淺談電算化會計下的審計

摘要：會計電算化是會計發(fā)展的必然方向，由于電算化會計與手工會計無論在會計基礎(chǔ)，還是在會計工作方法等方面都存在著很大差別。因此，傳統(tǒng)的財務(wù)審計在新的條件下就顯得很不適應(yīng)，必須進行改變、補充和完善，本文就電算化會計下的審計程序、審計內(nèi)容和會計電算化對審計的影響談點粗淺的看法。

關(guān)鍵字：電算化會計 審計 問題 對策

會計電算化的實施，極大提高了會計信息處理的速度和準確性，能為用戶提供及時、準確的會計信息，是會計事業(yè)發(fā)展史上一次史無前例的飛躍。

一、電算化會計條件下的審計程序

(一)、準備階段。在此階段主要是初步調(diào)查被審計單位會計電算化系統(tǒng)的基本狀況，并擬定科學合理的計劃。一般包括以下主要工作。

1 調(diào)查了解被審計單位電算化系統(tǒng)的基本情況，如電算化系統(tǒng)的硬件配置，系統(tǒng)軟件的選用，應(yīng)用軟件的范圍，網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)的管理結(jié)構(gòu)和職能分工、文檔資料等。

2 與被審計單位簽訂審計業(yè)務(wù)約定書，明確彼此的責任、權(quán)利和義務(wù)。

3 初步評價被審計單位的內(nèi)部控制制度，以便確定符合性測試的范圍和重點。

4 確定審計重要性、確定審計范圍。

5 分析審計風險。

6 制定審計計劃。

(二)、實施階段。實施階段是審計工作的核心，也是電算化審計的核心，主要工作應(yīng)包括符合性測試和實質(zhì)性測試兩個方面的內(nèi)容。進行符合性測試應(yīng)以系統(tǒng)安全可靠性的檢查結(jié)果為前提；實質(zhì)性測試應(yīng)該是對被審計單位會計電算化系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件進行測試，并根據(jù)測試結(jié)果進行評價和鑒定。

(三)、審計結(jié)論和執(zhí)行階段

在對會計電算化系統(tǒng)，進行符合性測試和實質(zhì)性測試后，整理審計工作底稿，編制審計報告時，除對被審單位會計報表的合理性、公允性、一貫性發(fā)表意見，做出審計結(jié)論外，還要對被審單位的會計電算化系統(tǒng)的處理功能和內(nèi)部控制進行評價，并提出改進意見。審計報告完成后，先要征求被審單位的意見，并報送審計機關(guān)和有關(guān)部門。審計報告一經(jīng)審定，所作的審計結(jié)論和決定需通知并監(jiān)督被審單位執(zhí)行。

(四)、異議和復(fù)審階段

被審單位對審計結(jié)論和決定若有異議，可提出復(fù)審要求，審計部門可組織復(fù)審并做出復(fù)審結(jié)論和決定。特別是被審單位會計電算化系統(tǒng)有了新的改進時，還需組織后續(xù)審計。

二、電算化會計條件下的審計線索的變化

由于會計實行電算化，使審計線索發(fā)生很大變化，傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)中的審計線索在電算化系統(tǒng)中將會中斷甚至消失。在手工系統(tǒng)中，由原始憑證到記賬憑證，由過賬到財務(wù)報表的編制，每一步都有文字記錄，都有經(jīng)手人簽字，審計線索十分清楚。審計人員進行審行，完全可以根據(jù)需要進行順查、逆查或抽查。但在電算化會計系統(tǒng)中，傳統(tǒng)的賬薄沒有了，絕大部分的文字記錄消失了，代之的是存有會計資料的磁盤和磁帶，這些磁性介質(zhì)上的信息是以機器可讀的形式存在的，肉眼不能識別。此外，從原始數(shù)據(jù)進入計算機，到財務(wù)報表的輸出，這中間的全部會計處理集中由計算機按程序指令自動守成，傳統(tǒng)的審計線索在這里中斷了、消失了。傳統(tǒng)的查賬方法，對電算化的會計個體已不完全適用。為了能有效地審計電算化的會計個體，在電算化會計系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)時必須注意審計需求，要留下新的審計線索。例如，要留下每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的詳細記錄，而不能只留下更新后的當前余額。有些系統(tǒng)中的暫存文件，經(jīng)過一定的時間就要被刪掉。如果審計需要查這些文件，則應(yīng)拷貝，以便查尋。

