文件中心與機關檔案室的性質基本相同嗎

摘要：針對我國檔案學界關于文件中心與機關檔案室性質基本相同的認識，本文認為，文件中心一般專指政府系統的文件中心，獨立于機關之外，是科學文化事業機構，而機關檔案室只是機關的內部組織機構，不具有獨立性。文件中心與機關檔案室既有共性，又有差異，兩者是基本性質不同的機構。之所以得出兩者性質基本相同的認識，一是對兩者性質的理解有誤，二是用機構團體文件中心作標準來衡量機關檔案室。

關鍵詞：文件中心；機關檔案室；性質

文件中心首先出現在“二戰”期間的美國，戰后，在歐美等國家流行起來。也正是有了文件中心的實踐，國外檔案學界受到啟發，將文件劃分為三個階段，相應地稱為“現行文件”、“半現行文件”和“非現行文件”，并在這一基礎上，進而提出了文件生命周期理論，從而為文件中心的建立提供了理論依據。上世紀80年代，文件生命周期理論傳入中國。在該理論的指導下，甘肅永靖縣率先建立了我國的第一個文件中心。但不能不指出的是，我國檔案學界對如何認識文件生命周期理論以及我國是否應當建立文件中心是有著極大的爭議的。2000年12月10日，全國檔案工作會議通過的《全國檔案事業發展“十五”計劃》在談到機關檔案工作的任務時，有一項內容就是“研究建立基層文件中心的實施方案，在北京、青島、深圳等地開展相應的試點工作”。2002年9月，深圳市正式成立了文件中心。2003年7月，珠海市也成立文件中心。

我國已經建立了以“文件中心”命名的機構，而我國機關、團體、企業、事業單位普遍建立的是以檔案室命名的機構(有的從廣義上理解，都概括為“機關檔案室”。但筆者以為，還是作狹義理解好，機關檔案室僅指機關、團體建立的檔案室，不包括企業、事業單位檔案室。因為，機關、團體檔案室需要定期向國家檔案館移交檔案，而企業、事業單位則不然)。這樣，自然就有將文件中心與我國機關檔案室的性質進行比較的必要。我國檔案學界有一種觀點認為：“不論是文件中心還是我國的機關檔案室……雖然，各自存在的背景、依據不同，但在性質上并無任何區別。”“兩者性質基本相同。”筆者困惑的是，如果文件中心與機關檔案室的性質真的基本相同，而我國在“中華民國時期開始把管理本機關檔案的機構稱為檔案室”，我國豈不早就有了與文件中心性質相同的機構?既然文件中心與機關檔案室的性質基本相同，那么我國的機關檔案室與文件中心僅僅是名稱的不同，若此，我們還有必要探討文件中心中國化的問題嗎?筆者認為，我們在對機關檔案室與文件中心性質的理解上，無疑是存有偏差的。

1、機關檔案室與文件中心性質的共性

中共中央辦公廳、國務院辦公廳1983年4月28日印發的《機關檔案工作條例》，并沒有明確地說機關檔案室的性質是什么，但由于其中規定了機關檔案部門“負責管理本機關的全部檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務”、“機關檔案工作是機關工作的組成部分”、“省級以上機關應將永久保存的檔案在本機關保存二十年左右；省轄市(州、盟)和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存十年左右……向有關的檔案館移交。一個機關的全部檔案是不可分割的整體，應統一向一個檔案館移交”，我國檔案學界據此將機關檔案室的性質概括為：

“統一管理本單位檔案的內部組織機構”，“檔案室肩負有為國家檔案館積累和輸送檔案文化財富的職責”，認定檔案室具有雙重性質。而中華人民共和國檔案行業標準DA／Tl－2000《檔案工作基本術語》將文件中心解釋為：“介于文件形成機構和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構。”

那么，機關檔案室與文件中心的性質是不是有共性呢?

