淺談電算化會計下的審計

摘要：會計電算化是會計發展的必然方向，由于電算化會計與手工會計無論在會計基礎，還是在會計工作方法等方面都存在著很大差別。因此，傳統的財務審計在新的條件下就顯得很不適應，必須進行改變、補充和完善，本文就電算化會計下的審計程序、審計內容和會計電算化對審計的影響談點粗淺的看法。

關鍵字：電算化會計 審計 問題 對策

會計電算化的實施，極大提高了會計信息處理的速度和準確性，能為用戶提供及時、準確的會計信息，是會計事業發展史上一次史無前例的飛躍。

一、電算化會計條件下的審計程序

(一)、準備階段。在此階段主要是初步調查被審計單位會計電算化系統的基本狀況，并擬定科學合理的計劃。一般包括以下主要工作。

1 調查了解被審計單位電算化系統的基本情況，如電算化系統的硬件配置，系統軟件的選用，應用軟件的范圍，網絡結構，系統的管理結構和職能分工、文檔資料等。

2 與被審計單位簽訂審計業務約定書，明確彼此的責任、權利和義務。

3 初步評價被審計單位的內部控制制度，以便確定符合性測試的范圍和重點。

4 確定審計重要性、確定審計范圍。

5 分析審計風險。

6 制定審計計劃。

(二)、實施階段。實施階段是審計工作的核心，也是電算化審計的核心，主要工作應包括符合性測試和實質性測試兩個方面的內容。進行符合性測試應以系統安全可靠性的檢查結果為前提；實質性測試應該是對被審計單位會計電算化系統的程序、數據、文件進行測試，并根據測試結果進行評價和鑒定。

(三)、審計結論和執行階段

在對會計電算化系統，進行符合性測試和實質性測試后，整理審計工作底稿，編制審計報告時，除對被審單位會計報表的合理性、公允性、一貫性發表意見，做出審計結論外，還要對被審單位的會計電算化系統的處理功能和內部控制進行評價，并提出改進意見。審計報告完成后，先要征求被審單位的意見，并報送審計機關和有關部門。審計報告一經審定，所作的審計結論和決定需通知并監督被審單位執行。

(四)、異議和復審階段

被審單位對審計結論和決定若有異議，可提出復審要求，審計部門可組織復審并做出復審結論和決定。特別是被審單位會計電算化系統有了新的改進時，還需組織后續審計。

二、電算化會計條件下的審計線索的變化

由于會計實行電算化，使審計線索發生很大變化，傳統的手工會計系統中的審計線索在電算化系統中將會中斷甚至消失。在手工系統中，由原始憑證到記賬憑證，由過賬到財務報表的編制，每一步都有文字記錄，都有經手人簽字，審計線索十分清楚。審計人員進行審行，完全可以根據需要進行順查、逆查或抽查。但在電算化會計系統中，傳統的賬薄沒有了，絕大部分的文字記錄消失了，代之的是存有會計資料的磁盤和磁帶，這些磁性介質上的信息是以機器可讀的形式存在的，肉眼不能識別。此外，從原始數據進入計算機，到財務報表的輸出，這中間的全部會計處理集中由計算機按程序指令自動守成，傳統的審計線索在這里中斷了、消失了。傳統的查賬方法，對電算化的會計個體已不完全適用。為了能有效地審計電算化的會計個體，在電算化會計系統的設計和開發時必須注意審計需求，要留下新的審計線索。例如，要留下每筆經濟業務的詳細記錄，而不能只留下更新后的當前余額。有些系統中的暫存文件，經過一定的時間就要被刪掉。如果審計需要查這些文件，則應拷貝，以便查尋。

三、電算化會計條件下的審計內容

(一)、對會計電算化系統的內部控制的審計。一方面是企業的內部控制能在多大程度上確保會計電算化系統中會計記錄的正確性和可靠性，如輸入、輸出的授權控制，業務處理的審核等。另一方面是內部控制的有效執行能在多大程度上保護資產的完整性，通過以上兩方面的評價，可以判斷企業內部控制系統能在何種程度上防止或發現會計報表中的錯誤及經營過程的舞弊。

(二)、對會計電算化系統的處理和控制功能的審計，也可稱為對會計電算化系統程序的審計。會計電算化系統的核心就是會計軟件，會計軟件程序質量的高低，直接決定了會計電算化系統整體水平的高低，在這部分里主要審計會計軟件程序對數據進行處理和控制的及時性、正確性和可靠性，以及程序的糾錯能力和容錯能力。會計軟件程序的審計可采用通過計算機審計的方法及利用計算機輔助審計中的數據轉換功能的方法來完成。

(三)、對會計電算化系統的處理對象即會計數據的審計。會計數據處理的真實性、正確性、可靠性，直接影響到會計信息的真實性、正確性和可靠性，所以這一部分的審計是至關重要的，注冊會計師可采用抽查原始憑證與機內憑證相對比，抽查打印日記賬和機內日記賬相核對等方法，同時也可采用利用計算機輔助審計軟件的功能來完成審計，從而降低審計風險。

