黨委、政府、軍隊部門聯(lián)合行文，如《中共湖南省委組織部湖南省人力資源和社會保障廳2010年考試錄用公務員公告》；有的是黨委部門或者軍隊部門聯(lián)合行文，如中共中央辦公廳、中共中央對外聯(lián)絡部就黨的“十七大”期間所接到的賀電、賀函發(fā)公告表示衷心的感謝；有的是黨委、軍隊、政協(xié)、人民團體機關或者部門單一行文，如《全國政協(xié)辦公廳2010年招考錄用公務員面試公告》、中國人民解放軍駐澳門部隊就2010年5月1日舉行凼仔軍營開放活動所發(fā)的公告。這些公告切實而恰當，不應視為誤用文種名稱。基于此，建議黨委、軍隊、人民團體在修訂公文處理規(guī)范時，增設公告種類，政協(xié)在制定相關規(guī)范時，將公告作為文種之一。

2、限定公告的發(fā)文機關

近年來，濫用公告漸成“風氣”，主要原因之一，是發(fā)文機關(即公告的主體)混雜，因此，有必要明確其使用權限。這里，強調(diào)公告適用于各類機關，并不是說，各個級別的機關及部門或者其他社會組織均可發(fā)公告。在公文學界流行公告用于級別較高的機關或者法定機關之說，尚需具體探討。筆者認為，公告的發(fā)文機關一般有以下五種：一是國家及省級的黨委、人大、政府、政協(xié)、軍隊和人民法院、人民檢察院以及工會、團委、婦聯(lián)等人民團體。它們的級別高，對涉及面廣的重要或者法定事項具有決策權。二是市級、縣級的黨委、人大、政府、政協(xié)和人民法院、人民檢察院就某些特殊事項發(fā)公告。比如，市、縣政府可以劃定“崩塌滑坡”危險區(qū)和“泥石流”易發(fā)區(qū)的范圍并對外公告；市、縣級人民法院裁定債務人破產(chǎn)并發(fā)企業(yè)破產(chǎn)公告。三是其他職能部門就職權范圍內(nèi)的法定事項發(fā)公告。一般是級別較高的黨委部門，如組織部、宣傳部；縣以上政府部門，如財政、交通、農(nóng)業(yè)、科技、公安部(廳、局)。四是特定的企事業(yè)單位。企事業(yè)單位大多無權發(fā)公告，不過也有法律、法規(guī)規(guī)定和發(fā)文機關授權的特例。例如，創(chuàng)立大會公告、股票發(fā)行公告、股東大會公告、公司合并公告、公司分立公告由股份有限公司發(fā)布，拍賣公告由依法設立的從事拍賣活動的企業(yè)法人一一拍賣人發(fā)布，都是依據(jù)有關法律的規(guī)定；中國人民銀行授權其直屬事業(yè)單位一一中國外匯交易中心公布人民幣匯率中間價公告。五是受權的主流媒體。我國國家通訊社一一新華社所發(fā)的受權公告即是。順便提及，互聯(lián)網(wǎng)電子公告的提供服務者和利用者并無嚴格限制，只要申請或者備案即可，但互聯(lián)網(wǎng)電子公告不屬于公文，其提供服務者也不能稱為發(fā)文機關。

3、適當調(diào)整法定事項公告的種類

按事項分類，公告可分為重要事項公告、法定事項公告兩大類。前者因“事項”酌定，無需再作分類；后者具有“法定”的屬性且“事項”繁多，要適當調(diào)整。這里強調(diào)三點：其一，增加新的種類。隨著改革開放的不斷深入，法定事項公告逐漸增多，日趨細化。既要發(fā)揮原有公告的作用，如商標公告、企業(yè)法人登記公告，又要根據(jù)行業(yè)管理的需要，適時通過法律、法規(guī)、規(guī)章增加新的公告，能源效率標志公告、入河排污口公告、鐵路專用線與國鐵接軌開辦運輸業(yè)務公告即屬此類。尤其要解決法定事項當用公告卻以其他形式發(fā)布的問題。以開放檔案為例，開放檔案是各級國家綜合檔案館的法定職責之一，有助于充分開發(fā)檔案資源、便于社會各方面的利用。然而，各級國家綜合檔案館公布開放檔案信息所用的文種未盡一致，有公告、通告、啟事、新聞，甚至還發(fā)通知。筆者認為，為了突出開放檔案的重要意義，應當在有關法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件中，確定公告是公布開放檔案信息的最主要形式，并規(guī)定開放檔案公告的內(nèi)容及原則。其二，力求相關種類之間的協(xié)調(diào)一致。有些法定事項的處理需要發(fā)幾個公告，應當注意相關公告內(nèi)容的聯(lián)系性和程序的銜接性。例如，政府采購信息公告包括公開招標公告；邀請招標資格預審公告；中標公告；采購信息更正公告；采購代理機構、供應商不良行為記錄名單公告；投訴處理決定公告。它們互為關聯(lián)、各有側重、循序而發(fā)。其三，對相關種類及名稱作必要的修改。由于隸屬關系的不同、行業(yè)主管部門的變更、相關規(guī)范的修正等因素的影響，難免出現(xiàn)法定事項公告的種類及名稱各行其是或者前后矛盾的情況，需要通過會商、修改的方式使其統(tǒng)一。比如，《中華人民共和國土地管理法》于2004年8月28日修正，已將土地的“征用”易為“征收”，而2001年10月22日發(fā)布的《征用土地公告辦法》至今未作修訂，在文種名稱上顯得過時，亟待調(diào)整。

