GTD方法在高校輔導員時間管理中的應用

金劍鋒

（溫州醫學院 外國語學院，浙江 溫州 325035）

GTD方法在高校輔導員時間管理中的應用

金劍鋒

（溫州醫學院 外國語學院，浙江 溫州 325035）

高等教育；輔導員；時間管理

所謂時間管理，是指在同樣的時間消耗下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制工作。或者說，時間管理就是克服時間浪費，為時間的消耗而設計的一種系統程序，并選擇一切可以利用的科學方法及手段，以使結果向預期目標盡量靠攏[1]。現就GTD（getting things done）方法在輔導員時間管理實踐中的應用作一探討。

1 高校輔導員的時間管理困境

在《普通高等學校輔導員隊伍建設規定》的第五條規定中，輔導員的工作職責主要有8條：幫助學生樹立共產主義的政治信仰；幫助學生養成良好的道德品質；了解和掌握高校學生思想政治狀況，化解矛盾沖突，參與處理有關突發事件，維護好校園安全和穩定；落實好對經濟困難學生資助的有關工作，幫助完成學業；幫助學生樹立正確的就業觀念；發揮學生班集體在大學生思想政治教育中的組織力量；在學生中間開展形式多樣的教育活動；指導學生黨支部和班委會建設，做好學生骨干培養工作，激發學生的積極性、主動性等等。從過去的觀念到未來的理想，從無形的思想領域到具體的操作層面，都似乎賦予了高校輔導員全方位的責任，其職責貫穿了學生大學生涯的每一個方面。

調查數據顯示，有66.17%的輔導員每周工作51～70h；每周文娛活動時間幾乎沒有的占19.11%，少于1h的占28.16%，2～3h的占42.19%，4h以上的占9.14%。這組數字表明絕大多數輔導員日工作時間超出了8h，輔導員工作任務重，工作時間長[2]。

其原因是：高校輔導員是學校領導、老師、學生眼里的全天候“保姆”；在學校范圍內，各職能部門認為凡是與學生有關的輔導員都要參與且責無旁貸，輔導員除要完成校院二級黨委和行政交給的工作任務外，還要在具體工作上接受校團委、學生處、組織部、宣傳部、教務處、財務處等各個部門的領導，隨時隨地都可能有工作任務；此外，還要進行許多的創新、評比與提高等。這些使得輔導員的很多工作只能利用一般意義上的8h之外的時間進行，例如給學生召開會議一般是中午或晚上，開展學生活動只能在晚上或者周末。一周七天，每天工作十幾個小時對輔導員來說是相當正常的。這正是 “不再有清楚的界線”的輔導員的工作狀態。

有效地進行時間管理，將給輔導員的職業生涯帶來積極的影響，這種影響至少可以表現以下兩個方面：一是理清工作思路，明確工作重點，提升工作效能；二是形成個性化的有特色的工作風格，實現輔導員職業的專業化和專家化。要實現上述目標，除了學校的支持、領導的指導等環境因素之外，還需要把有效的時間管理理論與實踐充分運用到輔導員工作實踐中來。

2 GTD概述

GTD方法出自戴維·艾倫的《盡管去做——無壓工作的藝術》，書中將GTD總結成為一種將繁重超負荷的工作生活方式變成無壓力高效的時間管理系統。GTD的核心理念是：只有將心中所想的所有事情都寫下來，并且安排好下一步的計劃，才能全力以赴做好工作。

GTD的核心原則，分成收集、整理、組織、回顧與執行五個步驟（見圖1）。

圖1 GTD的核心原則

3 輔導員進行時間管理的可行性分析

David Allen的GTD方法主要“基于兩個目的：①抓住所有一切需要處理的事情（現在的、以后的、將來某時的；大的、小的或者不大不小的）把它們統統置入一個脫離大腦的邏輯系統中。②訓練自己在接受一切‘輸入信息’的前期作出決定。這樣一來，在任何時候，你都把下一步行動計劃掌握在手，可以實施或者進行再議[3]。”這告訴我們，在輔導員的工作定位和職責尚不規范的情況下，根據實際情形清晰梳理、完整收集、適當選擇，是進行時間管理的前提。本文認為在“四象限法”的指導下運用GTD方法可以幫助我們有效地進行時間管理。

