我的會展情緣

在大學(xué)畢業(yè)即將邁入社會時(shí)，我對自己的人生規(guī)劃還是一片迷茫，當(dāng)時(shí)高考分?jǐn)?shù)還可以，卻沒有大學(xué)錄取，后來調(diào)配到醫(yī)療領(lǐng)域?qū)W醫(yī)療器械，我對這個(gè)行業(yè)不是很感興趣，我曾經(jīng)報(bào)考航空航天大學(xué)，無奈卻失主交臂。我一直認(rèn)為自己的邏輯思維很好，如果沒有從事技術(shù)行業(yè)真的是很浪費(fèi)，于是我報(bào)考了復(fù)旦大學(xué)的計(jì)算機(jī)軟件自考專業(yè)。在經(jīng)過艱辛的努力學(xué)習(xí)之后，終于畢業(yè)了。但是當(dāng)我走進(jìn)這個(gè)領(lǐng)域時(shí)才發(fā)現(xiàn)，作為一個(gè)女程序員是多么的難生存，特別地，還是從醫(yī)學(xué)領(lǐng)域里轉(zhuǎn)行過來的女程序員更是難找到一個(gè)發(fā)展的平臺，真可謂是“念天地之悠悠，獨(dú)嗆然而涕下”……

之后，一次偶然的機(jī)會讓我接觸到了會展領(lǐng)域，那時(shí)華東師范大學(xué)會展學(xué)院舉辦會展師培訓(xùn)，我在同學(xué)的介紹下進(jìn)入了這樣的學(xué)習(xí)環(huán)境，通過一段時(shí)間的培訓(xùn)下來，我真的有那種相識恨晚的感覺，因?yàn)槲艺业搅俗约旱呐d趣點(diǎn)和平臺，讓我充分體會到了人生最大的快樂莫過于把自己的愛好當(dāng)成職業(yè)。

接下來的幾年里，我一直從事國際和國內(nèi)的會展工作，基本上行業(yè)里的每一個(gè)角色都擔(dān)當(dāng)過，所以在理論與實(shí)際的結(jié)合中得到很多體會，故把自己的經(jīng)驗(yàn)所得寫出來，與所有熱衷于會展行業(yè)的人一起來分享，若有不足之處，還望大家多多體諒。

會展包括會議和展覽，我對會議從業(yè)時(shí)間較長，故談?wù)剬h的理解。

會議就像一個(gè)工程，就像我們設(shè)計(jì)軟件產(chǎn)品一樣，包含許多模塊，而各模塊之間又存在著各種邏輯關(guān)系，怎么從整體上統(tǒng)籌規(guī)劃好這個(gè)工程，就需要有一個(gè)完整、嚴(yán)密、成熟的策劃過程。

其實(shí)策劃是一個(gè)比較抽象的概念，我也是通過實(shí)際工作中才慢慢體會到其中的深刻含義。所謂策劃，就是揭示個(gè)人、組織如何創(chuàng)造性地組合運(yùn)用一切可以利用的信息、資源和時(shí)間三大基本要素，從而掌握行動的主導(dǎo)權(quán)，最終達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

當(dāng)然，策劃學(xué)是一個(gè)非常綜合的學(xué)科，體現(xiàn)的是一個(gè)整體的全局性的思維。所以策劃學(xué)不同于市場學(xué)，市場學(xué)緊緊圍繞市場而異動，策劃學(xué)則著眼于全局；策劃學(xué)不同于管理學(xué)，管理學(xué)注重機(jī)構(gòu)的組織與運(yùn)作及其所產(chǎn)生的內(nèi)部效率，策劃學(xué)探討內(nèi)部效率與外部市場以及與其他一切相關(guān)點(diǎn)的辯證關(guān)系；策劃學(xué)也不是廣告學(xué)，廣告學(xué)以傳達(dá)信息為目標(biāo)，策劃學(xué)控制信息傳達(dá)的范圍、速率和效果。

如果耍作好一個(gè)策劃，組織者一定要掌握以下幾個(gè)知識領(lǐng)域：

總結(jié)下來，做好一個(gè)策劃工程，主要可以通過以下六個(gè)步驟完成：

1 明確目的，即明確企業(yè)的戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)、發(fā)展目標(biāo)，以及在發(fā)展過程中可能遇到的問題及應(yīng)對辦法，

2 收集相關(guān)信息，分析發(fā)現(xiàn)其規(guī)律，挖掘其價(jià)值。

3 在信息分析的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生解決問題的方式與方法以及新的創(chuàng)意。

4 編導(dǎo)策劃書，并設(shè)計(jì)講解和實(shí)施方案。

5 接受相關(guān)人員的質(zhì)詢和建議，以及市場的反應(yīng)效果修正錯(cuò)誤，最終設(shè)計(jì)出符合市場的會議產(chǎn)品。

