對(duì)高校檔案管理人員素質(zhì)提升的幾點(diǎn)思考

摘要：檔案管理作為高校里必不可少的職能部門，在高校的日常運(yùn)作中起著十分重要的作用，但是，信息爆炸的現(xiàn)時(shí)代，我國(guó)高校檔案管理卻出現(xiàn)了一系列的問題，其中最為根本是存在于高校檔案管理人員之中，本文指出了高校檔案管理人員存在的問題，并提出了一些解決的措施。

關(guān)鍵詞：人員結(jié)構(gòu) 檔案意識(shí) 離職率

1 我國(guó)高校檔案管理人員素質(zhì)存在的問題

正如前面所言，高校的檔案管理是學(xué)校研究、教師晉升、教學(xué)評(píng)價(jià)等教學(xué)活動(dòng)直接的信息資源，同時(shí)也是學(xué)校制定規(guī)劃和進(jìn)行改革的重要依據(jù)，更是宣傳教育的生動(dòng)材料，而面對(duì)信息化時(shí)代的大潮，在檔案的內(nèi)容、形態(tài)、利用方式和服務(wù)技術(shù)等等方面都發(fā)生了深刻變化的背景下，高校的檔案管理總是顯得那么的蒼白無力，總是趕不上時(shí)代的發(fā)展，往往成為高校中薄弱的環(huán)節(jié)。本文認(rèn)為我國(guó)高校檔案管理人員素質(zhì)在以下幾個(gè)方面還存在不足：

1.1 人才結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)人才相對(duì)匱乏。人才結(jié)構(gòu)的不合理主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案管理人員個(gè)體知識(shí)結(jié)構(gòu)的不合理；在我國(guó)，高校的檔案管理人員很多都是轉(zhuǎn)業(yè)過來的，在某些方面可能有專長(zhǎng)，但是在另一些方面卻是一竅不通，管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)沒有很好的與自己的工作進(jìn)行結(jié)合。二是檔案管理人員隊(duì)伍中的老中青搭配不合理；往往在高校中的檔案管理人員的年齡相對(duì)偏大，在新時(shí)代的環(huán)境下，很難適應(yīng)新的技術(shù)變革，思想上形成了固定思維，往往對(duì)高校檔案管理制度的改進(jìn)產(chǎn)生一定的反作用，年輕人員所占的比例太小，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)年輕人經(jīng)驗(yàn)的缺乏往往很擔(dān)心，擔(dān)心年輕者行為對(duì)高校產(chǎn)生不可挽回的后果，同時(shí)，在年輕人思想里總是認(rèn)為管理檔案沒什么“出息”，致使很少的年輕者愿意從事檔案的管理工作，而更愿意從事直接的教學(xué)工作。這些導(dǎo)致了我國(guó)高校中的老中青結(jié)構(gòu)的失調(diào)；在近些年來，我國(guó)高校管理者增強(qiáng)了對(duì)檔案管理的意識(shí)，引進(jìn)了很多的本科生，從一定程度上緩解了我國(guó)高校檔案管理人才的缺乏，但是，應(yīng)該看到的是，由于以前形成的固定的運(yùn)營(yíng)模式，以及引進(jìn)人才的專業(yè)的不對(duì)口，致使我國(guó)高校雖然引進(jìn)了很多的人才，但是真正的對(duì)口的人才卻是少的可憐，而檔案管理的研究人員更是鳳毛麟角。

1.2 檔案管理人員的流動(dòng)率相對(duì)較高。一直以來，在人們的意識(shí)中，檔案管理人員是最為學(xué)校邊緣化的崗位之一，是領(lǐng)導(dǎo)最不重視的職位之一。因此，在以往的過程中，高校的檔案管理人員一般有博士、教授等的家屬來?yè)?dān)任此職。而且，在以往的高?？己酥贫纫矊?duì)此產(chǎn)生偏見，往往缺少必要的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，即使有績(jī)效考核，常常績(jī)效考核的結(jié)果沒有和部門晉升職稱、待遇等等方面相聯(lián)系，同時(shí)，高校檔案部門晉升職稱、職務(wù)和待遇相對(duì)滯后于專業(yè)老師，沒有起到績(jī)效考核應(yīng)起得作用，員工的積極性沒有被充分的發(fā)揮出來，造成了人力資源的浪費(fèi)。由于，以上等等的原因，再加上外部市場(chǎng)對(duì)人員的吸引力的增加，員工選擇職業(yè)空間的擴(kuò)大，致使高校中的檔案管理部門的員工的離職率相對(duì)來說高于專業(yè)老師的離職率。

1.3 檔案意識(shí)落后?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案的內(nèi)容、形態(tài)、利用方式和服務(wù)技術(shù)等等方面都發(fā)生了深刻變化，以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各信息，提高了辦公效率；它為人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段。而我國(guó)現(xiàn)在的高校檔案管理人員卻沒有發(fā)生什么大的變化，在信息的收集、信息的鑒別等等方面仍然沿用老的辦法；在信息的使用上仍然采用被動(dòng)式的提供；沒有對(duì)檔案工作的機(jī)制、管理、服務(wù)等方面進(jìn)行創(chuàng)新；同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)的淡薄，檔案管理人員自身自我學(xué)習(xí)能力的不高，致使檔案管理人員的知識(shí)出現(xiàn)了老化的同時(shí)，沒有及時(shí)的進(jìn)行“充電”，更新自己的知識(shí)，對(duì)紛繁復(fù)雜的檔案信息不能迅速做出鑒定，對(duì)有價(jià)值的檔案信息無法深加工、新開發(fā)、快傳輸，阻礙了檔案事業(yè)的不斷前進(jìn).。

