教務檔案管理在高等學校中的研究與應用

摘要：教學檔案管理是教學管理工作的重要內(nèi)容，是高校教學水平的客觀記錄和反映，是搞好教學水平評估的基礎和前提。本文闡述了教學檔案的內(nèi)容、形成過程和重要性并提出了加強高校教學檔案管理的幾點措施。

關鍵詞：教學檔案 關系 管理 措施

1 高校教學檔案與教學管理之間的關系

1.1 教學檔案管理是教學管理工作的重要內(nèi)容。

學生自入學到畢業(yè)，教師從教什么、怎么教到教的結(jié)果如何，教與學的整個教學活動的每一個環(huán)節(jié)所留下的每一步進展的痕跡，所形成的具有保存價值的文字、圖表及影像材料等就是教學檔案。例如教學業(yè)務檔案(上級機關下發(fā)的有關教學工作的文件、課堂及實踐教學資料、教學計劃及總結(jié)、教育改革、教學研究、教學質(zhì)量評估、師資培養(yǎng)、典型教案、編著教材、實習實驗指導書、教學檢查總結(jié)、對學生的考察情況、教師教學日歷等)、學籍管理檔案(學生入學登記表、學生學籍異動情況記錄表、學籍卡、學歷學位發(fā)放記錄登記表等)以及其他在教學活動過程中直接形成的文字、圖表及影像材料。

為使教學活動按計劃有序地進行，高校的教學管理部門和各二級教學單位都制訂了一系列的教學管理規(guī)章制度、教學計劃、教學大綱、教學進程表等。為了對教與學的質(zhì)量進行有效控制，教學管理人員不僅要直接向教師和學生進行了解，而且要翻閱“有據(jù)可查”的教學業(yè)務檔案。因此，教學管理工作離不開教學檔案。教學管理人員有責任、有義務收集、管理好教學檔案。

1.2 教學檔案是高校教學水平的客觀記錄和反映。

檔案是社會歷史發(fā)展的客觀記錄。教學檔案是高校教學水平高低的客觀反映。通過對歷年的講稿、教案、實習實驗指導書等進行比較研究，可以看出教學的水平。作為一名教師，如果講稿、教案、實習實驗指導書等多年來一成不變，說明教師的業(yè)務水平?jīng)]有提高，也就意味著教學水平停滯不前，跟不上時代發(fā)展的步伐(實則就是一種倒退)；對歷年的學生考卷、學生考試成績、優(yōu)秀畢業(yè)設計、歷屆畢業(yè)生跟蹤調(diào)查材料等的比較，同樣能反映出學生學的情況；對同類學校間教學檔案的“橫向”比較，能直觀地反映各個高校教學水平及教學管理水平的高低。這些都是探求如何加強教學管理、提高教學質(zhì)量的重要依據(jù)和基礎。

1.3 教學檔案管理為教學水平評估提供基礎資料。

從教育部開展的高等學校教學評估工作來看，豐富的教學檔案是搞好教學評估的基礎和前提。高等學校教學評估是根據(jù)一定的教育目標和標準，通過系統(tǒng)搜集學校教育的主要信息，準確地了解實際情況，進行的科學分析，并對學校辦學水平和教育質(zhì)量做出評價，為學校改進工作開展教學改革和教學管理部門改善宏觀管理提供依據(jù)。在教學評估過程中，評估專家就是在對被評估單位所提供的教學文件(如教學大綱、課程實習大綱、課程安排、試題與試卷分析、學生成績以及學籍、畢業(yè)設計或論文、學歷學位等)進行分析的基礎上，輔之以走訪、調(diào)查、民意測驗、隨機抽查等，對這個單位的教學管理水平做出的基本評估。相反，一些單位平時不注意檔案材料的積累，該歸檔的材料未及時歸檔而導致遺失，那么要想讓評估專家組做出符合實際的評語是十分困難的。因此，為了做好教學評估的準備工作，教學檔案管理應該得到學校領導、教師和教學管理人員的高度重視。

