溝通

中原油田采油一廠檔案室從誕生之日起，就把檔案利用作為一切工作的核心。通過檔案利用服務的實踐，我們深切感受到：充分利用“溝通”這枚“金鑰匙”，強化與轄區單位領導、兼職檔案員與利用者的交流，有利于展現檔案從業人員的服務觀念、服務能力和服務水平，開啟檔案利用之門。

1、以積極反饋的方式強化與轄區領導的“溝通”，打開檔案利用之門

從“頭”溝通，在檔案宣傳工作中占有舉足輕重的地位。面對轄區領導，我們利用一切能與轄區各級領導溝通的機會，不遺余力地進行檔案和檔案工作的宣傳。每年歸檔工作結束后，我們會向轄區單位主管領導遞交年度歸檔情況報告，及時匯報當年的歸檔情況，對各部門及兼職檔案員歸檔工作進行講評，分析不足、提出改進建議，及時與轄區領導“面對面”進行交流，了解轄區單位的工作動態、預測檔案信息需求，使檔案信息開發緊跟主業工作節奏。比如2010年初，我室在向采油一廠主管副廠長匯報檔案工作時，得知采油一廠擬于2010年4月28日隆重舉辦“建廠”30周年慶典活動，屆時將舉辦一臺慶典晚會、展出60面展板、制作一本歷史圖冊的消息后，主動與廠慶辦公室聯系，了解信息需求，及時編制、提供了庫藏數碼照片及紙質照片目錄、“采油一廠歷年上級領導視察調研”、“采油一廠歷年局級先進人物”、“采油一廠歷年榮譽錄”等專題目錄供廠慶資料收集，同時，還主動為本次廠慶活動提供“三個保證”服務，即：保證全天候提供利用服務、保證提供的信息全面、保證檔案信息完整準確，這個服務一直延續到“廠慶”活動結束。在整個“廠慶”籌備工作中，我室共提供紙質照片532張，數碼照片421張，任職文件利用23621件。

2、以協同合作的理念強化與轄區兼職檔案員的“溝通”，疏通檔案利用之門

我們每年定時在轄區各單位召開年度檔案歸檔會，由檔案室工作人員與轄區單位主辦，轄區單位主管領導、各相關科室兼職檔案員參加。大會以搭建供需溝通平臺為宗旨，在下發各單位年度歸檔內容明細、明確檔案歸檔時限的同時，檔案人員與參會人員一起學習與檔案收集業務相關的檔案制度及考核準則，及時解答與會人員提出的與檔案相關的問題，保證檔案收集環節的正常運行。這就為檔案室工作人員與轄區兼職檔案員有效溝通、協同合作，疏通檔案利用之門打下了堅實基礎。2010年5月，采油一廠勞資科兼職檔案員受單位委托，帶著該廠所屬的某三級單位勞資員，替廠內協解職工劉某查閱特殊工齡。由于此事涉及職工與單位勞資糾紛的敏感問題，對方不想多說。在查檔過程中，我們檔案員以“拉家?！钡姆绞脚c其聊天，用真誠的交流拉近雙方距離，在查檔中，又非常專業地回答了對方提出的一些個人對檔案的疑難問題，在順利查到所需的檔案后，來人情緒大好，向檔案員說出了一些具體待遇的情況，使接待員及時得到檔案利用效果的信息反饋，也使旁聽的人力資源科兼職檔案員感受很深，臨走時笑著對我們說：“今天，你們可給我上了一堂生動的檔案宣傳課?！?/p>

3、以平和真誠的心態強化與利用者的“溝通”，開啟檔案利用之門

在接待利用服務工作中，我們很重視利用者填寫的“借閱登記表”，尤其看重表中“利用效果”的填寫。為杜絕以往利用者敷衍了事，

“只寫幾個字”的現象，檔案員用平和真誠的態度拉近與利用者的距離，打消利用者的戒心和疑惑，讓他們意識到工作人員了解查檔目的是為了幫助他們更好地查找證據，幫助解決難題的，而非打探隱私。初次前來查檔的利用者會遇到各種問題，接待員百問不厭，耐心解答。2009年8月9日，采油一廠原勞動服務公司的張某之妻為填報住房調查表來查檔，由于張某本人已故，其妻也不清楚他中級職稱具體的任職年限。接待人員用微機搜索張妻提供的年度線索，前后五年檢索幾次人名，都未找到，后又手工檢索，未果。其妻失望地離開，工作人員鼓勵她回去詢問一下知情同事再來復查。次日，接待人員用微機檢索原勞動服務公司另外一位職工，順利得到結果。工作人員將兩件事聯系起來進行比較后，試著輸入張某名字中與其妻提供的同音不同的字查找，很快檢索到張某于1986年中級職稱的聘任文件。我們喜出望外，利用前日其妻查閱檔案時填寫的“借閱登記表”上的聯系電話，告知了她這一消息。隨后，張妻千恩萬謝地取走了聘任文件的復印件。

我們以平和真誠的心態強化與利用者的“溝通”，從而開啟了檔案利用之門。