如何落實建設項目文件全過程質量控制之我見

摘要：筆者針對在落實建設項目文件全過程質量控制中出現的問題，提出了項目建設應遵循的原則與應規范的標準，以及如何嚴格文件的編制、會審、把關、監控、管理等一些行之有效地對策，以確保工程項目文件全過程質量控制能夠真正落到實處。

關鍵詞：落實 建設項目文件 全過程質量控制 對策

1 工程項目建設應嚴格遵循“三同步”原則， 確保建設項目檔案全過程的管理質量

項目建設應遵循“三同步”原則。“三同步”（或“三同時”）原則是1985年國家檔案局在與國家計委聯合印發的《座談會紀要》一文中首次提出的。“三同步”即工程建設一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工圖的驗收同步進行。① “三同步”原則是建設項目檔案管理工作中被實踐證明行之有效的一個做法，它對提高檔案質量發揮了積極的作用，取得了明顯的效果。

2 工程項目建設應結合工程實際制定一套周密的體系文件， 確保工程項目建設基建期綜合管理目標的實現

工程項目建設單位（以下稱業主方）應根據國家及行業標準規范，并結合工程實際制定出一套體系文件。所有工程文件必須嚴格遵循體系文件的各項規定，以確保基建期綜合管理方針及目標的實現。在體系文件運行過程中業主方要定期、不定期地進行評審和修訂，以保證它的完善與持續有效。

3 檔案室應嚴格審查工程建設項目文件， 確保工程建設項目文件的完整性與有效性

檔案室作為文件控制中心，嚴格把關進出檔案室的工程文件，做好工程文件的過程控制。在文件送至檔案室后，檔案人員要進行一系列的工作：文件的核查、接收、傳遞、跟蹤、歸檔、整理裝盒。檔案人員一拿到文件首先要進行核查，一方面審查文件的形式，看是否用錯文件類型、文件格式是否正確、報批的文件是否齊全；另一方面審查文件的內容，看簽名、日期、蓋章是否齊全，文件是否關閉。如有一項不符合體系文件的要求，即將文件退還給文件編制人員修補完善。目前文件傳遞有兩種：一種是傳統的紙質傳遞。紙質傳遞出去后檔案人員還要做好備忘錄方便下一步跟蹤。若文件在規定時間內未辦理的，檔案人員要立即去催辦，否則時間久了文件很容易遺失；一種是通過網絡系統傳遞。隨著信息時代的不斷發展與進步，網絡已經覆蓋了我們工作與生活的方方面面，檔案也緊跟時代的腳步，信息化已在檔案中被廣泛應用，許多政府機關、事業單位、企業都有使用相關軟件（比如清華紫光電子檔案管理系統、基建工程管理MIS系統、OA辦公系統等）來完成日常公文流轉、工程文件審批、檔案保管、檔案查閱等等。基于傳統紙質傳遞存在延誤、遺失等的一些弊端，目前企業都大力推行無紙化辦公，加強對文件流轉的控制，利于文件格式、編號等的統一，加上短信提醒，大大加快了文件的傳遞、審批速度。對于已辦理的文件，檔案人員要告知辦理人員即時或定期歸檔，保證檔案的時效性。對于移交歸檔的文件，檔案人員也應逐一審核，確保入庫文件的完整性、有效性。

4 工程參建各方應一起會審建設項目文件， 共同把好建設項目的質量關口

工程圖紙、設備資料等也是建設項目文件的組成部分。工程施工之前參建各方必須一起對設計圖紙進行交底會審，以保證施工有據可行。在施工過程中若因設計原因或者施工現場與圖紙不符造成無法施工，設計人員、專業技術人員要根據實際情況出設計變更通知單、技術聯系單、工程聯系單等變更文件對施工圖紙進行修改，以保證施工順利。設備資料從廠方運到工地開箱驗收，檔案人員應到場見證設備的到貨情況，若不齊全應要求廠方補供。施工結束后，施工單位要根據施工現場實際情況繪制竣工草圖提供給設計院，便予設計院參考施工圖、竣工草圖及設計變更通知單等變更文件進行竣工圖的編制。

