二級管理體制下院系信息管理模式的探索和實踐

摘要：隨著高等教育大眾化發展和辦學規模的不斷擴大，許多高校實行學校宏觀指導下的二級管理制度。二級管理體制下的教學管理信息系統已成為了高校信息系統的重要組成部分。但由于二級學院的教學管理相互之間差別較大，個性化較強，沒有一個統一的模式，信息化建設方面相對滯后，二級管理體制下的信息管理模式有待進一步提高。現以上海電力學院經濟與管理學院為例，介紹學院二級管理體制下教材、免聽答疑信息管理模式的探索和實踐。

關鍵詞：高校 二級管理 信息管理模式 教務工作

0 引言

隨著高校辦學規模的不斷擴大，我校的教學管理體制，已經從單一的校級直接管理，發展到校院（系）二級管理，這一發展變化對教學教務管理產生了積極的影響，對管理工作的諸多環節都提出了全新的要求和挑戰。二級學院在進行教學管理信息化建設中既要考慮目前學校信息化的整體規劃和校級層面教學管理信息化平臺之間的協調和數據接口，又要充分考慮學院教學管理的自身特點。針對經濟與管理學院目前在教材、免聽答疑信息管理面臨的困難和問題，提出基于學院辦公平臺，開發有效的模塊，通過信息化方式解決二級學院教材、免聽答疑時間、地點、考試方式等信息的收集、處理、存儲和使用問題。通過信息化平臺建設實現院級相關教學文檔的共享，例如各種文檔和教學成果等。同時為各位教師提供全面、不斷更新的教學相關的信息、表格和數據等。從而保證教務信息收集的正確性、及時性、公開性，減少了教務信息傳遞過程中的錯誤率及重復勞動，提高教務管理工作的效率和發揮教師的主觀能動性。

1 擬解決的問題

建立上海電力學院經濟管理學院二級管理體制下的信息管理模式，擬解決如下問題。

1.1 難以在規定時間內收集教務信息

由于學院在職教師加外聘人數較多，教務信息收集一般通過教研室主任收集，即由教研室主任負責統計、匯總后上報教務員。在此過程中，由于教研室主任本身教學、科研任務繁重、又受到教研室教師的配合度的影響，常常使得信息無法及時收集，影響工作效率。

1.2 教師的配合程度低

由于一定數量的教師工作主動性低，責任感差，往往需要教研室主任反復催促才能上報教務信息，影響了整個教研室的工作進度。顯然，教師缺少價值驅動。配合與否并沒有在第一時間顯現出來，缺乏落后危機意識。

1.3 信息傳遞過程中的錯誤率較高

一般情況下，信息傳遞采用電子郵件方式，但對于某些緊急的教務狀況，往往需要通過電話傳遞信息，錯誤就無法避免。當錯誤產生時，沒有歷史資料可供查詢，也無法辨別責任人，所以很難從源頭上遏制此類事情的再次發生。

1.4 教研室主任的能力沒有被充分發揮

教研室主任一般是一個學科的帶頭人，科研、教學兩不誤的工作積極分子，因為擔當著教研室主任這一行政職務，每天都忙于這些瑣事之中，實在難以全身心的投入到科研、教學中去。如果在信息平臺支持下由教務員來負責這一工作，工作量又太大，難以實現。

2 擬采用的方法

2.1 教師在學院網頁上成為上傳教務信息主體的實踐。

學院要求教師在規定時間內上傳教務信息，在保證及時性的同時還要保證教務信息的準確性。教務信息主要分為3部分。①重修免聽選考方面的教務信息。包括答疑時間、地點、考試方式匯總和考試所用配套教材。可供參加考試的學生隨時查詢。②教材管理信息。教務信息平臺上提供本門課程以往使用的教材供教師參考，教師可根據自己的實際狀況，選擇或自行填寫教材。③課程考試方式匯總。針對所有的考試考查課（包括全院性選修課），任課教師根據課程要求，上傳考試方式，開卷、閉卷或者是非筆試。

2.2 建立教師信息上傳的評分方法。

參照以往制定的教師工作評分方法，根據教師上傳教務信息的及時性、準確性、細致性進行滿意度評比。

3 特色與創新之處

3.1 全院教師都參與到教學管理中來，責任到人，統一管理，保證教務信息的真實、準確、及時、有效。教務工作如果利用傳統的方式需要經歷教學管理人員－專業負責人－教師三個層次，而且信息的處理涉及很多工作量，處理周期長，又難以保證信息傳遞的準確無誤。信息化工作模式下就變成教學管理人員－教師兩個層次，信息的處理、統計等由計算機自動完成，很好的解決了這一難題。二級教學管理的信息化使得組織扁平化，同時大大提高了工作效率。

3.2 通過信息平臺，優化教學管理流程，提高了效率。例如以前每個學期末要進行重修免聽及教材確認時，學院辦公室會把每個教師的信息打印出來（每人一張A4紙），找教師簽字確認，有問題的重新打印再簽字確認，整個過程需要的時間比較長。現在整個流程通過網絡信息平臺完成，只需要幾天就可以完成。在此成功的基礎上，要對二級體制信息管理模式進行優化，把教務管理工作的其他方面也納入進來，諸如監考安排、師資配備等。

3.3 對教師的考評引入了新的因素和考核標準，增強了考核的客觀性和公平性。由于“經濟與管理學院教學規范和教學質量考核標準”涉及到30個二級指標信息的收集，具體實施中信息多，數據處理工作量大，而二級學院教學管理人員緊張，如果人工處理，工作量極大。現通過“二級學院教務信息管理系統”使得信息得到及時收集，由系統進行匯總和統計得到需要的結果，保證了考評的客觀性和公平性。

4 結語

從經管學院教學管理實施信息化的經驗來看，必須理清楚自己學院的特點，做好細致規劃，明確哪些應該納入學院信息平臺建設內容，避免重復操作。二級學院信息平臺的建設需要在使用中不斷更新，不可能一蹴而就，必須分步實施，逐層深入。相信隨著高校的教學管理中心向二級學院轉移，二級學院教學信息化是一個必然趨勢。

參考文獻：

[1]張洪進，侯加林等[1].構建科學的二級學院教學管理系統[J].高等農業教育，2010(6):45-46.

[2]潘華、宋挺等.高校二級學院教學管理信息系統的設計與應用.