加強基礎工作是檔案管理現代化的前提

摘要：隨著科技、經濟和社會建設的高速發展，檔案信息作為社會信息的一個重要方面，其內容和形式也在不斷豐富和發展。社會對檔案信息的利用需求發生了很大變化，由過去的量少、零散、形式單一、內容專門化，變為量大、系統、形式多樣、內容豐富。傳統的檔案管理方式已越來越不適應形勢發展的需要，檔案管理現代化建設勢在必行。

關鍵詞：檔案 基礎工作 管理現代化 前提

檔案是從現行的各種原始記錄材料有條件地轉化來的，它既是單位或個人在社會活動中出于需要自然形成的產物，又是人們有目的、有意識選擇和保留的結果。檔案管理基礎工作包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、提供利用、統計八個工作環節。

檔案收集工作是檔案（室）館依法接收單位的歸檔文件、現行機關檔案、撤銷機關檔案，以及征集歷史檔案的活動。其目的是積累豐富、合理的館藏檔案資源；檔案室（館）根據檔案的形成規律，對其進行分類、立卷、編制目錄的過程，就是檔案的整理工作。其目的是建立有序化的檔案實體保管系統，便于檔案的日常維護、調閱和歸卷；檔案鑒定工作分為歸檔鑒定和復審鑒定，是檔案室（館）判定檔案存毀和劃定保管期限的活動。其目的是優化館藏，提高檔案管理和利用的效率；檔案保管工作的主要內容是對庫房內的檔案進行有序管理，控制危害檔案物質載體和書寫材料的各種因素。其目的是延長檔案的壽命，維護檔案的安全；檔案檢索工作是檔案室（館）編制檔案檢索工具，建立手工和計算機檔案檢索體系的活動。其目的是方便利用查閱檔案；檔案編研工作是指檔案室（館）根據單位或社會的需要，利用館藏編輯檔案文獻匯編、檔案參考資料、歷史研究作品等出版物的活動。它具有信息開發工作的性質；檔案提供利用工作是指檔案室（館）通過閱覽、借閱、復制、展覽等途徑將檔案原件、復制件、檔案信息直接提供給利用者的活動，它直接體現了檔案工作的服務功能；檔案統計工作包括檔案室（館）內部的登記和統計工作以及按時填報國家統計文件的工作。其目的是及時掌握檔案管理工作的狀況，不斷調整和完善檔案工作。

檔案管理現代化是相對于檔案管理的傳統方法而言的。它是以現代管理科學為指導，應用現代的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性、創造性，對檔案管理的傳統方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現系統化、定量化、信息化、智力化，以取得檔案管理總目標的最佳效果，即：最大限度地延長檔案壽命；充分發揮檔案的作用，迅速準確地提供檔案信息，為社會進步和經濟發展服務；在電子文件不斷生成的情況下，及時有效地收集、整理檔案，豐富館（室）藏。

加強檔案管理基礎工作是檔案管理現代化的前提。

1 檔案管理基礎工作存在的主要問題

眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具，其首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算工作的技術要求。那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講，目前，我國的綜合性質檔案館大多是館藏內容龐雜、案卷數量繁多、時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之路，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有一、二頁一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合檔案館建館時間越長，館藏量越大的，存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看，我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件，需要盡快地、科學地解決這些問題。

2 實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平，就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精 這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份，或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.2 重新組合案卷實現案卷規范化 將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏，科學保管而且亦可以提高實行計算機管理歸檔后的利用效率。

2.3 結合本館實際規范著錄工作 著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據，但是由于各個檔案館的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求，制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

2.4 統一分類號保證檢索查全率 計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要，在分類過程中，首先應根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。在分類的過程中，還應加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織檔案管理人員統一認識，統一標準盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。

2.5 規范題名保證檢索查準率 檔案的分類號保證了檢索查全率，但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準，而題名準確才能保證檢索的查準率。因此在著錄時，要統一規范題名。規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。還要統一題名中應具備的要素。結合計算機檢索需要，在著錄過程中，將題名中責任者、事由、文種（必要時加上人名、地點和時間）等要素都要填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的贅詞。

3 加快數據準備，推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備是一個大工程，尤其對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足，而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點，便基本可以取得著錄工作 “多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進 檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的，是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用效率。

3.2 分級次著錄，省時省力 在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣處理不僅能提示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力、與財力又提高了效率。

3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎 對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引；而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

3.4 用“關鍵詞”替代“主題詞”，縮短查找時間，提高效率 “主題詞”雖然有規范統一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端；怎樣取其利避其弊？我們認為，可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出提示主題內容的詞匯、關鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如，擬寫關于廠房基礎建設一事的關鍵詞，有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”，在進行計算機后控時統一規范為“基建”，還可以利用計算機“活動增加”的功能，把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。