有學者進行比較研究，認為機關檔案室和文件中心都是介于形成機關和檔案館之間的檔案或文件管理機構，它們管理對象所有權屬于文件形成機關，這些檔案或半現行文件在機關檔案室或文件中心保存一定時間之后，將具有長久保存價值的檔案或半現行文件向檔案館移交，所以，得出“機關檔案室和文件中心都是一種暫時保存檔案或半現行文件的中間性、過渡性專門機構”的結論。有的則明確指出：“兩者性質基本相同——都是中間性或過渡性機構，都具有‘中轉站’性質。”

不可否認，正如韓玉梅教授所說的那樣，“檔案室和文件中心收藏的文件、檔案具有流動性”，但能否就認定兩者的性質基本相同呢?如果兩者的性質基本相同，甚至機關檔案室就是文件中心的話，那么兩者就沒有本質的不同。令人不解的是，既然如此，我們為何還要撤銷機關檔案室非要建立文件中心呢?可見，兩者具有可比性是因為兩者在某些方面具有共同點，但依據共同點并非就能得出兩者性質基本相同的結論，因為兩者性質存在著明顯的差異，有著質的不同。

2、機關檔案室與文件中心性質的差異

機關檔案室是機關的內部組織機構，而文件中心獨立于機關之外。這是兩者明顯的差異。但有人認為，“這只是二者在隸屬關系和地位問題上的區別，并非性質的差異”，因為“判斷文件中心與機關檔案室的性質主要是根據它們所保管的對象，即半現行文件的性質”。

很顯然，這一認識持有者贊同文件中心與機關檔案室的性質基本相同，主要理由是兩者的保管對象基本相同。

兩者的保管對象果真基本相同嗎?文件中心保管的是半現行文件，這是無疑的。問題是，我國機關檔案室保管的是不是半現行文件呢?由于中外劃分文件與檔案的標準不同，文件中心保管的是半現行文件，現行文件存放在形成單位，檔案保存在國家檔案館。用國外的文件與檔案概念來衡量的話，我國機關檔案室保管的對象，既有半現行文件，又有現行文件，還有檔案，但我國都是作為檔案看待的。因此，準確地說，機關檔案室與文件中心的保管對象并不相同。

筆者以為，機關檔案室與文件中心絕不是性質基本相同的機構。文件中心具有中間性，不具有過渡性，是保管過渡性文件的中間性機構。而機關檔案室具有雙重性質，與文件中心相比，保管的檔案具有過渡性，這是兩者的共同點，也是具有可比性的重要原因。但無論如何，機關檔案室不具有中間性，這是與文件中心的質的不同。機關檔案室是機關的內部組織機構，不具有中間性。我們說機關檔案室具有雙重性質，與文件中心相同的，只是保管對象都具有流動性，不同的其實就是隸屬關系的不同。僅僅保管一個機關檔案的內部檔案機構與保管若干個機關檔案的獨立的檔案機構，它們的性質不可能是基本相同的。正如外交部檔案館與中央檔案館，如果外交部檔案館向中央檔案館移交檔案，那么，外交部檔案館就與機關檔案室沒有本質差別；如果外交部檔案館不向中央檔案館移交檔案，那么外交部檔案館就是外交部的內部組織機構，則相當于企業、事業單位的檔案保管機構。當然，如果外交部檔案館不向中央檔案館移交檔案，只要明確外交部檔案館是中央檔案館的分館，外交部檔案館的性質又會發生變化，與中央檔案館一樣都具有永久性，都屬于國家檔案館。

3、認定文件中心與機關檔案室性質基本相同的原因

文件中心與機關檔案室，既有共性，又有差異性。共性是一般性質，差異性是本質區別。我們不能僅僅從兩者保管的檔案(文件)都具有過渡性，就簡單地得出兩者性質基本相同的結論。如果兩者性質基本相同，換句話說，機關檔案室其實就是文件中心，那么，我們為什么還要建立文件中心呢?機關檔案室與文件中心，不僅僅是名稱的不同，不僅僅是隸屬關系的不同，它們的不同，體現出的恰恰是基本性質的不同。從表面上看，機關檔案室保管的是一個機關的檔案，是機關的內部機構，而文件中心保管的是若干機關的檔案，獨立于機關之外，兩者只是機關與檔案(文件)數量多少的不同，并沒有大的區別。但機關檔案室是機關的內部機構，文件中心獨立于機關之外，正是兩者具有的這一質的不同，我們才可以說文件中心是科學文化事業機構，而機關檔案室則不可能具有這一性質。

那么，我們為何會認定文件中心與機關檔案室的性質基本相同呢?

