試論大學科技園檔案的建設(shè)與管理

摘要：大學科技園是中國高等教育體制改革的創(chuàng)舉，其檔案管理工作也因此具有一定的特殊性。本文通過對大學科技園檔案工作的現(xiàn)狀和問題進行分析，揭示做好大學科技園檔案工作的重要意義，并對“一校一園”模式的大學科技園檔案工作提出初步構(gòu)想。

關(guān)鍵詞：大學科技園；高等學校；檔案管理

20世紀90年代，國家科技部、教育部聯(lián)合發(fā)出《科學技術(shù)部、教育部關(guān)于組織開展大學科技園建設(shè)試點的通知》，拉開了大學科技園建設(shè)的大幕。此后，科技部、教育部又兩次召開全國大學科技園工作會議，成立了全國大學科技園工作指導委員會，先后頒發(fā)了《國家大學科技園“十五”、“十一五”發(fā)展規(guī)劃綱要》和《國家大學科技園認定和管理辦法》等綱領(lǐng)性文件，明確了大學科技園建設(shè)的指導思想、發(fā)展定位、發(fā)展目標，等等，并對未來大學科技園的發(fā)展作了具體的部署和規(guī)劃。

大學科技園是指“以研究型大學或大學群體為依托，利用大學的人才、技術(shù)、信息、實驗設(shè)備、文化氛圍等綜合資源優(yōu)勢，通過包括風險投資在內(nèi)的多元化投資渠道，在政府政策引導和支持下，在大學附近區(qū)域建立的從事技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)孵化活動的高科技園”。它是中國高等教育體制改革的一個創(chuàng)舉，是以高校為依托，按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，建立管理機制和市場化的運行機制，為高校技術(shù)創(chuàng)新和科技成果轉(zhuǎn)化與產(chǎn)業(yè)化提供平臺。其主要功能是充分利用高校的人才、學科和技術(shù)優(yōu)勢，孵化科技型中小企業(yè)，加速高校科技成果的轉(zhuǎn)化與產(chǎn)業(yè)化，開展創(chuàng)業(yè)實踐活動，培育高層次的技術(shù)、經(jīng)營和管理人才。

大學科技園作為新生事物諸事待舉，其檔案建設(shè)和管理工作尚未引起足夠的重視。本文擬就此問題談談自己的初步看法，期望和同行專家們一起探討。

1、大學科技園檔案工作的現(xiàn)狀和問題

1.1 大學科技園的管理模式多元化。國家科技部、教育部有關(guān)文件明確提出，大學科技園應按照市場經(jīng)濟規(guī)律，建立有利于“官、產(chǎn)、學、研、金、介、貿(mào)”結(jié)合的管理體制，并鼓勵大學科技園“結(jié)合不同地區(qū)的實際情況，因地制宜，探索多種辦園模式”。調(diào)查顯示，大學科技園由于采用現(xiàn)代企業(yè)化管理和市場化運作機制，引進或組建專業(yè)化管理公司實施園區(qū)運作和管理，其模式呈現(xiàn)出多樣化，歸納起來，主要有三種：①“一校一園”，即大學科技園依托或歸屬于一所大學；②“多校一園”，即以多所大學為依托組成一個大學科技園；③“區(qū)校共建”，即大學所在地政府直接或通過下屬高新技術(shù)開發(fā)區(qū)公司為代表和大學合作共建。

大學科技園發(fā)展模式的多元化和企業(yè)化的運作模式，為大學科技園檔案工作帶來了較大的分歧。一種觀點認為，大學科技園是大學“產(chǎn)學研”的重要平臺，因此，檔案工作應屬于大學檔案工作的一部分；另一種觀點認為，大學科技園是具有獨立法人資格的股份有限公司，作為獨立法人單位，應獨立開展檔案管理工作，不應隸屬于大學檔案管理工作范圍。因此，在實際工作中，各大學按照自己的認識開展，大學科技園檔案工作總體狀況不夠理想。

