高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程的研究與實(shí)踐

［摘 要］ 經(jīng)費(fèi)管理是高校科研項(xiàng)目管理中的重要環(huán)節(jié)之一。由于在各高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理中普遍存在管理工作強(qiáng)度大、科研經(jīng)費(fèi)管理制度不完善、職責(zé)分工不明確、科研經(jīng)費(fèi)撥款流程不規(guī)范、撥款時(shí)效性差等問題，為了解決上述問題，必須規(guī)范撥款流程、理順經(jīng)費(fèi)管理流程。本文提出并設(shè)計(jì)了一個(gè)適合高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀的科研經(jīng)費(fèi)管理流程，并通過其在在清華大學(xué)的實(shí)踐證明效果良好。

［關(guān)鍵詞］ 科研；經(jīng)費(fèi)管理；管理流程

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 05 . 012

［中圖分類號(hào)］G47５；ＴＰ３１5 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673 - 0194（2011）05- 0023- 03

１高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀及需求

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制的改革和高?？蒲泄芾淼纳罨?，各高校科研事業(yè)蓬勃發(fā)展，各類科研經(jīng)費(fèi)的絕對(duì)數(shù)量迅速增加，以往高校科研管理部門的科研經(jīng)費(fèi)管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢(shì)下科研管理發(fā)展的需要，科研管理部門的管理水平和效率不高。隨著各高校信息化技術(shù)和水平的普遍提高，利用信息化的手段來實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)管理并梳理經(jīng)費(fèi)管理流程，提高管理效率和服務(wù)水平，已是勢(shì)在必行。高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理的現(xiàn)狀及需求如下：

１．１科研管理工作強(qiáng)度大、管理復(fù)雜度高

隨著各高校科研經(jīng)費(fèi)的不斷增加，原有的手工加Eｘｃｅｌ管理科研經(jīng)費(fèi)的模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際工作的需要：一方面，科研項(xiàng)目數(shù)量和項(xiàng)目金額不斷增加；另一方面，國(guó)家對(duì)各類財(cái)務(wù)制度的要求也越來越嚴(yán)格，這樣就使得科研管理工作的強(qiáng)度非常大，不僅無法實(shí)時(shí)取得必要的管理數(shù)據(jù)，也經(jīng)常為了配合審計(jì)部門的工作而付出非常多的時(shí)間和精力。

１．２科研經(jīng)費(fèi)管理制度有待理順，科研經(jīng)費(fèi)管理中各類用戶分工不夠明確

在各高校中科研經(jīng)費(fèi)開支審批由各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)，科研主管部門只偏重于組織和爭(zhēng)取項(xiàng)目或提取管理費(fèi)，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的使用情況和項(xiàng)目的收益關(guān)注不夠；財(cái)務(wù)部門只負(fù)責(zé)執(zhí)行，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的籌集、投入和使用過程缺乏全程的管理和監(jiān)督。另外，科研主管部門和財(cái)務(wù)部門之間缺乏數(shù)據(jù)共享的平臺(tái)與基礎(chǔ)，這些管理制度沒有理順，各類用戶之間的分工不明確，使得科研資金缺乏學(xué)校的有力監(jiān)管，在一定程度上限制了高校科研成果向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。

１．３科研經(jīng)費(fèi)撥款流程管理不規(guī)范，科研主管部門與財(cái)務(wù)部門之間缺乏有效的溝通

在原來的科研經(jīng)費(fèi)管理方式下，部分科研經(jīng)費(fèi)可以通過財(cái)務(wù)部門直接入賬，部分經(jīng)費(fèi)通過科研主管部門進(jìn)行劃撥，兩個(gè)部門之間缺乏有效的溝通手段，且無法實(shí)現(xiàn)共享，這就導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)的管理比較松散，科研主管部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的實(shí)際情況缺乏全面的了解，在每年進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，科研主管部門與財(cái)務(wù)部門對(duì)實(shí)際到款的統(tǒng)計(jì)額存在差異，對(duì)外公布時(shí)會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)或其他使用者帶來困惑。