5 做好竣工文件質量的全過程控制， 為工程項目的竣工驗收與工程檔案的今后利用提供依據

5.1 竣工文件是工程內在質量的體現。創造一流工程、編制出一流的竣工文件是評選優質工程的必要條件；做好竣工文件的編制工作，對于施工企業科技創新、管理創新、機制創新及任務承攬等有著非常重要的意義和作用。竣工文件是工程建設的真實記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及養護、維修的依據，是改建、擴建和實施質量保修的重要依據，作為工程竣工驗收的條件，必須是完整、準確、系統、齊全、真實地記述和反映建設項目施工及竣工驗收的全過程，應做到圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備符合歸檔要求。竣工文件是否齊全、完整直接關系到企業的利益和聲譽，因而竣工文件的過程質量控制尤為重要。

5.2 竣工文件的全過程質量控制，是對工程技術文件從形成、積累、整理組卷、歸檔到保管、利用等一系列環節實施全過程的質量控制。業主方應根據制定的體系文件，對竣工文件編制實施有效監控，以確保竣工文件齊全、完整、準確，質量良好，法律手續完備，使竣工文件在整個生存周期中都處于受控狀態。檔案人員要積極配合有關業務部門對竣工文件的有效性、系統性和科學性進行控制，平時應多向各參建單位進行檔案宣傳，增強有關人員竣工文件的編制和歸檔的意識，便于監督、檢查和管理。①公司應把檔案工作納入公司的工作制度和計劃中，將竣工文件的形成和積累納入有關人員的職責，使其制度化、規范化。技術交底時同步布置竣工文件的編制工作，在檢查工程進度與工程質量時，同步檢查竣工文件編制進度與質量，工程初驗時同步檢查竣工文件編制工作，使竣工文件編制工作始終處于受控狀態。②建立并認真落實有關人員的崗位責任制。各工程項目部要有專人負責竣工文件的形成、積累、整理和移交、歸檔工作，公司級檔案部門積極協助有關部門和工程項目部（指揮部）做好竣工文件編制移交和歸檔的檢查、指導，使竣工文件編制移交工作分工明確、責任到人。③建立激勵、約束機制。將竣工文件的編制納入業主與施工單位簽署的合同中，與合同掛鉤，對于未按規定要求向檔案室移交優良竣工文件的項目部（指揮部）或有關人員，給予經濟方面的處罰，保證規章制度的有效落實。

5.3 檔案人員應從工程一開始就做好風險預控，要有超前意識，加強竣工文件編制監督、檢查與指導工作以保證竣工文件的齊全、完整和準確。①有關工程技術人員和檔案人員應嚴格遵循竣工文件的編制與工程施工“三同步”的原則，注意了解工程動態信息，及時掌握工程開、竣工日期和工程進度，制定竣工文件編制指導計劃和歸檔計劃；②深入現場，開展業務指導明確竣工文件編制范圍、整理辦法、驗收標準及歸檔時限，從竣工文件形成開始，就及時向有關人員宣傳形成文件的質量要求；③在工程施工中，根據計劃適時對竣工文件的形成、積累、整理工作進行檢查指導，及時發現和糾正問題；④在工程竣工后，協助參建單位共同做好竣工文件的驗收交接工作。如發現有竣工資料完成滯后的情況，檔案人員應注意跟蹤收集，以保證竣工文件的齊全完整。

6 工程建設項目竣工后應將歸檔文件妥善保管，便于查閱利用

建設項目文件歸檔后，其整理入庫工作也不容小覷。歸檔文件的整理工作是檔案開發利用的基礎，它的質量直接影響利用效果。歸檔文件的分類要科學、組卷要合理，整理要遵循檔案的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，以保證整理后的文件材料之間的完整性、條理化、系統有序，便于保存和查找。同時，歸檔文件的整理除了分類、組卷，還包括裝訂及修復等工作，需要極大的耐心，因為它的質量好壞直接關系到今后的保管利用。對于歸檔文件形成過程中，不能嚴格按規定要求辦理的，在整理時都必須加以修復，否則，將嚴重影響將來的使用壽命。

以上內容是作者對如何落實建設項目文件全過程質量控制的一些見解。作者認為要想充分落實建設項目文件的全過程質量控制還需要我們不斷地在實踐當中摸索，吸取過去的經驗教訓，創新檔案管理體制和模式，確保工程建設項目文件全過程的質量控制能夠真正落到實處。

注釋：

①王吳震，嚴永強.［從“三同步”到“全過程”—關于重點建設項目檔案質量控制的探討］中國檔案，2005年，第8期，55－56頁.