淺析電子政務與辦公自動化關系

摘要：辦公自動化是實現電子政務的首要條件，辦公自動化的建設是電子政務發展的基礎，電子政務是辦公自動化發展的必然趨勢，是辦公自動化系統范圍和功能上的對外延伸，是面向全社會的開放的政府辦公自動化。

關鍵詞：電子政務 辦公自動化 政府部門

眾所周知，隨著全球性網絡化、信息化進程的到來，人們的生活方式也在悄然發生著改變。特別是伴隨著Internet技術應用以及電子商務的飛速發展，人們生活和工作都受到了深刻的影響。我國政務信息化大致在三個階段具有了明顯的變化：第一個階段是個人辦公工具軟件以桌面字處理工具為典型，這個階段人們大量運用計算機提高人們的工作效率。第二個階段的主要特征是基于關系型數據庫技術，以客戶服務器體系結構應用。這個階段較之第一階段有了一個大的進步，突出表現為部門級的數據處理、公文處理等自動化得到了基本實現。第三個階段是基于C/S和B/S相結合的體系結構符合Internet/Intranet技術標準的平臺應用階段，這個階段的技術有了很大進步，應用范圍也從部門內部、部門之間擴展到行業/系統內部，乃至跨系統。

當今社會Internet得到了廣泛應用，政府部門不僅有了自己的網站，還有了自己的Web服務器，有的業務還在網上開展，大大提高了辦公效率。然而這并不是說電子政務在真正意義上得以實現。相反，由于各相關單位由于經驗的欠缺和技術差異，不少政府站點在信息化建設中存在這樣或那樣的問題，突出表現在規劃建設、安全性以及管理維護方面三個方面，這三個方面目前水平不高，要想解決這個問題，各級政府部門應該在頁面制作、審批、更新，流程管理，應用開發，與后臺應用系統（如OA和業務系統）集成，客戶支持以及安全性保證等方面建立和完善一整套行之有效的技術平臺、運營方法和管理模式。

電子政務應用與一般的辦公自動化系統既緊密相關，又有所差異，具體來說，在用戶的范疇上前者包含后者，電子政務是廣義上的政府辦公自動化，我們通常可以理解為“公開的的政府辦公自動化”。

要想使網絡信息系統自始至終都是安全穩定的，就必須建立起安全的網絡信息安全防范系統，安全的網絡信息安全防范系統建好了，政府部門信息化建設就算取得了成功，否則只能說是政府部門信息化建設以失敗而告終。

一般來說，政府部門辦公自動化系統有四個功能；一是可以幫助我們做好機關事務管理，二是可以幫助我們做好公文處理工作，三是核心功能，這個功能很重要，它可以幫領導辦公，第四個功能就是能為我們提供通訊與服務，所以，辦公自動化的典型程度就在于九個方面：即公文管理、督查管理、會議管理、檔案管理、內部請示報告管理、領導活動管理、政策法規庫、政務信息采集與發布、內部論壇等應用， Internet在日常辦公中越來越具有重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet保有流暢的通信接口。

1 辦公自動化系統最基本的需求——電子郵件功能

辦公自動化系統很重要的一個功能就是在這個系統中通常還會有多個應用子系統，如收發報文、檔案管理、信息服務、活動安排、會議管理等等，這時電子郵箱就會起到一個重要的作用：它可以充當所有這些辦公應用子系統的統一接口，我們可能性很方便地來回檢查不同的應用系統，作為用戶來講，要想了解到需要處理的工作內容只需打開自己的電子信箱就可以了。在網絡建設設計理念上，以電子郵件作為統一接口的辦公自動化應用系統大大提高了系統用戶的適應性和通用性，在培訓工作方面也減輕了負擔。

2 大量的復合文檔型數據信息的處理

辦公自動化所處理信息的載體大多有這樣幾種形式：它們或以報表出現、或以文件形式出現、或以信函形式出現、或以傳真等形式出現，從這個意義上講：辦公自動化系統可以理解為典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息就是非結構化數據，也就是我們通常所說的“復合文檔數據”或“對象數據”。