１．４ 科研經(jīng)費(fèi)下?lián)艿牧鞒虖?fù)雜，從到款到入賬時(shí)間間隔長(zhǎng)

在以往的科研經(jīng)費(fèi)下?lián)芰鞒讨?，需要教師在科研主管部門和財(cái)務(wù)部門之間來回蓋章，同時(shí)在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的確認(rèn)過程中教師與科研主管部門、財(cái)務(wù)部門之間缺乏有效的信息溝通渠道，并且流程較為復(fù)雜，導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)從學(xué)校賬戶下?lián)艿浇處燀?xiàng)目賬戶的時(shí)間間隔長(zhǎng)，教師對(duì)此多有抱怨。

為了滿足科研經(jīng)費(fèi)管理的需要，解決實(shí)際工作中存在的上述問題，進(jìn)一步提高科研管理的效率和科研服務(wù)的水平，本文提出了一個(gè)適合各高校管理現(xiàn)狀的科研經(jīng)費(fèi)管理流程。

２科研經(jīng)費(fèi)管理中的3種流程

為了實(shí)現(xiàn)校內(nèi)所有科研經(jīng)費(fèi)的網(wǎng)上劃撥和管理，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)的校內(nèi)閉合管理，本文提出了適合高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀的3種經(jīng)費(fèi)管理流程，其總體經(jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)及撥款流程如圖1所示。

２．１流程一：教師網(wǎng)上認(rèn)領(lǐng)匯款，科研主管部門審核后財(cái)務(wù)部門入賬

對(duì)于某些項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，教師與合作單位的關(guān)系密切，往往可以在第一時(shí)間內(nèi)了解到自己項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的到款情況，我們針對(duì)此情況，提出了教師直接在網(wǎng)上進(jìn)行匯款認(rèn)領(lǐng)的流程，教師可以在網(wǎng)上查詢到自己的到款并且與自己的項(xiàng)目進(jìn)行匹配，后續(xù)工作將由科研主管部門與財(cái)務(wù)部門在網(wǎng)上快速協(xié)作完成，不僅不需要教師反復(fù)跑路，節(jié)省了大量的時(shí)間，同時(shí)還加快了科研經(jīng)費(fèi)下?lián)艿乃俣取?/p>

此類經(jīng)費(fèi)管理的工作流程如表1所示。

２．２ 流程二：教師網(wǎng)上認(rèn)領(lǐng)并填寫分撥信息，科研主管部門審核后財(cái)務(wù)部門入賬

對(duì)于打包和需要分撥的經(jīng)費(fèi)，教師以往都是通過提交紙質(zhì)的《科研經(jīng)費(fèi)分撥單》或其他單據(jù)來實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的劃撥，而在新流程中，教師可以在網(wǎng)上做匯款的認(rèn)領(lǐng)及分撥單的填寫，該數(shù)據(jù)填寫后，可以作為后續(xù)科研經(jīng)費(fèi)分撥的重要依據(jù)，減少了教師填寫紙質(zhì)《科研經(jīng)費(fèi)分撥單》的環(huán)節(jié)，并且規(guī)范了科研經(jīng)費(fèi)分撥的管理制度。

此類經(jīng)費(fèi)管理的工作流程如表2所示。

２．３ 流程三：教師網(wǎng)上打印入賬單，院系審核后財(cái)務(wù)部門入賬

對(duì)于橫向的經(jīng)費(fèi)，我們還設(shè)計(jì)了一種快捷的入賬流程，教師可以從網(wǎng)上直接打印入賬單，由院系簽字蓋章后直接到財(cái)務(wù)部門入賬，這種流程適用于那些希望科研經(jīng)費(fèi)能快速入賬的項(xiàng)目及教師。