1.4 教師和管理人員是決定教學檔案是否完整的主要因素。

教學檔案的形成要經(jīng)過至少兩個階段。第一個階段是教學文檔材料的形成階段，教學活動內(nèi)容被載入某種材質(zhì)(如紙張、光盤等)，這是決定教學檔案是否完整的第一道關口。在日常教學工作中經(jīng)常會出現(xiàn)以下現(xiàn)象：教師的講稿、教案不完整，甚至沒有教案和講稿；上課時只列幾條提綱，甚至提綱也不列；教學工作總結(jié)、教學檢查等以言代之。這直接導致教學評估時無檔可查，造成無謂“失分”。第二個階段是將文件材料進行集中、整理立卷的歸檔階段。這一階段的關鍵是教學管理人員是否按教學特性和歸檔要求將教學文件材料轉(zhuǎn)化為教學檔案。教學文件材料的形成者往往會認為某些材料“不重要”而隨意處置，或?qū)⑵渲袑河杏玫牟幌蚪虒W管理人員移交。所以，他們是否將教學文件材料全部向教學管理人員移交是決定教學檔案是否完整的第二道關口。

2 加強高校教學檔案管理的幾點措施

2.1 加大宣傳力度以增強全員的檔案意識和法制觀念。

高校教師、教學管理人員、學生是決定教學檔案是否完整的主要因素。因此，加大檔案工作的宣傳力度，提高廣大師生的檔案意識和法制觀念尤為重要。

教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有”。教師及教學管理人員應該清楚地認識到，在從事教學活動中形成的、屬歸檔范圍的文件材料，雖然是自己勞動汗水的結(jié)晶，但是無權占為己有；這些材料是受檔案法保護的學校固有財產(chǎn)，必須保證其完整無缺，并按照規(guī)定向檔案室移交。

2.2 建立健全教學檔案管理制度，實行規(guī)范化管理辦法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)，制定各項教學檔案管理的規(guī)章制度。加強教學檔案的管理，規(guī)范教學檔案管理程序，完善管理體制，實行規(guī)范化管理，使教學檔案管理工作規(guī)范統(tǒng)一，做到有章可循，保障教學檔案資料收集、整理、保管和查閱工作的規(guī)范化和制度化，保證教學檔案資料的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

2.3 加強教學檔案管理隊伍的建設，提高教學檔案管理人員素質(zhì)。

做好教學檔案管理工作的關鍵是有一支既懂檔案知識，又懂教學管理，并能運用現(xiàn)代化手段的教學檔案管理隊伍。現(xiàn)在，大多數(shù)高校教學檔案管理人員是由各二級教學單位的教學秘書負責收集和管理，沒有設置專門的教學檔案管理員。這不僅加重了教學秘書的工作負擔，而且由于很多教學秘書缺乏檔案管理知識，導致教學檔案管理的質(zhì)量難以保障。而且在現(xiàn)代信息技術迅猛發(fā)展的今天，加強網(wǎng)絡、多媒體、計算機技術的應用，實現(xiàn)教學檔案管理手段的現(xiàn)代化，是每一個教學檔案管理人員應該具備的基本素質(zhì)。所以，高校應當配備專職的教學檔案管理人員，并對其進行檔案專業(yè)知識系統(tǒng)培訓，使之掌握檔案工作的基本知識和專業(yè)技能；對其加強思想品德教育，使他們具有良好的思想品質(zhì)，具有愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的職業(yè)道德；并采取“走出去請進來”的交流學習方式定期或不定期的對他們進行業(yè)務指導和幫助，組織他們相互交流，取長補短，不斷提高他們的業(yè)務水平。

2.4 利用教學檔案為教學工作服務。

檔案的生命在于它的有用性。教學檔案不能得到合理利用，只是被分門別類的鎖進檔案柜中，成為“死檔案”，那就不具有存在的價值，最終會影響到人們?yōu)橹畡趧拥姆e極性。因此，教學檔案管理人員應積極開發(fā)教學檔案資源，主動為教學管理工作服務。如將教學管理制度、優(yōu)秀教師的講稿、教案、教學工作總結(jié)、教學研究論文、歷年的試題、學生考試的試卷分析、優(yōu)秀畢業(yè)論文、師資情況、教師歷年的科研成果等匯編成冊，供廣大教師參考，供教學管理人員、教學研究人員查閱。其結(jié)果不僅能引起他們對教學檔案的重視，使他們愿意配合、支持教學檔案的歸檔工作，從而形成教學檔案管理的良性循環(huán)；更為重要的是能夠為改進教學管理、提高學校辦學水平、教師素質(zhì)，最大限度地發(fā)揮教學檔案的作用。

總之，高校教學檔案管理工作直接關系到學校的辦學水平和辦學質(zhì)量。不斷優(yōu)化教學檔案管理，提高教學檔案的質(zhì)量和科學管理水平，實現(xiàn)高校教學檔案工作的制度化、規(guī)范化和科學化，保證教學檔案信息及時有效地為高校管理工作和社會服務，是高校教學檔案管理工作者努力的目標。