淺談企業應如何開展編研工作

摘要：檔案作為企業發展過程的歷史記錄，是企業創新發展的重要基礎和技術支持。開發利用是檔案管理工作發展的根本目的，企業檔案工作要想創新發展，必須利用好編研這個重要方式，突破傳統，拓寬編研思路，保持與時代同步發展。本文從編研內容、編研方式、編研隊伍建設等方面，簡單論述了企業如何開展編研工作。

關鍵詞：企業 檔案工作 編研

檔案編研作為檔案利用開發的方式，是檔案部門將檔案中的信息甄別、篩選、提煉、加工成可以直接提供利用的材料的一項專門工作。檔案編研是將檔案信息進行資源整合、由“死檔”變成“活檔”的重要途徑，是使檔案成為與外界有效溝通的橋梁，更是檔案工作者從幕后到臺前，充分展示自己的機會。

曾經參觀過一些企業，大多數企業的編研水平，還是停留在舊有的升級達標時期的“組織沿革”、“大事記”、“數據匯編”等幾個簡單的編研種類，選題面窄、比例不合理、實用性不強。編研模式還是沿襲舊有模式，將庫房中的檔案信息進行簡單匯編，或者進行一些加工。但是已經遠遠不能滿足利用者的需求，跟不上現代檔案發展的步伐。筆者近期參觀了北京市檔案局舉辦的檔案利用成果展覽，感覺獲益匪淺，另結合自身工作經驗，淺談一下企業應如何放開思路，開展編研工作。

1 編研內容方面，打破常規，轉變思路

編研工作要想發展，推陳出新，檔案工作者必須拓寬思路，擴展選題和編研內容。檔案人員要一改以往的“閉門造車”的模式，經常深入基層進行調研，面向企業方方面面需求，了解利用者的需求，然后基于館藏資源，結合具體需求，甄選編研課題，制定編研計劃和進度，既豐富了編研種類，也使得編研成果能夠“編有所用”。例如，中修匯編、產品研發、特種設備匯編等編研課題，都是專業性、實用性較強的編研類別。

編研內容上，不能僅限于對文書檔案進行開發，我們經常看到的會議文件匯編、摘報、制度匯編等編研材料，均是對文書檔案的發掘。實際上，像科技檔案、人事檔案和會計檔案中更多可供開發的編研課題，尤其是科技檔案，包括基建檔案、設備檔案、科研檔案、產品檔案四大類，可供開發的領域、種類、涉及的內容更加廣泛。例如冶金企業中針對設備檔案，就可以進行設備手冊、設備大修記錄、設備簡介、設備事故分析、特種設備報檢記錄等各種編研材料。專業人員可以直接利用這些檔案材料，而不必查閱大量案卷，節省了時間，提高了工作效率。

轉變觀念，還體現在編研材料的收集上，有時候由于人員調動等各種原因，一些檔案資料散落在專業人員手中沒有及時收集上來，而檔案人員在編研過程中，選好了課題卻因為檔案資料不全而無法進行，這就需要檔案人員，邊搜集資料邊編研，這樣可以豐富館藏，編研成果提供給專業人員利用時候，也可以轉變專業人員的意識，養成重要文件資料及時歸檔的習慣。

2 編研方式上，學會“借力打力”，走聯合編研之路

傳統檔案匯編，質量參差不齊，實用性也不強。這與檔案人員本身的知識水平有一定的關系，檔案人員具備一定的寫作能力，但是涉及到一些行業術語或專業詞匯的用法，如果不及時與專業人員溝通，就容易鬧出笑話。聯合編研，就是檔案部門與專業部門聯合，針對某個選題進行編研，以檔案部門為主，專業部門為輔。檔案部門針對調研需求進行編研，專業部門則主要從專業的角度，對編研成果給予審核，最后檔案部門再進行修訂、排版，直至最后形成正式、規范的編研刊物，避免了因各種錯誤給利用者造成的不便。聯合編研，也可以由專業部門，比如企業宣傳部門選題、擬定大綱，檔案部門配合，查找檔案信息補充檔案文件、圖片等，豐富材料內容。這種情況下，專業人員既是檔案編研成果的讀者和利用者同時也是編者，亦有利于企業整體檔案意識的提高。