3.1 對文件中心與機關檔案室性質的認識有誤。陳兆祦教授曾指出：“如果我們統觀全世界檔案機構設置，就可以發現，檔案從它的形成者產生之后，送到終極性的檔案館之間，普遍地保存在一種過渡性、中間性的機構之中，這可以說是一種規律。在我國，這種過渡性的機構稱為‘檔案室’或‘聯合檔案室’。在外國，稱為登記室、文件保存所、機關檔案館、聯合機關檔案館、中間檔案館、檔案中心、文件中心，等等。”

按照這種理解，既然檔案從產生之后，送到終極性的檔案館之前，普遍地保存在一種過渡性、中間性的機構之中，是一種規律的話，并且我國的機關檔案室、聯合檔案室也是這種性質的機構，那么，應該說，我國設置機關檔案室也是符合這一規律的。但陳兆祦先生又認為：“我們常講‘各級機關的檔案，由機關內設立檔案室集中管理’。這是一種規定，一種實際做法，并不是具有普遍指導意義的理論。”也就是說，文件中心這一機構具有普遍意義，而機關檔案室則不然。這不是自相矛盾嗎?

可見，上述對文件中心與機關檔案室性質的理解是有誤的。文件中心具有中間性，不具有過渡性；機關檔案室不具有中間性和過渡性。文件中心和機關檔案室具有過渡性的是兩者保管的對象。兩者是基本性質不同的機構，正因為如此，要建立文件中心，就得撤銷機關檔案室，而保留機關檔案室，則沒有必要建立文件中心。

3.2 用機構團體文件中心作標準來衡量機關檔案室。檔案學者黃霄羽女士以美國的文件中心為例，認為“文件中心大致可分為三類一一政府系統的文件中心、機構團體的文件中心、商業性文件中心”，并指出：“機構團體的文件中心分布很廣，從學校、企業到醫院、社區組織無所不包。其中，大學和大型企業的文件中心規模較大，代表性較強。”那么，很顯然，機構團體的文件中心相當于我國的企業、事業單位檔案室(館)。我國企業、事業單位檔案室(館)是企業、事業單位的內部組織機構，黃霄羽也承認：“企業和大學文件中心嚴格說來只是機構內部的文件管理機構。”問題是，機構內部的文件管理機構能稱為文件中心嗎?退一步說，即使機構內部的文件管理機構可以稱為文件中心的話，那么，也不可能具有政府系統文件中心的性質。

正如企業、事業單位建立的檔案館，名稱雖是檔案館，但與國家檔案館的性質并不相同。如果用政府系統文件中心與機關檔案室去比較，是無法得出兩者性質基本相同的結論的。如果用機構團體的文件中心與機關檔案室比較的話，那么兩者的性質不是基本相同，而是完全相同，沒有區別。如果非要說文件中心與機關檔案室性質基本相同的話，那實際上是說，政府系統文件中心、機構團體文件中心、機關檔案室，它們都是文件(檔案)保管機構。若此，這樣的比較還有什么實際意義呢?

筆者始終覺得費解的是，《中國大百科全書檔案學分冊》在介紹美國檔案事業時指出，“公私企事業的檔案機構，系指各類大學、科研機構以及企業的檔案收藏機構”，“大學和科研機構一般設檔案館，永久保存自己的檔案”，“企業視規模大小設立兩種文件、檔案機構：一種是企業檔案館(也稱文件中心)，保存本企業的檔案……另一種是商業性文件服務中心”。《中國大百科全書檔案學分冊》提到的公私企事業的檔案機構，就相當于黃霄羽概括的機構團體的文件中心，而且，

《中國大百科全書檔案學分冊》認為企業檔案館也稱“文件中心”，那么機構團體的文件中心也好，公私企事業的檔案機構也好，到底是文件機構，還是檔案機構呢?如果明確為檔案機構，那么就更加能夠說明，我們所說的文件中心就是政府系統的文件中心。這樣，文件中心與機關檔案室的基本性質相同的結論更是不能成立的。

4、結論

鑒于“嚴格地說，我國并未建立起真正意義上的商業性文件中心”，我國的企業、事業單位也沒有建立文件中心，建立的主要是以檔案室(館)命名的檔案機構，因此，我們一般所說的文件中心只能是專指政府系統文件中心。所以說，文件中心與機關檔案室并不是性質基本相同的機構。這就是結論。