(四)、對會計電算化系統開發質量的審計會計電算化系統是一項系統工程，主要包括系統分析、系統設計、系統實施及系統維護等。電算化系統的質量，運行水平，一方面依賴于日常的管理和維護，但另一方面則取決于會計電算化系統開發過程的質量。

四、電算化會計條件下的審計技術

在會計電算化條件下，既要對計算機系統的處理和控制功能進行審查，又要采用計算機輔助審計技術。對計算機系統功能的審查，必須運行計算機，讓計算機執行各種操作和處理，也就是利用計算機開展審計。此項審查是不能離開計算機僅由人工來完成的。也能在電算化會計信息系統的設計開發過程中，事先在被審計的計算機系統中的嵌入審計程序。這些程序可以執行審計監督，建立審計跟蹤文件，記錄符合指定條件的會計事項及其操作處理的有關信息，以便日后審計人員踴躍追查。這些程序還可以執行一些特殊的審計功能。

五、電算化會計條件下對審計人員的要求

在會計電算化條件下，由于審計線索內容控制、內容和審計技術的改變，決定了對審計人員的要求高了。不懂得計算機的審計人員，因審計線索的改變而無法踴躍審計；不懂得電算化會計系統的特點和風險而不能識別和審其內部控制；不懂得使有計算機而無法對計算機進行審查或利用計算機進行審計。因此，要求審計人員不僅要有會計、審計理論和實務知識，而且要掌握計算機和電算化會計方面的知識和技能。

六、對策與建議

(一)對包括會計電算化在內的信息系統進行事前與事中

在有關會計電算化的規章制度中，應當明確提出要求，人員應參加信息系統設計和評審驗收。針對可視線索自然消失的趨勢，強調在會計數據處理流程中，設置控制點，由計算機自動記錄有關所需線索，提供測試數據和比較標準。人員有權審查系統的全部技術文檔資料，以及進行系統測試和評價。在系統總體設計過程中，主要審查系統的合法合規性、安全可靠性、可性及可維護性。在系統測試過程中，主要測試形成系統核心的程序功能是否達到原定要求，內部控制制度是否嚴密，程序編寫是否符合要求，以及測試數據運行結果是否正確。并應對非法數據的容錯功能，以及系統抗干擾和對付突然事故的能力，發生非常事件、遭到破壞后的恢復能力作特別測試。在系統評價過程中，關鍵是評價系統是否達到了原定設計與開發的目標，其中可性最重要，如果達不到，有權否決整個系統，即授予在系統設計中的一票否決權。

(二)通用數據接口的設計所謂通用數據接口，是指為了外部(國家和社會)以及內部和財會管理進一步深加工信息的需要，要求各種商品化通用軟件和專門開發的軟件，設計一個統一數據結構、統一輸人要求和有一定強制性的數據文件。規定在會計軟件進行數據輸出的同時，必須向該數據文件中輸入數據，而且要保證通用數據接口文件中的數據永遠與會計軟件內部生成和輸出的數據一致，任何人不得任意修改。

這里強調兩點：一是統一性；二是強制性。前者是技術上的要求，后者是組織上的要求。兩者缺一不可。從某種意義上說，后者更為重要。

(三)加強對內部的控制

健全的內部控制制度能夠有效地維護資產和資源的安全，保證包括會計信息在內的一切經濟信息的完整、正確與可靠，有效地考核、評價各部門的業績，以促進經濟效益的提高。

對于已經實現了會計電算化的企事業單位，人員必須通過調查信息系統的內部控制和實施依據性試驗來查明會計控制和管理控制是否有效地發揮作用，并對內部控制的可靠程度進行評價。

人員在調查會計信息系統內部控制情況時，要對會計信息系統中會計事項的流向、電子數據處理用于特定的會計處理范圍以及會計控制的基本結構進行審查，同時，必須識別特定的會計處理與會計控制的關系，以及會計控制中可能發生的缺陷和薄弱環節。

(四)給人員以工具軟件的強有力支持

在計算機的手段方面有兩種做法：

1 由專業人員或軟件公司開發計算機軟件，如同會計軟件分為商品化通用會計軟件和專用會計軟件一樣，計算機軟件也可分為商品化通用軟件和專用軟件。人員的任務是經過培訓會操作這些軟件。

2 由人員根據工作的要求，借助軟件工具來完成工作。對人員培訓的側重點是教會他們如何使用這些工具軟件。由于更多的是處理非結構化和半結構化的問題，主觀性、靈活性比會計核算要大得多，更適宜用這種方式。

在這方面，微軟office系列軟件隨著辦公自動化的普及，已為中國廣大公眾所接受，excel作為一個高效的電子表格軟件，非常適合于廣大企事業單位的財會管理和工作，而且能方便地調用各種商品化會計軟件所建立的有關數據庫，包括通用數據接口的文件。通過上述兩種方法的有機結合，特別是加強對人員的計算機應用培訓，給人員以軟件工具的支持，是完全可以把計算機工作搞好的。

參考文獻：

[1]邱寒：會計軟件設計如何適應現代審計的要求：會計研究，1998。

[2]王慧苓：個人電腦與電算化財務應用[M]學普及出版社，1994。