4、進一步明確公告的事項

盡管公告的事項已有規(guī)定，但仍需進一步明確，使其具有可操作性。總的看來，公告的事項包括重要事項和法定事項兩個方面。所謂重要事項，是指國家或地區(qū)的重要規(guī)劃、重要政策或決策、重大建設項目的實施、特別重大或重大的突發(fā)事件；主要領導人的有關情況；黨委、人大、政府、政協(xié)、軍隊、人民團體的其他特殊事項等。國務院為“汶川大地震”遇難者而設立“全國哀悼日”所發(fā)的公告就是一例。所謂“法定事項”，是指人大發(fā)布法律、地方性法規(guī)；各級政府部門依法行政的事項；人民法院的審判、人民檢察院的檢察事項；企事業(yè)單位按照有關法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定必須辦理的事項等。需要指出，在相關法律、法規(guī)、規(guī)章中，有些已規(guī)定法定事項公告必須載明與不宜寫入的事項，寫作時便有所依循。例如，對外貿(mào)易經(jīng)營者違法違規(guī)行為公告應當寫明經(jīng)營者的名稱，組織機構代碼、住所、經(jīng)營場所、法定代表人、工商登記注冊號，違法違規(guī)行為，依照法律、行政法規(guī)規(guī)定所受到的處理、處罰和被追究刑事責任的內(nèi)容；但不能有涉及國家安全、商業(yè)秘密等法律、法規(guī)規(guī)定不予披露的信息。不過，在實際寫作中，還有事項含糊、籠統(tǒng)、陳舊等情形，應當力求明確、具體并適時更新。尚需指出，近年來，政府及部門用公告公布規(guī)章和規(guī)范性文件漸多，其實，這是將其他公文的內(nèi)容“植入”公告。行政公文中的公告并不適用于公布規(guī)章、規(guī)范性文件，公布規(guī)章用命令(令)，公布規(guī)范性文件用通知。例如，《中國證券監(jiān)督管理委員會公告》((2009)12號)為公布《證券公司分類監(jiān)管規(guī)定》而發(fā)，《證券公司分類監(jiān)管規(guī)定》屬于規(guī)范性文件，應當用印發(fā)性通知。

5、力求公告格式的規(guī)范化

大體說來，公告格式分為通用格式、專用格式兩類。通用格式即按照公文的一般格式，有繁式和簡式兩種。其中，繁式由眉首、主體、版記組成。由于公告面向國內(nèi)外發(fā)布，多選擇報紙、雜志、廣播、電視、網(wǎng)絡等媒體，使用繁式的并不多。簡式由標題、正文、具名、日期組成，有的加蓋印章，連續(xù)發(fā)布的同一內(nèi)容公告還標明發(fā)文字號(一般只寫序號，如“第×號”)。專用格式多用于某些法定事項公告，由主管部門統(tǒng)一規(guī)定格式的項目和寫法。例如，審計結果公告由封面(包括圖案、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、發(fā)布部門)、目錄、標題、題注、正文(包括引言、主體)、附件組成。目前，公告格式存在殘缺、贅疣、混淆、自設等問題。例如，公文發(fā)文字號包括機關代字、年份、序號，法定事項公告應當嚴格按照這一要求處理。但是，在編寫中出現(xiàn)省略機關代字或者文種＋年份＋序號、年份不用六角括號括入，而寫“年”字甚至省略年份、序號加“第”字或編虛位等問題，如“公字(2009]1號”、“公告第16號”、“2010年第03號”。再如，拍賣公告的格式基本成型，可是，有些拍賣公告卻仿照商品廣告的布局，“擬引題+正題”或者“正題+副題”的雙標題、加廣告詞、以敦促語作結尾的現(xiàn)象并非鮮見，顯得不倫不類。因此，要以有關法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件為基本依據(jù)，結合具體情況恰當安排格式；制定法定事項公告格式標準，《上市公司收購、出售資產(chǎn)及債務重組公告格式指引》等已經(jīng)出臺，尚需編制包括格式在內(nèi)的《拍賣公告寫作指南》之類的規(guī)范；推行法定事項公告格式范本，司法、氣象等行業(yè)的行政許可聽證公告樣本在這方面做了很好嘗試，應當借鑒并推廣，以保證其格式合乎規(guī)范。

