南陽市歸檔文件整理工作“三部曲”

1、第一部曲：用目標管理宏觀調控，以工作要點安排部署

南陽市檔案局在年初安排工作時，把年度歸檔文件整理工作列入《各縣市區檔案工作主要任務》目標和《市直檔案工作要點》。《各縣市區檔案工作主要任務》從宏觀上要求各縣市區對歸檔文件整理工作進行安排部署，年終考評時，把歸檔文件整理情況作為考評的一項內容計入總分；《市直檔案工作要點》具體安排市直歸檔文件整理工作，各一級單位組織好其下屬單位的歸檔文件整理工作，按照《市直檔案工作要點》銜接歸檔文件整理工作的日程安排，做好與市檔案局的溝通與協調，指導所屬單位在應歸檔文件收集齊全的基礎上初步分類整理。檔案局組織人員上門指導或者分系統把各單位集中到檔案局指導。

2、第二部曲：以“三集中”進行歸整，以“三結合”統籌工作

2.1 以“三集中”進行年度歸檔文件整理。一是集中時間。每年的3月～6月，市、縣市區檔案局都把歸檔文件整理與指導作為一項中心任務進行安排，做好歸檔文件整理與指導工作，為歸檔文件整理提供時間保障。二是集中人員。在人員組織上，除業務指導人員全員參加指導外，還從各科(股)室抽調人員，組成若干個指導小組，集中力量做好歸檔文件整理與指導工作。三是集中地點。無論整理檔案還是指導工作，地點都相對集中。縣市區檔案局統一采用把各單位歸檔文件集中到檔案局的方式來整理，各單位把歸檔文件收集齊全后送到檔案局，由檔案局的同志們進行分類、整理、編目。市直單位根據檔案人員業務熟練程度的異同，推薦三種整理方式：熟悉檔案整理業務的可自行整理；業務不熟或沒時間整理的，送到南陽市檔案保護技術服務中心進行整理(多數采取這種方式)；業務不熟想邊學邊整理的，帶其到保護中心整理現場實地參觀。集中整理，為歸檔文件整理提供了技術保障。立檔單位把整理好的檔案、目錄(包括電子目錄)帶回單位后可直接上架。年年如此，避免了歸檔文件整理間斷、累積和不規范現象的出現，為以后檔案順利進館奠定了良好的基礎。

2.2 以“三結合”統籌工作，即把業務指導、執法檢查、人員培訓三項工作相結合，相互促進，相得益彰。具體包括兩個方面：一是業務指導與執法檢查相互結合、相互促進。根據工作需要，大家采取“走出去、請進來”或兩者相結合的辦法開展歸檔文件整理指導工作。到檔案室檢查時，以業務指導科和法規科人員為主，從局(館)其他科室挑選業務能力強的人員組成檢查、指導小組，深入各單位具體指導歸檔文件整理工作、全面檢查檔案工作。對于發現的問題及時進行糾正，或下發整改通知書，進行復檢。業務指導與執法檢查相互促進。二是業務指導與業務培訓相互結合、相得益彰，針對檔案管理人員多為兼職，人員變動頻繁的問題，市檔案局在每次歸檔文件整理工作結束后，有針對性地進行培訓，就檔案整理工作中常出現的問題與整理檔案的基本方法現場講解，強調了各類統計表、名冊和述職報告、領導講話等賬外文件的收集，并就保管期限的劃分、文件的分類排列等進行統一的講解。同時，對電子文件的收集、合格證的發放等事項進行簡要的介紹，提出要求，業務指導人員現場解答疑問。文件收集齊全的，各單位檔案管理人員根據所講內容，結合本單位工作實際進行初步分類，經業務指導人員嚴格把關，在保管期限劃分準確的前提下才能進行進一步的編目加工；文件收集不齊的繼續收集，收集齊后再進行分類指導。西峽縣檔案局向各單位發出了《關于做好檔案收集工作的一封信》，還在“網易”上開通了“西峽縣檔案局業務博客”。既指導了工作，又普及了業務知識。

3、第三部曲：以登記造冊澄清底子，以發合格證控制質量

3.1 以登記造冊澄清底子。即對指導的每一個單位逐一登記造冊，填寫單位名稱、檔案員姓名及電話、分類方案、業務指導人員、年度檔案數量及合格證發放時間、文件材料歸檔范圍及保管期限表審批時間等項目，全面掌握各單位檔案管理和檔案人員的基本情況。既方便與檔案人員的聯系，又明確了業務指導人員的責任，還統計出了市直單位年度文書檔案歸檔數量，哪些單位按時來或沒有接受指導，便于督促。

3.2 以發合格證控制質量。合格證項目有：編號，全宗名稱，檔案種類、年度，永久、定期(長期、短期)，檔案數量。分檔案質量合格證(存根)和檔案質量合格證兩部分。發放合格證時嚴格把關，把文件是否完整(有無底稿、發文簽、收文簽)、文件材料收集是否齊全、保管期限劃分是否正確、分類是否準確合理、排列是否有序以及歸檔章、備考表等各項內容填寫是否完整、正確等內容作為合格與否的主要依據，認真核查，不合格的整改合格后再發合格證；同時，把有沒有合格證作為檔案質量合格和評先的依據，對不按時整理或沒領取合格證的單位進行通報。