高校辦公自動化建設的現狀與問題

摘要：隨著這幾年我省高校的合并和發展，其規模越來越大，部門分工越來越細，部門之間的協作也越來越多。許多高校采用手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率低下，對于統計功能不能實現。而采用工作流軟件，用戶只需在電腦上填寫有關表單，會按照定義好的流程自動進行，下一級審批者將會收到相關資料，并可以根據需要修改、管理、查詢、統計、打印等，大大提高了高校的工作效率。

關鍵詞：高校 辦公自動化 計算機

0 引言

近幾年來，隨著高校校園網絡的快速發展，高校辦公自動化建設逐步展開，許多高校都依照各自的需求及具備的軟、硬件條件建立了自己的辦公自動化系統。高校辦公自動化建設如火似荼，但建設的情況究竟如何，有必要進行調查分析。

1 高校辦公自動化建設的現狀

1.1 高校辦公自動化建設的狀況。

其中北京大學、清華大學、復旦大學、大連理工大學、西南財經大學等高校基本實現無紙化辦公，這表明大部分高校都開展了辦公自動化建設，但實現無紙化辦公的卻不多。

1.2 辦公人員的計算機應用水平逐步提高。

隨著計算機的廣泛使用，人們的應用水平也逐步提高。

從辦公人員對計算機使用的時間可看出，計算機已成為高校辦公的一種必備工具。

這說明微軟Office辦公軟件在高校中也已得到了普及，也為辦公自動化系統的推廣奠定了良好的應用基礎。

電子郵件已經成為高校辦公人員工作交流的一種重要工具，得到了大家的認可和廣泛的使用。

1.3 高校校園網基本建成。

高校校園網已經連接到校內主要辦公樓、教學樓、實驗樓、圖書館，很多高校的教師住宅樓和學生宿舍也已接入了校園網。

1.4 辦公自動化系統軟件品種越來越多，功能越來越強，性能越來越先進。

以Microsoft Office、Microsoft Outlook為代表的辦公軟件的完善，使辦公過程中公文的流轉能夠順利實現，同時多媒體、數字簽名等技術的應用，也使電子公文能得到普遍認可。

2 辦公自動化建設中存在的問題

辦公自動化在高校得到了蓬勃的發展，但各個高校建設的差異較大，遇到的問題也各不相同，目前存在以下問題：

2.1 應用軟件問題。

高校的辦公系統主要使用的是C/S模式，需要安裝客戶端，當用戶較多時客戶端的維護任務較重，另外一些用戶希望辦公自動化使用方便、操作簡單。

2.2 辦公人員意識問題。

這個問題是當前辦公自動化建設中最為突出的問題。有些辦公人員對辦公自動化帶來的作用理解不夠深刻，對使用它的緊迫性和必要性還認識不夠，當問及是否有必要使用時，答案都是“必要”；但在涉及到個人使用的時候，有些辦公人員的情緒還是有抵觸的。傳統的手工公文處理方式有一套完善的制度和行之有效的方法，已經運行了幾十年，要一下子用計算機來處理工作，確實會有部分辦公人員產生疑問和抵觸情緒。由于當前的辦公方式仍能夠維持，一些辦公人員對傳統的辦公方式仍有較強的依賴性，不愿主動去改變。

2.3 無紙化問題。

許多高校一開始實施辦公自動化建設，就定下了辦公無紙化的目標。但從目前來看，完全實現“無紙化”是不太現實的。無紙化辦公是指計算機在信息傳遞時中不用紙張，但輸入數據和指令仍需人操作，打印備份仍需要紙。由于當前辦公自動化的安全問題還沒有完全得到解決，如數據都存儲在計算機上，一旦遭到破壞，損失不堪設想。另外，一些重要的文件仍要通過紙質文件傳輸，即使在基本實現辦公無紙化的高校，“紅頭文件”仍發放紙質的文件，不通過網絡傳輸。電子文件和紙質文件各有優勢，應發揮各自優勢，不能一概無紙化。無紙化只是手段，而不是目的，實現辦公自動化是為了提高現代化管理水平，而不是單純的追求“無紙化”的形式。

2.4 異地化辦公。

一是移動辦公：校領導經常出差，需要隨時傳回信息、并了解學校情況或對重要文件做出批示，要求隨時隨地都可以通過撥號方式連接到Internet接入學校的辦公系統，實現真正的移動辦公；二是遠程辦公：隨著高校管理體制改革和布局結構調整的進行，合并高校一般都有多個校區，地理位置不同，傳統的辦公方式較難做到各類信息迅速上傳或下達并得到及時處理，這就要求有各校區之間的新型辦公方式出現。

3 結束語

辦公自動化系統建設是一項長期的工程，不能一蹴而就，與傳統的辦公方式有著較大的變革，在發展過程中不可避免地會遇到一些阻力和問題，不可能一帆風順。我們必須要有足夠的思想準備，在辦公自動化建設中敢于發現問題，正視問題，解決問題，堅持“以需求為導向，以應用促發展”有計劃、分步驟地實施，帶動學校的信息化工作，提高學校的管理水平。

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