從理論到實踐

摘要：關于文件與檔案關系的問題在檔案界歷來討論頗多，正確認識二者之間的關系，是關系到對檔案學學科性質與本質特征認識的重要問題。本文從檔案學經典理論和檔案管理實踐，以及國內外檔案核心理論等角度，重新探究文件與檔案的關系，認為二者實為同一種事物。

關鍵詞：文件；檔案；聯系

文件與檔案是檔案學科的基本構成要素。隨著電子文件的逐漸普遍化，檔案學理論與實踐的進一步發展，關于文件與檔案以及它們之間關系的認識與理解越來越被提到一定的高度上來。目前，業界關于文件與檔案關系的認識有兩種觀點：一種認為，文件與檔案之間區別大于聯系，所以，二者為不同的事物；另一種則認為，文件與檔案之間的聯系大于區別，二者實際是同一個事物處于不同階段。

隨著檔案學學科的不斷發展成熟，無論從理論發展還是實踐進步的需要，都必須首先明確其基本構成要素一一文件與檔案的概念及其相互關系。

1、從我國檔案學舊著看文件與檔案的關系

關于文件與檔案關系的探討，在我國舊檔案學時期早已有之。我國的檔案學產生于20世紀30年代，形成背景是當時國民政府提倡的“行政效率運動”，在這個背景下，文書與檔案工作改革得以順利展開。也是在這種背景下，關于文書與檔案、文書工作與檔案工作關系的探討，成為一種自然現象與趨勢。文書檔案連鎖法是當時反映文件與檔案關系的經典理論，且與現在所提的文檔一體化思想有前車后轍之系。文書檔案連鎖法所遵循的思想即：文書與檔案是一體的。這種思想，在當時被檔案學人給予廣泛的理論論述。當時，主持國民政府內政部政務工作的甘乃光認為：“文書與檔案本不能分，檔案原為歸檔之文書，文書即未歸檔之檔案，二而實一者也。”

何魯成在1938年出版的《檔案管理與整理》一書中，關于文書工作與檔案工作關系的論述是：“實則文書與檔案原屬一物，所謂文書，所謂檔案，僅以表示同一物之不同過程。收發與管卷，亦不過為同一物之不同階段之不同處理，收發在傳遞文書，管卷在管理文書，責任不同，目的不同，而處理物之對象則皆為文書也?！饼堈追鹪?940年出版的《檔案管理法》中，也解釋了兩者的關系：“文件由點收、核辦、封發過程叫做文書，匯集辦結又同屬于一宗案情的文件在保管的過程中叫做檔案。就時間說，第一過程中叫文書，在第二過程中則叫檔案，文書和檔案只是表示一樣東西的兩個過程。再就數量說……文書和檔案又是一樣東西的不同數量?！毙轮袊鴷r期，殷仲麒在1949年出版的《中國檔案管理新論》中也論述了文書與檔案的關系：“文書為收進時之公文，檔案為歸檔后之公文，文書與檔案原屬一物，所謂文書，所謂檔案，僅以表示同一物之不同過程，收發與管卷亦不過為同一物各階段之不同處理，其皆為文書也。”

可見，舊檔案學時期經典舊著中，關于文件與檔案關系的認識，其思想內涵是集中于認同文書與檔案為同一種事物的，且認為文書工作與檔案工作是同一事物在不同階段的不同處理過程。

2、從檔案的本質屬性看文件與檔案的關系

在檔案學經典理論中，與檔案概念最密切相關的是關于檔案本質屬性的認識。業界關于檔案本質屬性的認識有很多種，但長期以來，在檔案學的教學與研究中占主導地位的觀點是：原始記錄性是檔案的本質屬性。

何謂“原始記錄性”?檔案具有再現歷史的功能，就意味著檔案與其所記錄的歷史活動具有同一性，即檔案是歷史活動最直接、最原始的記錄，所以，檔案的形成應根植于特定的歷史活動，在活動過程中直接形成。所謂“原始記錄性”，即在活動中直接形成，是第一手的資料，在活動之前或之后形成的都不具有原始記錄性。而從實際看，在具體的社會活動中直接形成的是文件，文件是社會活動的“伴生物”，是適應人們在社會活動中種種需要而產生的，所以，文件具有原始記錄性。《新編檔案管理學》在論及原始記錄性是檔案的本質屬性時是這樣說的：“從形式上，機關的發文、底稿上有主管者、作者筆跡，有機關的大印，說明它是第一手的原始材料；還有的是當時形象的照片或錄像、原聲的錄音，表現出高度的原始性，事實的確鑿性。在內容上，無論是指示、命令、請示、總結報告、通知、通報，都真實地記載著作者和主管者的思想、立場和具體反映著當時活動的歷史面貌?！睆囊陨峡梢?，無論從形式上還是內容上來說，檔案的原始記錄性是在文件時期即已造就的，是文件的屬性之一。

檔案的本質屬性是原始記錄性，文件具有原始記錄性。我們知道，表現事物外在聯系的只是現象，是屬性，事物的屬性可以是多方面的，如大小、形狀、顏色等；但事物的本質屬性應該是反映事物內在聯系的、本質的，且是唯一的和唯我獨有的。比如，人作為一種高級動物，直立行走、有自己的語言、有各種生活習慣等都是人的屬性，但唯有會制造和使用工具才是人的本質屬性，因為，它是人區別于其他動物的本質所在，是只有人類唯我獨有的屬性。原始記錄性作為檔案的本質屬性，就應該是檔案所獨有的，是檔案區別于同類文獻資料的本質所在。但如前所述，原始記錄性也是文件的屬性，所以，經典檔案學將原始記錄性作為檔案的本質屬性，其內涵的思想是將文件與檔案看成同一種事物了。

