遼寧省部分省直機關電子文件歸檔管理調查

1、調查的基本情況

本次調查采用問卷的方式，調查范圍是遼寧省10個省直單位，其中，機關7個，事業單位3個。

1.1 電子文件歸檔基本情況。遼寧省10個省直單位的電子文件歸檔管理基本情況詳見表l。從表l中看出集中在檔案室保存的占80％，分散在各形成部門的占20％；檔案室負責歸檔的占70％，業務部門負責歸檔的占30％；制定電子文件歸檔制度或規范的占90％，制定電子文件保管期限表的占70％；定期集中歸檔的占80％，隨辦隨歸的占10％；沒有一家歸檔元數據和背景信息的，說明這是薄弱環節。

1.2 管理系統情況。遼寧省10個省直單位均有信息管理系統，其中，6家信息管理系統中沒有歸檔功能，3家使用業務系統的有歸檔功能，1家使用其他系統的有歸檔功能。只有3家有檔案管理軟件，使用的是世紀科怡管理軟件，其他7家無檔案管理軟件。

1.3 電子文件保存備份情況。遼寧省10個省直單位的電子文件保存備份情況詳見表2。從表2中看出，保存在移動硬盤的占60％、光盤的占60％、磁盤的占20％、服務器的占10％；備份l套的占50％、2套的占30％，沒有備份的占20％；一年一次備份的占20％，隨時備份的占20％，沒有定期備份的占60％；存放地點在本單位的占90％，沒有1家實行異地存放的。

2、基本印象與初步分析

從調查中看出，遼寧省省直單位的信息化已經達到比較高的水平，電子文件的歸檔管理工作無論是制度和標準建設，還是日常的管理工作也都達到相當的水平。但是，按照檔案信息化的要求還有一定的差距。主要表現在：

2.1 信息化水平較高，但仍是傳統的管理模式。從表1和1.2中看出，對電子文件歸檔管理無論是負責保存還是負責歸檔，大部分都是檔案部門，分別占80％和70％，是已改變了管理流程，由檔案部門實行了“前端控制”?但仔細分析，有80％的信息系統是集中歸檔，有60％的沒有歸檔功能，則說明，并沒有改變管理流程實行“前端控制”，實行的仍是傳統的歸檔管理模式，不利于保障電子文件的真實性。

2.2 電子文件歸檔制度和工作較完善，但無元數據和背景信息歸檔。有90％的單位制定了電子文件歸檔制度或規范，有90％的實行了電子文件歸檔，但是，沒有一家歸檔元數據和背景信息的。分析其原因，其一，可能是檔案人員對元數據和背景信息不很理解，所以不重視；其二，可能是信息系統中，沒有采集元數據和背景信息的功能。元數據和背景信息是保障電子文件有效性、真實性、完整性的關鍵所在，是維系電子文件信息安全最重要的手段，應引起有關部門的重視。

2.3 信息化硬件建設水平較高，但軟件建設和管理水平較低。10家單位均有信息管理系統，但有60％的信息系統沒有歸檔功能，也就是在其系統中沒有檔案管理模塊。其結果：一是無法實現文檔一體化和“前端控制”，二是歸檔電子文件不在信息系統中，不利于電子檔案信息共享，無法體現信息化的優勢。

2.4 有風險意識，但做得不到位。對歸檔的電子文件，10家單位都有風險意識，基本上做到了脫機保存，80％的單位做了備份，并有70％的單位選擇單獨存放，但是100％的單位沒有做異地存放。這反映了其關注信息安全和有風險意識，但做得不到位。對于突發性、不可抗拒的災害，異地存放效果相對最安全。

綜上所述，電子文件歸檔管理工作任重而道遠。其中，存在許多的問題，亟待有關部門的重視和解決。