同時，檔案工作由于屬于企業的基礎工作，申請資金方面經常會遇到問題，聯合編研情況下，專業部門和檔案部門可以共同出資，出版編研成果，既提高了編研成果的質量，彌補了檔案部門資金的不足，也加強了檔案部門與專業部門的聯系，擴大了檔案部門的知名度，實現雙方“共贏”。

3 編研形式多樣化

編研形式，是編研成果直接呈現給利用者的表現形式，快捷、直觀，是吸引利用者的制勝法寶。現代網絡技術和出版技術的發展，無疑為檔案部門提供了更多的選擇方式。而且越來越多的企業，員工年齡結構年輕化趨勢明顯，他們都習慣了網上快速瀏覽、篩選有用信息，以文字為主的編研形式，對他們缺乏相應的吸引力，已經滿足不了需求。檔案部門也要根據這種趨勢，適時將先進的技術手段引入到編研工作中。檔案編研的手段和展現形式，可以采用文字、圖片、視頻、音頻等。并且檔案部門在開發出各種編研材料的同時，也要靈活出版方式，比如可以根據公開范圍，分為發行內部讀物和公開出版物，書籍還可以分精裝書和平裝書。隨著留聲機、縮微成像技術、錄音技術、錄像技術的迅猛發展，出版界早已被新型的、非印刷品的出版物，即唱片、縮微膠片、錄音帶、錄像帶、光盤等，通稱為縮微制品、視聽材料和電子出版物占去了大量市場。這些豐富的展現方式，都為檔案部門提供了借鑒。

4 檔案人員素質要提高

編研工作是一門專門工作，突出“研”字，要求檔案人員必須深入到檔案信息內容中去，對檔案信息進行甄別、提煉，甚至需要反復、多次求證，所以，參與編研人員的素質至關重要。編研人員必須具備檔案材料的甄選能力、文字組織能力、與各專業部門、人員的溝通能力等綜合能力。檔案人員要緊跟時代潮流，及時補充、更新知識層面，注重自身綜合素質的提高。在聯合編研形式下，檔案部門可以同時培養一批專業部門的編研人員，請上級或地方檔案局的老師，對檔案人員和專業人員同時進行專業知識方面的培訓。這樣，編研隊伍就會壯大，編研人員就變成了一個團隊，具備各個方面的知識結構，以此來適應編研工作的發展要求，這更要求檔案部門在觀念上有所更新，才能更快、更新的促進企業檔案編研工作的發展。

5 對編研成果的宣傳至關重要

編研成果完成后，不能束之高閣，等著利用者上門查閱，而應該采取多種措施，將檔案編研成果宣傳推廣出去，這是打開檔案部門大門，走向民眾的通道。借助舉辦展覽、檔案簡報、宣傳欄、期刊雜志等各種形式，符合一定要求的編研產品還可以申報省級、國家級刊號，讓編研成果走出企業，走向社會。現代網絡技術發展迅猛，更要利用好網絡宣傳平臺，將檔案編研成果掛接到網絡中，進行網絡傳播。

6 編研過程中需要注意的問題

6.1 要制定相關的制度、規范企業的編研工作 編研工作做為一項專業性較強的工作，必須制定相關的制度來規范，尤其是像一些比較正式的編研成果，從項目開始就要制定正式的、詳細的實施方案，建立人員組織管理網絡，確保編研項目按期、按質的順利完成。編研成果推出后，適時的讓利用者填寫利用效果登記表，也可以使檔案人員及時了解編研材料的有效性和存在的不足，總結、積累經驗，以利于編研工作的長期發展。

6.2 進行編研的同時，不能放松基礎工作 館藏檔案是編研的源泉，沒有豐富的館藏，無法進行編研。所以，要注重檔案的收集，采取多種措施，制定檔案收集計劃，定期開展檔案收集。有的企業部門繁多，檔案部門在制定歸檔范圍時候，要在對各部門專業充分調研的基礎上，制定詳細、全面的歸檔范圍，才能有效保證檔案收集的齊全、完整。領導重視是檔案工作順利開展的重要保障，因此，可以在取得領導支持的前提下，組織相關檔案會議，或者采取一些激勵措施，對積極配合檔案收集工作的單位給予適當的獎勵，也可以促進檔案收集工作的開展。

總之，企業檔案工作要想發展，編研工作要想有所突破，必須要緊跟時代潮流，采用新技術、轉變新思路，才能有效對企業檔案信息資源進行開發，使其真正發揮服務企業生產建設的目的。