三、電算化會計條件下的審計內(nèi)容

(一)、對會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制的審計。一方面是企業(yè)的內(nèi)部控制能在多大程度上確保會計電算化系統(tǒng)中會計記錄的正確性和可靠性，如輸入、輸出的授權(quán)控制，業(yè)務(wù)處理的審核等。另一方面是內(nèi)部控制的有效執(zhí)行能在多大程度上保護資產(chǎn)的完整性，通過以上兩方面的評價，可以判斷企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)能在何種程度上防止或發(fā)現(xiàn)會計報表中的錯誤及經(jīng)營過程的舞弊。

(二)、對會計電算化系統(tǒng)的處理和控制功能的審計，也可稱為對會計電算化系統(tǒng)程序的審計。會計電算化系統(tǒng)的核心就是會計軟件，會計軟件程序質(zhì)量的高低，直接決定了會計電算化系統(tǒng)整體水平的高低，在這部分里主要審計會計軟件程序?qū)?shù)據(jù)進行處理和控制的及時性、正確性和可靠性，以及程序的糾錯能力和容錯能力。會計軟件程序的審計可采用通過計算機審計的方法及利用計算機輔助審計中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能的方法來完成。

(三)、對會計電算化系統(tǒng)的處理對象即會計數(shù)據(jù)的審計。會計數(shù)據(jù)處理的真實性、正確性、可靠性，直接影響到會計信息的真實性、正確性和可靠性，所以這一部分的審計是至關(guān)重要的，注冊會計師可采用抽查原始憑證與機內(nèi)憑證相對比，抽查打印日記賬和機內(nèi)日記賬相核對等方法，同時也可采用利用計算機輔助審計軟件的功能來完成審計，從而降低審計風險。

(四)、對會計電算化系統(tǒng)開發(fā)質(zhì)量的審計會計電算化系統(tǒng)是一項系統(tǒng)工程，主要包括系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施及系統(tǒng)維護等。電算化系統(tǒng)的質(zhì)量，運行水平，一方面依賴于日常的管理和維護，但另一方面則取決于會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程的質(zhì)量。

四、電算化會計條件下的審計技術(shù)

在會計電算化條件下，既要對計算機系統(tǒng)的處理和控制功能進行審查，又要采用計算機輔助審計技術(shù)。對計算機系統(tǒng)功能的審查，必須運行計算機，讓計算機執(zhí)行各種操作和處理，也就是利用計算機開展審計。此項審查是不能離開計算機僅由人工來完成的。也能在電算化會計信息系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)過程中，事先在被審計的計算機系統(tǒng)中的嵌入審計程序。這些程序可以執(zhí)行審計監(jiān)督，建立審計跟蹤文件，記錄符合指定條件的會計事項及其操作處理的有關(guān)信息，以便日后審計人員踴躍追查。這些程序還可以執(zhí)行一些特殊的審計功能。

五、電算化會計條件下對審計人員的要求

在會計電算化條件下，由于審計線索內(nèi)容控制、內(nèi)容和審計技術(shù)的改變，決定了對審計人員的要求高了。不懂得計算機的審計人員，因?qū)徲嬀€索的改變而無法踴躍審計；不懂得電算化會計系統(tǒng)的特點和風險而不能識別和審其內(nèi)部控制；不懂得使有計算機而無法對計算機進行審查或利用計算機進行審計。因此，要求審計人員不僅要有會計、審計理論和實務(wù)知識，而且要掌握計算機和電算化會計方面的知識和技能。