一般認為，關系數據庫系統（如SQL Server、DB/2、Foxpro 、Informix等）適合傳統數據類型（結構化信息）的存儲和表示，但是對非結構化數據的處理并不能夠完全表達信息和存儲的效率最高。因此，數據庫領域就引入了諸如“對象存儲”、“文檔數據庫”這樣的概念，其目標主要是表現在針對新出現的需求方面，它要求必須高效率地表達和存儲管理“非結構化數據”。但這并不是說傳統數據的存儲和處理就不重要了，它仍然是辦公自動化系統舉足輕重的一個方面。

辦公自動化系統有著對非結構化數據的特殊處理要求，因此在建設方面必須以文檔數據庫為核心建立，與此同時還要有選擇地結合關系數據庫。

3 大量的工作流程應用

簡言之，工作流程就是一組人員為完成某一項業務所進行的工作與工作交互過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如各類申請、公文審批等都是一個個工作流程。每一項工作可以理解為一個工作流程，具體工作中由文件起草人（發起人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理，最終到達流程的終點。

工作流程可以是互相連接、循環或交叉進行的，一個很典型的例子就是上級部門的發文處理過程，這個過程一旦結束，馬上就會引發下級部門的收文處理過程。當然，工作流程不僅僅表現在單位收發文之間，機關與機關的相關單位之間也可以發生這樣的工作流程。

工作流程自動化大體有這樣三種實現模式。一是基于郵件的實現模式、二是基于共享數據庫的實現模式、三是基于郵件和共享數據庫結合模式。

站地信息技術角度來看問題，我們就會發現群件模式結合了“拉”、“推”技術，汲取了不同技術的優點，對于不同技術的缺點都加以克服，可以稱之為一種理想的辦公自動化流程處理模式，辦公自動化人員從此有了這個完整的信息技術工具。

4 支持協同工作和移動辦公

通常在辦公中要想做出一項正確的決策，就需要在人力、物力等方面花費大量的時間和精力去進行討論和交流。我們所說的的“協同工作”就是這個模式。網絡技術的不斷發展解決了這個問題，人們通過網絡論壇、電子郵件等等實現了同步協作方式和異步協作方式，而這種工作模式相對于“協同工作”這個模式來講是一種全新的工作模式，人們再也不用受地域的上的和時間上的限制，人們的工作效率得到了大大提高。

“移動辦公”是一種全新的工作方式，它是指辦公人員在辦公室工作以外的辦公方法，人們可以利用多種方式訪問到辦公自動化系統，可以利用電話線也可以利用廣域網絡，可以利用遠程撥號或登錄到出差地的網絡，還可以選擇“離線”工作方式，先將需要處理的信息下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線”處理信息，工作完畢才再次接通連接，將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦事宜，這樣可以提高工作效率，減少工作費用。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供移動辦公和支持用戶協同工作。

5 其他業務應用系統和Internet的集成

Internet技術是一項很重要的技術，它之所以被廣泛應用，就在于它能大大方便辦公，隨著辦公自動化系統作為內部網絡與Internet相連接，辦公自動化有了實質性的進步，機關內外的信息交流在實現方便快捷的同時，機關單位的對外形象也得到了提升，與此同時機關通過提供網絡化服務，電子政務得到了完美體現。

從用戶使用這方面來講，辦公自動化系統可以成為一個“存訪中心”，而要實現這樣的任務只有依靠辦公自動化系統。

總之，電子政務和辦公自動化既有聯系，又有區別，電子政務是更加廣泛意義上的政府辦公自動化，辦公自動化是前提和基礎，是電子政務的初級階段，電子政務是辦公自動化發展的必然趨勢，是辦公自動化系統應用范疇和功能上的對外延伸，是面向全社會的政府辦公自動化，離開了辦公自動化，政府內部的電子政務也就失去了依托。