陜西師范大學(xué)檔案館十年(2000年-2009年)利用調(diào)查

利用是檔案工作的重要一環(huán)，從利用環(huán)節(jié)入手倒查，有助于我們發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、促進(jìn)工作。筆者于2010年8月，對(duì)供職的陜西師范大學(xué)檔案館2000年至2009年10年的檔案利用情況進(jìn)行了調(diào)查。

1、調(diào)查數(shù)據(jù)與分析

1.1 利用率統(tǒng)計(jì)。利用率一般通過(guò)利用人次和利用卷次兩個(gè)指標(biāo)來(lái)衡量。

2000年至2009年10年，檔案館共接待查檔利用13235人次，共提供檔案資料49858卷次。其中，2006年兩項(xiàng)指標(biāo)均為最高值，其原因?yàn)?007年教育部對(duì)我校進(jìn)行本科教學(xué)評(píng)估，各相關(guān)部門(mén)大量調(diào)閱、復(fù)印檔案，后面按利用目的，分年度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以更清楚地顯示這一點(diǎn)。從調(diào)查看，雖然檔案利用總體略呈上升趨勢(shì)，但檔案利用率與館藏量并不成正比。

1.2 利用目的統(tǒng)計(jì)。按照檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)表中對(duì)檔案利用目的的分類(lèi)：編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育和其他，2000年至2009年10年提供利用檔案資料卷次分類(lèi)統(tǒng)計(jì)如下表：

從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看，高校檔案利用與學(xué)校中心工作緊密相關(guān)。2007年，教育部對(duì)我校進(jìn)行本科教學(xué)評(píng)估，在此之前兩三年間，學(xué)校各部門(mén)在檔案館調(diào)閱、復(fù)印了大量檔案，也使得2006年工作查考類(lèi)利用數(shù)量達(dá)到了頂峰。2007年至今，我校開(kāi)始新校區(qū)建設(shè)并對(duì)老校區(qū)房屋設(shè)施進(jìn)行改造，對(duì)財(cái)會(huì)檔案和基建檔案的利用需求特別大，利用比較頻繁，而在2006年之前，經(jīng)濟(jì)建設(shè)類(lèi)利用數(shù)量都很少。

表中的“其他”項(xiàng)主要為個(gè)人檔案的利用，尤其是學(xué)籍檔案的利用。從2009年開(kāi)始，統(tǒng)計(jì)報(bào)表中開(kāi)始計(jì)算人事檔案室的利用數(shù)據(jù)，因?yàn)檫@一項(xiàng)數(shù)據(jù)計(jì)入“其他”項(xiàng)，因此，這一年的利用總卷次及“其他”項(xiàng)的數(shù)據(jù)都有較大幅度的增長(zhǎng)。

從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看，編史修志、學(xué)術(shù)研究、宣傳教育利用數(shù)量都很小，尤其是宣傳教育類(lèi)。據(jù)查詢(xún)，2008年僅有的42卷次宣傳教育檔案利用，是為了學(xué)校舉辦“改革開(kāi)放30年成就展”。

1.3 校史館接待參觀。2004年10月13日，隸屬于校檔案館并由檔案館承辦的校史館落成，很快成為愛(ài)國(guó)愛(ài)校教育的重要基地，僅在2004年第四季度，參觀學(xué)習(xí)的就達(dá)到了6570人次。根據(jù)我館《大事記》和館內(nèi)新聞?dòng)涊d，2005年以來(lái)，每年校史館接待參觀都在2000人次以上。

2、思考與建議

2.1 根據(jù)高校檔案館工作實(shí)際，對(duì)通用的檔案利用登記制度進(jìn)行必要的調(diào)整，特別是要細(xì)化檔案利用目的分類(lèi)。同時(shí)登記檔案館網(wǎng)站的瀏覽量(特別是在線咨詢(xún)和在線查詢(xún))和校史館的參觀訪問(wèn)人次。

2.2 進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)館藏檔案內(nèi)容的研究和開(kāi)發(fā)，通過(guò)檔案館網(wǎng)站和校史館等有效途徑積極宣傳檔案和檔案工作，變坐等上門(mén)為主動(dòng)出擊，提高檔案利用的數(shù)量和質(zhì)量。

2.3 對(duì)校檔案館接收范圍和各立檔單位文件材料歸檔范圍進(jìn)行必要的修訂，與圖書(shū)館等部門(mén)互相配合整合高校學(xué)術(shù)資源，盡快改變高校檔案館因?yàn)槿鄙儋Y源吸引不來(lái)教學(xué)科研人員的尷尬局面。