1.2 大學科技園檔案類目設(shè)置標準不一。大學科技園作為新生事物，兼有企業(yè)單位性質(zhì)和隸屬于高校的事業(yè)單位性質(zhì)的雙重性。這給大學檔案工作提出了一個新課題，也是一個挑戰(zhàn)。比如，大學科技園檔案類目編制參照何種標準?從目前已出臺的檔案工作管理文件中，還未有過明確的規(guī)定。因此，在檔案類目設(shè)置問題上，不同的大學也存在著不同的理解：一種認為，大學科技園檔案類目應歸入《高等學校檔案實體分類法》中的“產(chǎn)品生產(chǎn)類”進行編制。教育部、國家檔案局《高等學校檔案管理辦法》中，對“產(chǎn)品生產(chǎn)類”作如下定義：“主要包括高等學校在產(chǎn)學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。”而大學科技園是高校產(chǎn)學研的一個重要平臺，因此，檔案應該歸屬于此。但是，這樣的歸類和實際的工作存在著矛盾：《高等學校檔案實體分類法》中，對產(chǎn)品生產(chǎn)類歸檔范圍的規(guī)定僅僅圍繞“學校設(shè)計、試制、生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售產(chǎn)品過程中直接形成的、有保存價值的文字、圖表、聲像載體等”展開，其下屬二級類目也僅分為：CPll綜合和cPl2產(chǎn)品生產(chǎn)研制的各個管理階段。而大學科技園雖然是大學“產(chǎn)學研”的重要平臺，但它不僅具有實現(xiàn)科技成果轉(zhuǎn)化的作用，還涉及企業(yè)孵化、創(chuàng)新人才的培養(yǎng)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)資金的引入以及促進高校技術(shù)創(chuàng)新、園區(qū)土地利用和開發(fā)，促進高新技術(shù)企業(yè)輻射、促進官產(chǎn)學研金結(jié)合等方面的工作，因此，其產(chǎn)生的文件材料也遠遠超出了產(chǎn)品生產(chǎn)類的歸檔范圍。

為解決這一矛盾，不少大學提出另一種模式：即采取變通的方式，將大學科技園檔案進行分拆，將相關(guān)文件材料分別歸入行政類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研類、儀器設(shè)備類、基本建設(shè)類、財會類等。這種做法，盡管暫時解決了大學科技園的類目編制問題，但實際上，模糊了大學科技園和大學既聯(lián)系又相對獨立的關(guān)系，破壞了大學科技園檔案的整體性，也不利于大學檔案工作的長期建設(shè)。

1.3 大學科技園檔案歸檔范圍尚待確定。客觀上，由于大學科技園發(fā)展歷史不長，作為科技、教育體制改革的創(chuàng)舉，其發(fā)展模式呈現(xiàn)了多元化的發(fā)展局面，管理體制和功能定位仍在不斷的摸索中，大學科技園檔案工作的基本問題有待明確，因此，確定大學科技園歸檔范圍存在一定的困難，仍在“摸著石頭過河”；另一方面，大學科技園檔案工作尚未得到充分重視，現(xiàn)實狀況是高校檔案部門缺錢少人，拓展檔案工作范圍確有困難，所以，積極性不高，“多一事不如少一事”，缺乏主動性。同時，大學科技園管理方存在不支持、不理解、不配合等現(xiàn)象。種種因素，都造成了大學科技園檔案歸檔范圍難以明確。

2、大學科技園檔案工作的必要性

2.1 中國高等教育改革發(fā)展的必然要求。大學科技園的興辦，是社會經(jīng)濟和高等教育發(fā)展的產(chǎn)物，是深化科技、教育體制改革，發(fā)展高科技、實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化的成果。它從根本上變革了高等學校科技創(chuàng)新活動的管理體制、運作機制和模式，對高等學校的發(fā)展具有重要意義。大學科技園檔案是大學“產(chǎn)學研”發(fā)展和大學科技園創(chuàng)建、發(fā)展的原始記錄，是反映中國高等教育改革乃至國家創(chuàng)新工作發(fā)展的歷史資料的重要組成部分。支持、鼓勵大學科技園檔案工作的開展，探討和建立適應發(fā)展要求的大學科技園檔案工作模式，是為中國高等教育改革發(fā)展服務的一項重要內(nèi)容。

2.2 園區(qū)建設(shè)和高校發(fā)展的客觀需要。大學科技園檔案，真實地反映了大學科技園的成長和發(fā)展歷程，是大學科技園重要的資產(chǎn)和信息資源。做好大學科技園檔案工作，可以提升大學科技園整體管理水平，維護園區(qū)和高校的合法權(quán)益，為大學科技園在進行社會化經(jīng)營服務過程中容易產(chǎn)生、牽涉的各類法律問題提供原始依據(jù)，有效地避免和解決法律糾紛，規(guī)避市場風險，提高經(jīng)濟效益。做好大學科技園檔案工作，可以為高等教育體制改革和大學科技園的繼續(xù)發(fā)展提供經(jīng)驗和借鑒，進一步深化改革和可持續(xù)發(fā)展。還可以為高校創(chuàng)業(yè)教育、校史教育提供優(yōu)秀范例，較好地宣傳和展示高校科研學術(shù)能力和辦學實力。

2.3 補充和完善大學檔案工作體系的重要措施。大學科技園與高校的關(guān)系，《國家大學科技園認定和管理辦法》明確指出：“高校是國家大學科技園建設(shè)發(fā)展的主要依托單位。”《國家大學科技園“十五”發(fā)展規(guī)劃綱要》中則強調(diào)：“高等學校要充分認識大學科技園對高等學校發(fā)展的重要作用，將大學科技園的建設(shè)與發(fā)展納入學校整體建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，在大學科技園規(guī)劃、建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮核心作用，采取切實措施，積極推動大學科技園的建設(shè)與發(fā)展。可以看出，做好大學科技園檔案工作，是高校檔案部門在新時期需要面對的新課題。