六、對策與建議

(一)對包括會計電算化在內(nèi)的信息系統(tǒng)進行事前與事中

在有關(guān)會計電算化的規(guī)章制度中，應(yīng)當明確提出要求，人員應(yīng)參加信息系統(tǒng)設(shè)計和評審驗收。針對可視線索自然消失的趨勢，強調(diào)在會計數(shù)據(jù)處理流程中，設(shè)置控制點，由計算機自動記錄有關(guān)所需線索，提供測試數(shù)據(jù)和比較標準。人員有權(quán)審查系統(tǒng)的全部技術(shù)文檔資料，以及進行系統(tǒng)測試和評價。在系統(tǒng)總體設(shè)計過程中，主要審查系統(tǒng)的合法合規(guī)性、安全可靠性、可性及可維護性。在系統(tǒng)測試過程中，主要測試形成系統(tǒng)核心的程序功能是否達到原定要求，內(nèi)部控制制度是否嚴密，程序編寫是否符合要求，以及測試數(shù)據(jù)運行結(jié)果是否正確。并應(yīng)對非法數(shù)據(jù)的容錯功能，以及系統(tǒng)抗干擾和對付突然事故的能力，發(fā)生非常事件、遭到破壞后的恢復(fù)能力作特別測試。在系統(tǒng)評價過程中，關(guān)鍵是評價系統(tǒng)是否達到了原定設(shè)計與開發(fā)的目標，其中可性最重要，如果達不到，有權(quán)否決整個系統(tǒng)，即授予在系統(tǒng)設(shè)計中的一票否決權(quán)。

(二)通用數(shù)據(jù)接口的設(shè)計所謂通用數(shù)據(jù)接口，是指為了外部(國家和社會)以及內(nèi)部和財會管理進一步深加工信息的需要，要求各種商品化通用軟件和專門開發(fā)的軟件，設(shè)計一個統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、統(tǒng)一輸人要求和有一定強制性的數(shù)據(jù)文件。規(guī)定在會計軟件進行數(shù)據(jù)輸出的同時，必須向該數(shù)據(jù)文件中輸入數(shù)據(jù)，而且要保證通用數(shù)據(jù)接口文件中的數(shù)據(jù)永遠與會計軟件內(nèi)部生成和輸出的數(shù)據(jù)一致，任何人不得任意修改。

這里強調(diào)兩點：一是統(tǒng)一性；二是強制性。前者是技術(shù)上的要求，后者是組織上的要求。兩者缺一不可。從某種意義上說，后者更為重要。

(三)加強對內(nèi)部的控制

健全的內(nèi)部控制制度能夠有效地維護資產(chǎn)和資源的安全，保證包括會計信息在內(nèi)的一切經(jīng)濟信息的完整、正確與可靠，有效地考核、評價各部門的業(yè)績，以促進經(jīng)濟效益的提高。

對于已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化的企事業(yè)單位，人員必須通過調(diào)查信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制和實施依據(jù)性試驗來查明會計控制和管理控制是否有效地發(fā)揮作用，并對內(nèi)部控制的可靠程度進行評價。

人員在調(diào)查會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制情況時，要對會計信息系統(tǒng)中會計事項的流向、電子數(shù)據(jù)處理用于特定的會計處理范圍以及會計控制的基本結(jié)構(gòu)進行審查，同時，必須識別特定的會計處理與會計控制的關(guān)系，以及會計控制中可能發(fā)生的缺陷和薄弱環(huán)節(jié)。

(四)給人員以工具軟件的強有力支持

在計算機的手段方面有兩種做法：

1 由專業(yè)人員或軟件公司開發(fā)計算機軟件，如同會計軟件分為商品化通用會計軟件和專用會計軟件一樣，計算機軟件也可分為商品化通用軟件和專用軟件。人員的任務(wù)是經(jīng)過培訓會操作這些軟件。

2 由人員根據(jù)工作的要求，借助軟件工具來完成工作。對人員培訓的側(cè)重點是教會他們?nèi)绾问褂眠@些工具軟件。由于更多的是處理非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的問題，主觀性、靈活性比會計核算要大得多，更適宜用這種方式。

在這方面，微軟office系列軟件隨著辦公自動化的普及，已為中國廣大公眾所接受，excel作為一個高效的電子表格軟件，非常適合于廣大企事業(yè)單位的財會管理和工作，而且能方便地調(diào)用各種商品化會計軟件所建立的有關(guān)數(shù)據(jù)庫，包括通用數(shù)據(jù)接口的文件。通過上述兩種方法的有機結(jié)合，特別是加強對人員的計算機應(yīng)用培訓，給人員以軟件工具的支持，是完全可以把計算機工作搞好的。

參考文獻：

[1]邱寒：會計軟件設(shè)計如何適應(yīng)現(xiàn)代審計的要求：會計研究，1998。

[2]王慧苓：個人電腦與電算化財務(wù)應(yīng)用[M]學普及出版社，1994。