基于知識(shí)管理的行政辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為了規(guī)范工作流程，提高辦公效率，加快信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)管理工作的信息化、科學(xué)化，全面提升管理水平，無(wú)論是政府還是企事業(yè)單位，都迫切需要建立一套辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)。 實(shí)施知識(shí)管理是企事業(yè)單位適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，也是信息化建設(shè)的目標(biāo)。將OA與知識(shí)管理結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建以知識(shí)管理為核心的OA系統(tǒng)就成為新一代辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)，兩者的結(jié)合使知識(shí)管理找到了發(fā)揮其作用的載體，也使辦公自動(dòng)化發(fā)生了質(zhì)的飛躍。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào)：G648.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

1 引言

現(xiàn)如今大部分企事業(yè)用的都是以知識(shí)管理為核心的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，即依托WEB2.0、RSS等新技術(shù)和管理理念，圍繞組織的最終目標(biāo)，以知識(shí)節(jié)點(diǎn)、關(guān)鍵字、TAG等元數(shù)據(jù)為抓手，借助短信貓等各種設(shè)備，將組織在發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的各種信息有機(jī)的整合起來(lái)，使系統(tǒng)內(nèi)的資源更合理更富有生機(jī)和活力，更易利用和更有價(jià)值。

第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅注重模擬和實(shí)現(xiàn)工作流的自動(dòng)化，而且注重模擬和實(shí)現(xiàn)工作流中每一個(gè)單元和每一個(gè)工作人員運(yùn)用知識(shí)的過(guò)程，更能滿足學(xué)院對(duì)信息快速、準(zhǔn)確處理的要求。

2 整體設(shè)計(jì)

本項(xiàng)目將采用計(jì)劃利用問(wèn)卷調(diào)查和個(gè)別訪談的方式，了解大家對(duì)辦公系統(tǒng)的實(shí)際需求和優(yōu)化意見(jiàn)，計(jì)劃采用JSP + Struts + Hibernate + SQL Server2005 + 硬件設(shè)備（短信貓）實(shí)現(xiàn)基于知識(shí)管理的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，將依照功能模塊化、操作WEB化、管理分層化、內(nèi)容節(jié)點(diǎn)化、整體智能化的設(shè)計(jì)思路，采用面向?qū)ο蠛头謱娱_(kāi)發(fā)的模式不斷推進(jìn)設(shè)計(jì)工作。

2.1設(shè)計(jì)分析

1、文檔保存和教職工自我提高的需要。一些可以開(kāi)發(fā)利用的電子文檔散落在工作人員的電腦中，需要集中存放，便于統(tǒng)一全文檢索，以利于新員工或有需求的員工自我提高。例如授課計(jì)劃、教學(xué)大綱、部門(mén)工作計(jì)劃、部門(mén)總結(jié)、課研課題文檔、優(yōu)秀教學(xué)PPT等。

2、數(shù)據(jù)同步和統(tǒng)一的需要。一些數(shù)據(jù)因?yàn)楦鞑块T(mén)系統(tǒng)獨(dú)立工作，缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)更新不同步，需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)。例如人事變動(dòng)情況集中掌握在人事處手中，而圖書(shū)館、工會(huì)很難及時(shí)掌握，不利于工作開(kāi)展。

3、工作連貫開(kāi)展的需要。由于各方面的原因，我院工作人員流動(dòng)性比較大，很多工作因?yàn)槿藛T的變動(dòng)而延誤、耽誤，甚至荒廢，帶來(lái)許多不必要的損失和麻煩。主要是因?yàn)閸徫坏慕唤訉?dǎo)致一些關(guān)鍵材料、資料、檔案的“遺失”。而大部分遺失的材料并非真正遺失，而是因?yàn)閸徫唤邮秩瞬皇煜で叭蔚奈臋n管理方式，不能及時(shí)找到所需資料。