此類經(jīng)費(fèi)管理的工作流程如表3所示。

３科研經(jīng)費(fèi)管理流程在清華大學(xué)的實(shí)踐及其使用效果

上述科研經(jīng)費(fèi)管理流程從２００８年５月開始在清華大學(xué)正式啟用，經(jīng)過一段時(shí)間的磨合和分步實(shí)施，該流程的使用已經(jīng)逐步步入正軌并對(duì)清華大學(xué)的科研經(jīng)費(fèi)管理起到了一定的促進(jìn)作用，其主要使用效果如下：

３．１ 利用信息化手段簡(jiǎn)化管理，有效減輕了科研管理人員的工作量

項(xiàng)目管理是科研經(jīng)費(fèi)管理的基礎(chǔ)，通過建設(shè)和實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)科研項(xiàng)目的信息化管理，統(tǒng)一并簡(jiǎn)化了科研院各個(gè)不同管理部門之間對(duì)項(xiàng)目管理的管理方式，有效地減輕了科研人員的工作量，使其有更多的時(shí)間關(guān)注于科研項(xiàng)目的獲取、中期檢查、結(jié)題、經(jīng)費(fèi)監(jiān)督等全過程管理。

３．２ 梳理財(cái)務(wù)流程，明確在科研經(jīng)費(fèi)管理各個(gè)環(huán)節(jié)中各部門的職責(zé)

通過對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理流程的梳理，明確了合同、預(yù)算管理中各個(gè)環(huán)節(jié)各部門的職責(zé)，其中科研院負(fù)責(zé)合同的簽訂、項(xiàng)目建立、中期檢查、結(jié)題、經(jīng)費(fèi)的劃撥、預(yù)算的申報(bào)與審核，財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)的入賬、開具票據(jù)、預(yù)算的控制與審計(jì)等工作。

３．３ 規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)撥款流程，實(shí)現(xiàn)科研主管部門與財(cái)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)共享

新的科研經(jīng)費(fèi)撥款流程涵蓋了所有的科研項(xiàng)目，并且在3種流程中都通過信息化手段實(shí)現(xiàn)了科研主管部門與財(cái)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)共享，對(duì)于每一條科研經(jīng)費(fèi)入賬信息，都會(huì)通過該科研項(xiàng)目的編號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)的整合。

３．４ 以用戶為中心，簡(jiǎn)化科研經(jīng)費(fèi)下?lián)芰鞒蹋s短從到款到入賬時(shí)間間隔

在上述3種科研經(jīng)費(fèi)撥款流程中，教師可以直接在網(wǎng)上認(rèn)款、填寫分撥信息，不用填寫復(fù)雜單據(jù)、來回蓋章跑路，節(jié)省了大量的寶貴時(shí)間，同時(shí)教師可以方便地使用各種流程實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的入賬。實(shí)踐證明，新的科研經(jīng)費(fèi)撥款流程不僅節(jié)約了教師的大量時(shí)間，對(duì)于需要分撥的科研經(jīng)費(fèi)，將到款到入賬之間的時(shí)間間隔從兩周縮短到兩天；對(duì)于橫向的項(xiàng)目可以實(shí)現(xiàn)隔天入賬甚至是當(dāng)天入賬，大大縮短其時(shí)間間隔，教師反映良好。

３．５科研主管部門可以實(shí)時(shí)掌握科研經(jīng)費(fèi)到款情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的全過程管理

實(shí)現(xiàn)了科研主管部門與財(cái)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)共享，財(cái)務(wù)部門可以實(shí)時(shí)看到科研項(xiàng)目的詳細(xì)信息，科研主管部門可以實(shí)時(shí)查看科研經(jīng)費(fèi)的到款情況，解決了以往科研主管部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)到款數(shù)據(jù)掌握不準(zhǔn)確、不實(shí)時(shí)等問題，有利于科研主管部門實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的全過程管理。

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