6、強調(diào)公告語言的準確、精練、平實

首先，公告的政策性和規(guī)定性很強，準確是公告語言的最基本要求。運用語言要符合客觀實際，合乎語法邏輯，恰如其分地表達內(nèi)容。尤應注意的是：正確引用有關法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件；在遣詞上，嚴格甄別貌似實異的法律詞語，對其他詞語也要區(qū)分含義、性質(zhì)、范圍、輕重、程度、褒貶等方面的細微差別；在句式上，力求結構合理、搭配恰當、語序順暢、銜接緊密。其次，公告大多篇幅短小，語言貴在簡明扼要，以節(jié)省時間、提高效率。要善于摘取信息的要點，并用概括性的詞句予以表述；選用結構簡單、語意明確的詞語，如“根據(jù)”、“公布”、“現(xiàn)予公告”；使用簡潔明了的陳述句、不言自明的省略句、明快活潑的短句；講究“刪”的藝術，刪掉多余的話可使公告言簡意賅。最后，公告面向國內(nèi)外而發(fā)，平實的語言能讓廣大讀者看得懂。要直截了當，實話實說，不能搞“彎彎繞”，也無需雕飾和渲染；使用淺近易懂的語言，不用晦澀的字詞，少說“官話”，慎用“行話”，專業(yè)性較強的公告可以對專業(yè)術語在文中解釋或者加篇末注釋。以《國家稅務總局關于納稅人權利與義務的公告》為例。該文告知，納稅人在納稅過程中，享有“知情權”、“稅收監(jiān)督權”等14個權利和負有“依法進行稅務登記的義務”、“按時繳納稅款的義務”等10個義務，用詞非常準確；將上述權利和義務作為小標題很有概括力，“為”、“現(xiàn)就”、“特此公告”詞語簡約；通篇用敬辭“您”代稱納稅人格外親切，“您有權要求我們?yōu)槟那闆r保密”口語化，對“數(shù)據(jù)電文方式”等詞語解釋恰當。該文堪稱公告語言運用的范例。

7、注意公告的時限和發(fā)布媒體

在公告寫作中，還要充分考慮時限和媒體兩個因素。一方面，公告有很強的時限性。具體說來，它包括公告內(nèi)容的時限和公告發(fā)布的時限兩個方面。從公告內(nèi)容來看，主要有辦理有關事項的起止日期、公告發(fā)布日期及生效日期。比如，國債的期限、開始和結束發(fā)行日期、上市交易日期；行政復議決定書視為送達的時間、對復議決定不服提起行政訴訟的期限，都要明確交代。就公告發(fā)布而言，要注意及時性和規(guī)定性。及時性是指適時發(fā)布，不得拖延。例如，2008年5月12日14時28分，汶川發(fā)生地震，成都地區(qū)出現(xiàn)強烈震感，成都市人民政府當天和次日連發(fā)三個公告說明震情和應急措施，以最快的速度通報情況、穩(wěn)定社會秩序、組織抗震救災。規(guī)定性是指法定事項公告多有特定的發(fā)布時限，可分為提前發(fā)布(如拍賣公告于拍賣日7日前登載)、同時發(fā)布(如基金份額發(fā)售公告在披露招募說明書的當日登載)、延遲發(fā)布(如基金合同生效公告在基金合同生效的次日登載)和定期發(fā)布(如企業(yè)或單位欠稅的，每季公告一次；個體工商戶和其他個人欠稅的，每半年公告一次)、不定期發(fā)布(如上市公司重大資產(chǎn)重組公告)，要按時處理。另一方面，公告的媒體具有多樣性和指定性的特點。多樣性是指利用報紙、雜志、廣播、電視、網(wǎng)絡、張貼等多種形式發(fā)布，讓公眾知曉；指定性是指某些公告有確定的媒體，包括權威性媒體(如四川省重大事故隱患公告在《四川日報》上登載)、專用媒體(如專利公告登載于國務院專利局出版的《專利公報》，并在“中國專利網(wǎng)”上發(fā)布)、其他媒體(如征收農(nóng)民集體所有土地的征地補償安置方案公告在被征收土地所在地的村、組內(nèi)以書面形式登載或張貼)。因此，要嚴格把握時限、恰當選用媒體，以快速準確地傳遞公告信息并收到顯效。