4、學(xué)院所有系統(tǒng)的集成。學(xué)院教職工要查工資，得進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，收郵件，得進(jìn)郵件系統(tǒng)……，集成至一個(gè)門(mén)戶(hù)中，只要用自己的用戶(hù)名和密碼登錄，即可查詢(xún)所有相關(guān)信息。例如：工資查詢(xún)、收郵件、教務(wù)系統(tǒng)、科研分查詢(xún)、校園黃頁(yè)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)修等等。

5、簡(jiǎn)化審批手續(xù)的需要。部門(mén)人擬稿，領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后轉(zhuǎn)發(fā)至下個(gè)領(lǐng)導(dǎo)處，下個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽完意見(jiàn)再轉(zhuǎn)發(fā)，直至轉(zhuǎn)發(fā)至檔案室最終歸檔。省去了挨個(gè)找領(lǐng)導(dǎo)簽字的麻煩。簡(jiǎn)化了發(fā)文的手續(xù)。

2.2 研究?jī)?nèi)容

1、基于知識(shí)管理的行政辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的可行性研究；

2、基于知識(shí)管理的行政辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模式和實(shí)現(xiàn)方式研究；

3、基于知識(shí)管理的行政辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的使用效果及優(yōu)化方案研究

2.3 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

1、分析出我院行政辦公對(duì)自動(dòng)化管理系統(tǒng)的實(shí)際需求；

2、設(shè)計(jì)出符合我院實(shí)際需求的基于知識(shí)管理的行政辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)；

3、積累相關(guān)的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，為系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和升級(jí)提供依據(jù)；

4、為學(xué)院的行政辦公提供了一個(gè)更為方便的管理平臺(tái)，提高個(gè)人辦公的工作效率，進(jìn)而提高整個(gè)學(xué)院的辦公效率。

3 系統(tǒng)功能拓?fù)鋱D

4 設(shè)計(jì)原則

開(kāi)放性原則：系統(tǒng)要為將來(lái)的擴(kuò)展留有余地，隨著用戶(hù)的需求增加，系統(tǒng)應(yīng)能不斷擴(kuò)大功能。因此，系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)貫徹模塊化思想，底層模塊采用變量傳遞方法，提高程序靈活性、可讀性和編程效率，同時(shí)使用動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)控制，使系統(tǒng)具有高度靈活性和可維護(hù)性。

實(shí)用性原則：系統(tǒng)設(shè)計(jì)要密切結(jié)合學(xué)院管理需求，真正解決實(shí)際問(wèn)題。充分考慮各級(jí)管理者的需求，方便使用，建立友好的人機(jī)界面。

先進(jìn)性原則：系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)盡量采用當(dāng)今技術(shù)的發(fā)展的新思想、新方法和新工具。

可靠性原則：系統(tǒng)的每一步設(shè)計(jì)都要考慮可靠性措施。數(shù)據(jù)的采集、傳輸和存取要采取質(zhì)量把關(guān)，訪問(wèn)要有保護(hù)措施，每個(gè)用戶(hù)都要有自己獨(dú)立的用戶(hù)名和口令。

5 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于一個(gè)學(xué)院而言，它不僅包括教學(xué)，還包括行政方面具體的辦公過(guò)程，還包括財(cái)務(wù)、人力資源等專(zhuān)項(xiàng)管理，而且同時(shí)有著大量的日常辦公工作，有著大量不同職位、不同部門(mén)間的協(xié)同工作?；谥R(shí)管理的行政辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)就是通過(guò)應(yīng)用軟件為事業(yè)單位或行政部門(mén)的日常辦公、協(xié)作提供支撐的平臺(tái)。是事業(yè)單位或行政部門(mén)應(yīng)用軟件體系的重要組成部分，它的建設(shè)具有針對(duì)性，達(dá)到文檔自動(dòng)化管理、處理信息及時(shí)傳遞，學(xué)院內(nèi)部各個(gè)系統(tǒng)都統(tǒng)一集成至一個(gè)門(mén)戶(hù)入口，方便管理。

參考文獻(xiàn)：

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