3、“一校一園”模式大學科技園檔案工作的初步構(gòu)想

3.1 確立大學科技園檔案工作的定位。首先，要擺正大學科技園檔案工作和高校檔案工作之間的關(guān)系。從前文的論述中可知：大學科技園檔案工作是屬于高校檔案管理工作的組成部分。這是由大學科技園和高校之間的依托關(guān)系決定的。參照《中華人民共和國檔案法》第二章第七條規(guī)定，在業(yè)務上，高校檔案管理部門與大學科技園檔案工作是監(jiān)督與被監(jiān)督、指導與被指導的關(guān)系。

另一方面，大學科技園是由高校授權(quán)對其進行管理和運作的股份有限公司或有限責任公司。該公司具有獨立的法人資格，有完善的章程和經(jīng)營方針、范圍，獨立開展各項業(yè)務，實行財務獨立。因此，作為一個合法的企業(yè)，管理公司的檔案工作又具有相對的獨立性，應以“維護企業(yè)歷史真實面貌、利用原有管理基礎(chǔ)、便于管理利用”的原則，依法獨立開展檔案業(yè)務工作。由此可見，大學科技園檔案工作的定位應為在接受高校檔案部門的指導和監(jiān)督下，相對獨立地開展檔案業(yè)務工作。

3.2 構(gòu)建大學科技園檔案分級管理模式。大學科技園兼具企業(yè)性質(zhì)和事業(yè)單位性質(zhì)的特殊性，其檔案工作管理模式的構(gòu)建也應符合自身的特點，采取檔案分級管理模式。首先，大學科技園的運作和管理公司應視為大學科技園檔案管理的一級單位，具體負責大學科技園檔案工作，參照國家檔案局《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的相關(guān)規(guī)定，依法對其在經(jīng)營管理活動中形成的，對國家、社會和企業(yè)有保存價值的，各種形式的文件材料進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，同時，明確管理檔案的部門和人員，提高員工的檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。

其次，高校檔案部門則是作為大學科技園檔案管理的上級單位，對大學科技園檔案工作做好兩個層面的指導和管理：第一，將大學科技園檔案納入高校檔案整體工作，對大學科技園檔案工作進行監(jiān)督和指導，積極主動地做好業(yè)務培訓工作。尤其在大學科技園籌建之初，要及時跟蹤大學科技園文件材料，指導、幫助大學科技園盡早建立檔案工作體系，定期接收大學科技園產(chǎn)生的檔案目錄。建立重要檔案信息登記備案制度，加強對大學科技園檔案的監(jiān)管。第二，加強對高校大學科技園領(lǐng)導機構(gòu)文件材料的歸檔工作。根據(jù)《科學技術(shù)部、教育部關(guān)于進一步推進國家大學科技園建設(shè)與發(fā)展的意見》“高等學校要切實加強對大學科技園建設(shè)與發(fā)展的組織領(lǐng)導，成立相應的領(lǐng)導機構(gòu)和運行管理機構(gòu)”的要求，高校作為大學科技園的依托單位，專門設(shè)有管理大學科技園的行政部門，比如，校產(chǎn)辦公室或經(jīng)營資產(chǎn)管理辦公室等。對該部門涉及大學科技園的各類文件材料，高校檔案部門應高度重視，將其劃為文書檔案，加強文件材料的收集和管理。

3.3 確定大學科技園檔案分類和歸檔范圍。大學科技園檔案主要是指大學科技園在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的，具有保存價值的各類文件材料。其來源主要是大學科技園運營管理公司在業(yè)務開展中產(chǎn)生形成的材料，包括：內(nèi)部經(jīng)營形成的文件材料；所屬高校和下設(shè)機構(gòu)應報材料；引進項目、外購設(shè)備帶來的材料；投資的全資、控股、參股企業(yè)應提交的材料；參與合作項目，合作單位應提交的材料；另外，還有應執(zhí)行、辦理的外來文件材料，等等。

由于大學科技園運營管理公司具有企業(yè)性質(zhì)，從檔案分類的角度，可參照國家檔案局《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》。一般將歸檔范圍分為十大類：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

當然，由于各大學科技園發(fā)展規(guī)模不一，涉及的行業(yè)各不相同，大學科技園運營公司的經(jīng)營范圍也各有側(cè)重，在具體工作中，應結(jié)合大學科技園的實際情況，不斷改進和創(chuàng)新，做好歸檔工作。

總之，加強大學科技園檔案工作是完善大學科技園建設(shè)和管理，適應高等教育改革發(fā)展的自身要求，是對高校檔案工作體系的完善和補充，做好大學科技園檔案工作將有利于大學科技園的長遠發(fā)展，有利于高校檔案工作整體管理水平的提升。