2 提高檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策

由以上各方面的分析，可以看出我國(guó)檔案管理人員還存在者很多的不足，有很大的改進(jìn)空間，針對(duì)以上提出的問題，高校檔案管理人員素質(zhì)的提高可以從以下幾個(gè)方面入手：

2.1 大力引進(jìn)人才，合理調(diào)配人員；首先是領(lǐng)導(dǎo)者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在現(xiàn)在信息社會(huì)條件下的作用與意義，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視檔案管理人員在高校中的作用，避免出現(xiàn)檔案管理人員被邊緣化的可能；其次，加大對(duì)高校檔案管理人員的支出力度，適當(dāng)增加檔案管理人員的工資待遇，使其在外部市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)中處于優(yōu)勢(shì)地位，有利于為高校留住人才，同時(shí)也利于人才的引進(jìn)。再次，進(jìn)行高校檔案管理人員的組織變動(dòng)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的匹配，這里指的是兩個(gè)方面：第一，合理匹配老中青三代在高校檔案管理人員中的比例，實(shí)現(xiàn)老中青三代的協(xié)同，推進(jìn)高校檔案管理工作的進(jìn)行。第二，合理匹配檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使管理人員的知識(shí)形成互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)良性的循環(huán)。

2.2 轉(zhuǎn)變檔案管理人員意識(shí)；這里指兩個(gè)方面：首先，檔案管理人員轉(zhuǎn)變以往對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，明確現(xiàn)代信息時(shí)代條件下時(shí)代對(duì)現(xiàn)代檔案管理的要求，主動(dòng)轉(zhuǎn)變自己的服務(wù)意識(shí)，正視自己在現(xiàn)代信息化條件下的不足，以及新技術(shù)對(duì)以往工作形式?jīng)_擊認(rèn)識(shí)，對(duì)新技術(shù)從心理上做好應(yīng)對(duì)的準(zhǔn)備，緊跟時(shí)代潮流，推進(jìn)高校檔案管理的改革；其次，檔案管理人員應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)；社會(huì)每時(shí)每刻都在發(fā)生著變化，特別是現(xiàn)代信息時(shí)代條件下，社會(huì)知識(shí)的更新更為迅速，抱殘守缺的想法已經(jīng)不適合現(xiàn)代信息的高速化了，應(yīng)及時(shí)更新自己的知識(shí)，時(shí)刻學(xué)習(xí)，促進(jìn)自身發(fā)展。

2.3 引入內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，進(jìn)行市場(chǎng)化操作；這里的競(jìng)爭(zhēng)指的是高校檔案管理內(nèi)部的良性的競(jìng)爭(zhēng)，不對(duì)高校檔案的秘密產(chǎn)生威脅；引入高校檔案管理競(jìng)爭(zhēng)的前提條件是高校內(nèi)部有良好的績(jī)效考核體系，建立良好的績(jī)效考核體系是引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的必要條件，在建立高校檔案績(jī)效考核體系時(shí)，首先應(yīng)充分考慮檔案管理人員的需求，與部門職位晉升、待遇等等方面進(jìn)行有效的結(jié)合；其次，對(duì)績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該盡量的量化，對(duì)不能量化的指標(biāo)也應(yīng)該進(jìn)行明確的說明。再次，對(duì)于績(jī)效考核的結(jié)果給予及時(shí)的反饋，進(jìn)行充分的溝通，使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自己不足的方面。對(duì)于取得優(yōu)異的管理人員進(jìn)行及時(shí)的獎(jiǎng)勵(lì)，適當(dāng)擴(kuò)大獎(jiǎng)罰的差距，對(duì)取得末尾的員工，進(jìn)行再次培訓(xùn)、降級(jí)，直至辭退。

2.4 提高檔案管理人員的物質(zhì)待遇，穩(wěn)定員工隊(duì)伍；第一，應(yīng)該樹立以人為本的思想，使一切工作的出發(fā)點(diǎn)都是人，充分尊重職工的合法的權(quán)益。第二，對(duì)檔案管理人員做好職業(yè)規(guī)劃，使職工明白自己的努力方向，建立正常的晉職、晉級(jí)、進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)制。第三，采取措施遏制高層次專業(yè)人才的流失，一方面領(lǐng)導(dǎo)要重視，要堅(jiān)持做好“事業(yè)留人、感情留人、待遇留人”，確保檔案隊(duì)伍的長(zhǎng)期穩(wěn)定；另一方面要堅(jiān)持做到唯賢是舉，大膽選拔有作為的年輕干部，堅(jiān)持貫徹檔案隊(duì)伍年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化方針。

總之，提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，應(yīng)該從高校和員工自身出發(fā)，形成兩者之間的合作共贏，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理的前進(jìn)。

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作者簡(jiǎn)介：

王麗君，女，45歲，1965年11月出生，本科學(xué)歷，工作單位河北工業(yè)大學(xué)，研究方向高校檔案管理。