3、“檔案形成規律”中隱含的文件與檔案的關系

著名學者檔案學家曾三和吳寶康先生，就檔案的自然形成規律有過深刻的研究和探討。檔案的自然形成規律，簡單說就是：檔案是在社會活動中自然形成的。我們知道，“檔案的形成是指各種形態的具體檔案，從被制作出來，到被作為檔案正式保存并發揮檔案作用的過程”。所謂的“自然”，即就形成過程而言，不是為形成檔案而刻意制作，而是為適應實踐的需要，或為處理具體問題，制作出的文件材料，如法律、法規、通知、報告等，還有照片、錄像，以及其他各種形式的文件資料，這些文件或資料在具體活動過后現行作用可能會消失，但為了日后查找需要或其他方面的價值(如歷史文化價值等)，人們會把它保存起來，經時間上的傳遞，最后進入檔案部門成為檔案，這就是檔案的自然形成規律。概括起來，可以用“有意、無意地制作+有意地保存”這個公式表示，“有意、無意地制作”就對應了“自然”這個詞。但從實踐看，這“有意、無意地制作”出來的東西顯然是各種形式的文件，文件只有經過“有意地保存”才成為檔案。所以，顯然，“自然”形成的是文件，作為檔案學經典理論之一的“檔案自然形成規律”，其內涵思想也是把文件與檔案作為同一種事物的。

4、國內外檔案理論的發展越來越趨于文件與檔案的聯系

國內外的檔案理論，從事由原則、來源原則，到文件生命周期理論與文件連續體理論，都越來越認同文件與檔案的一體性。檔案理論是關于檔案管理活動的方法、原則等的抽象與總結?？v觀國內外檔案理論的發展歷程，可以用路線圖直觀地表示出來：事由原則——來源原則——文件生命周期理論一一文件連續體理論。如果說，最初的事由原則以及后來一直占主流的來源原則，都只是注重檔案及其全宗的劃分的話，那么，后面的文件生命周期理論與文件連續體理論與之相比，則幾乎是完全模糊了文件與檔案的界限，把檔案融入整個文件的生命發展過程中。文件生命周期理論認為，文件從產生到成為檔案再到消亡是一個完整的運動過程，且對這一過程進行了階段劃分。文件連續體理論也強調文件整個生命過程的連續性。在電子文件時代，文件生命周期理論和文件連續體理論越發顯現出它們的生命力。全程思想和前端控制思想都表明，一方面，必須從檔案管理的角度，在電子文件管理中進行有效的前端控制，另一方面，對電子文件的有效控制不能只停留在系統設計階段，還應包括整個形成和維護階段，即要全程控制?？梢?，正視文件與檔案的聯系性與一體性，并把它們看成是同一事物處于不同階段，是符合現代檔案理論的發展規律的。

5、從實踐角度，硬性割裂文件與檔案的聯系不利于保持歷史聯系性

根據我國傳統的檔案管理體制，文件由文書部門管理，其上級是中央辦公廳；檔案由檔案部門管理，其上級是國家檔案局。文件一般在文書部門產生，并發揮其現行作用，當現行價值結束后，文書部門通過“歸檔”移交給檔案部門，發揮其檔案作用，即文件與檔案之間靠“歸檔”這一關口銜接。這種把文件與檔案分別管理的體制造成了一種格局：文書部門只注重文件的現行價值，一切以維護現行價值為核心，按程序進行“歸檔”，一般極少考慮檔案長期保存需要的特殊保護技術，這就可能導致文書部門只把現行利用多的文件歸了檔，而把有潛在、長遠價值的文件丟棄。更為嚴重的后果是，如果把握不好“歸檔”的關口，就可能丟失重要的文件，而使日后的檔案無法保持其歷史聯系的完整性。這樣，檔案再現歷史的功能就難以實現，所以，我們應該關注文件與檔案的聯系，在實踐中，更多地把它們看成是有機聯系的整體，而不是分裂的部分，從而實現有效管理。

隨著辦公技術自動化的發展，電子文件大量產生。電子文件也要歸檔，成為電子檔案，所以，文檔一體化就成為一種必然趨勢，否則就無法發揮計算機“一次輸入，多次輸出”的優勢。要保證檔案再現歷史的功能，就必須保持它們的歷史聯系性與原始記錄性，由前面所述，這兩個特性都是在文件時期確立的，所以，為保證歷史聯系性，在現行電子文件時期進行歸檔管理體制的確立就顯得尤為重要，這也就是所謂的“前端控制”思想。它要求我們更多地關注文檔之間的聯系，在實踐中，如果將二者硬性區分，將很難開發出合理的文檔一體化計算機軟件。相反，只有正視二者的聯系性與一體性，才能更好地推動電子文件管理系統的發展，保證檔案再現歷史的基本功能。

6、總結

文件與檔案之間，無論從其概念、本質，還是管理實踐上都有著千絲萬縷的聯系，再結合檔案學相關理論及其發展歷程，至少就管理而言，我們已沒有理由忽視二者的同一性，它們是處于不同階段的同一種事物。

隨著檔案學學科的逐漸成熟，關于檔案學理論問題的探討也將進一步完善。明確了文件與檔案是處于不同階段的同一種事物，將更有助于我們理解檔案學作為一門管理類學科的學科性質；憑證價值和情報參考價值作為檔案的基本特征也將得到更加有力的理論支持。