6 實(shí)施總結(jié)，會后評估，總結(jié)得與失。

策劃學(xué)貫穿于整個(gè)工程周期，是項(xiàng)目的靈魂，也是項(xiàng)目的核心，所以對于一個(gè)會議工程來說，策劃無異于人的大腦，指揮著各個(gè)資源的協(xié)調(diào)與配合，正如一句格言：“不做總統(tǒng)，就做策劃人”。此話似乎有些夸張，但也的確表達(dá)出了策劃學(xué)的地位是何其的重要。因?yàn)槲疑羁腆w會到會議是否取得預(yù)期目標(biāo)，其設(shè)計(jì)的會議產(chǎn)品一定要符合市場需求，符合行業(yè)的焦點(diǎn)及熱點(diǎn)。目前中國的會議行業(yè)就像春秋戰(zhàn)國時(shí)代，有很多會議公司，但是體制不完善，經(jīng)營及管理辦法不成熟，沒有一個(gè)系統(tǒng)的科學(xué)的策劃過程去抓住市場需求。所以操作過程中往往出現(xiàn)各種各樣的問題與風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致一個(gè)會議的生命周期很短，很快就死掉了，無法形成一個(gè)行業(yè)里的品牌和風(fēng)向標(biāo)。而對于那種市場機(jī)制很成熟的會議公司，往往能抓住行業(yè)里的市場需求，找準(zhǔn)主題，最終成功招商并完成一個(gè)會議。所以在目前中國這種會議市場的大環(huán)境下，誰能最終成為霸主，成為行業(yè)里閃耀的明星，我們可拭目以待。

那么作為策劃實(shí)施的對象，會議工程其結(jié)構(gòu)和流程又是如何的呢?我們借用一個(gè)圖表來形象表示一下。

通過上圖我們可以清晰的看到會議在各個(gè)階段的工作和任務(wù)。當(dāng)從整體上看待一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，便有了一定的高度和寬度，就能夠很好的掌控全局，靈活控制其進(jìn)度，以及風(fēng)險(xiǎn)評估，和處理一些突發(fā)的不可預(yù)測的事件。因?yàn)槲以?jīng)策劃并組織過一個(gè)北歐企業(yè)合作論壇，在最后的三個(gè)月里，可謂是危機(jī)重重，招商很困難，差一點(diǎn)就在會議還沒舉辦前就死掉了。所以每一個(gè)環(huán)節(jié)都很關(guān)鍵和重要，它將直接影響到你下一個(gè)操作過程。所以在執(zhí)行當(dāng)中一定要制定好工作進(jìn)度表及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測和應(yīng)對辦法。不然就像馬云先生所說的那樣：“天就要亮了，可是很多人在天亮的前一刻就倒下了。”

這些年來，我在操作一個(gè)會議時(shí)，就發(fā)現(xiàn)這個(gè)過程中會產(chǎn)生很多的資源，如果整合得恰當(dāng)?shù)脑挘粌H可以把會議做好，而且還可以產(chǎn)生很多衍生的價(jià)值。對以后再舉辦會議或是其他活動，都可以提供一個(gè)很好的資源利用平臺，于是，資源的整合便成了會議工程里一個(gè)非常突出的特色。

其實(shí)從本質(zhì)上來看，會議就是把一大堆具有相關(guān)關(guān)系的人集合在一起，進(jìn)行智慧的交流與碰撞。所以每一個(gè)人就是一個(gè)資源。而大量的資源集合在一起時(shí)，便形成了一個(gè)強(qiáng)大的有機(jī)的資源庫。怎么去掌控好這個(gè)資源庫里其維妙維肖的關(guān)系，便成了一個(gè)會議策劃人倍加考量的重點(diǎn)了。它就像是一門藝術(shù)，需要一個(gè)人用心去領(lǐng)悟，去體會，正如一個(gè)畫家在創(chuàng)作他的作品一樣，然后通過自己的藝術(shù)形式體現(xiàn)出來。

我這樣描述也許太文學(xué)了一點(diǎn)，我們用圖表來理性的表述一下：

在我的理解里，資源是會議工程產(chǎn)生其價(jià)值的源動力，所以對資源的分配和整合是會議工程的重點(diǎn)研究對象，也是最具有不可預(yù)測的和突發(fā)性的因素在里面，要把握好其尺度以及風(fēng)險(xiǎn)評估，是需要長期的經(jīng)驗(yàn)積累和研究總結(jié)的。

從宏觀上來看，會議工程就如下面的結(jié)構(gòu)關(guān)系圖：

所以要做好一個(gè)會議工程，其實(shí)需要有很好的戰(zhàn)略思維與統(tǒng)籌規(guī)劃的。在前人的經(jīng)驗(yàn)及自己的總結(jié)中，我得到如下幾點(diǎn)體會：

一、先予后取：積極推進(jìn)會議的營銷。

二、努力擴(kuò)張：進(jìn)行大范圍布局。

三、目光長遠(yuǎn)：可以為市場預(yù)虧。

四、品牌化：在行業(yè)里形成品牌效應(yīng)。

五、理念：理念是會議工程生產(chǎn)力的核心。

我認(rèn)為這是一個(gè)很好的戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)，目前中國市場上很多會議公司只看眼前，只為賺錢，結(jié)果往往很快就死掉了，我們可以看看那些國際性的會展公司，比如法蘭克福，漢諾威，勵(lì)展等行業(yè)里的龍頭企業(yè)，在他們剛進(jìn)入中國市場時(shí)，基本都是虧損狀態(tài)的，但幾年過后，他們都順利盈利了。并且現(xiàn)在他們在中國市場的很多行業(yè)里已經(jīng)形成品牌會展，壟斷了市場。他們的優(yōu)秀理念真的很值得我們學(xué)習(xí)和借鑒的。

以上是我這些年來的心得體會，希望能夠引起共鳴，“人之相知，貴相知心”，倍甚感激!