3.1 “四象限法”下輔導員的工作優先度 “四象限法”是美國管理學家科維提出的時間管理理論：“四象限法”把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上分為四個“象限”，工作優先順序分別對應四個象限：第一優先——緊急又重要的工作（如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）；第二優先——重要但不緊急的工作（如建立人際關系、人員培訓、制訂防范措施等）；第三優先——緊急但不重要的工作（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等）；第四優先——不重要又不緊急的工作（如上網、閑談、郵件、寫博客等）[4]。

在“四象限法”的指導下，依照王傳中、朱偉主編的《輔導員工作指南》，以把學生培養成為社會主義的合格建設者為參考目標，以學生的安全、健康、發展和就業為參照維，根據相關性程度大小，將輔導員工作優先度進行大致分類如下：第一優先，學生心理危機干預、學生穩定工作、學生資助管理工作等；第二優先，日常思想政治教育、學生心理健康教育、學生社會實踐教育、學生班集體建設、學生黨團學組織建設、學風建設、校園文化建設、學生職業發展教育與就業指導、學生綜合素質評價、學生思想狀況調查等；第三優先，工作通知、電話鈴聲、不速之客、例行會議等；第四優先，學生網絡文明教育、學生日常管理、寫博客、發郵件、發短信等。

輔導員是一項需要進行頻繁溝通的工作，溝通藝術是提升輔導員工作效能的一個重要方面，每一次跟學生的接觸和溝通可能都是難得的思想教育機會，因此，上述優先度的區分是靜態意義上的，對重要性和緊急性的劃分也是相對的，輔導員可以根據當時、當地的實際情況進行適合自身情況的編排，選擇（或決策）也就成了是否能夠劃分出正確工作優先度的關鍵因素。

3.2 輔導員應當著力于重要事情的時間管理 妥善處理緊急事情，是輔導員職業發展的基礎性工作。我們通過分析“2008全國高校輔導員年度人物”的事跡可以發現，每位輔導員都很有責任心，都能及時發現和幫助家庭經濟困難或學業困難或心理危機學生擺脫陰影，走出困境，做好重要或緊急工作的處理和應對，絕大部分高校輔導員也都做到了的。因此，做好緊急性工作是輔導員獲得職業成就的基礎。

集中力量做好重要事情，是輔導員職業發展的關鍵性工作。“四象限法”告訴我們重要事情優先于緊急事情，通過對輔導員工作優先度的劃分，我們知道輔導員的工作大部分是重要但不緊急的工作，也就是第二象限的工作，這既符合時間管理中“第二象限組織法”的推理邏輯，也符合對“2008全國高校輔導員年度人物”的事跡分析，這些年度人物在做好基礎工作的同時，或學生思想政治教育有特色，或學生工作的科研成果豐厚，或學生社會實踐成績突出，或學風建設成效顯著等，因此，集中力量做好重要工作是獲得業績提升和職業發展的重心。

提高決策能力，明確職業發展目標，制訂正確的計劃，是輔導員職業發展的重要推動因素。輔導員工作千頭萬緒，要從中找出適合自身特點并能夠支撐長遠發展的重要事情，明確重要事情與緊急事情的準確劃分，排定正確的工作優先順序，制訂合理的工作計劃，需要具有不斷提高的決策能力，否則，決策失誤將對輔導員的職業發展產生無法預計的影響。

3.3 確定重要事情進行GTD操作 沒有特色的輔導員工作，是輔導員獲得職業發展和職業成就的阻礙因素。因此，選擇一項或幾項能夠突出輔導員個人工作特色，在一定時期內堅持不懈并能夠做出一定效果的重要事情，是進行GTD的必要條件。輔導員可以根據自身的專業、興趣、學校條件、學生需要等因素來完成這種選擇，之后我們可以進行以下三個方面的運作：

1.確定GTD的目標，按照GTD的具體方法進行操作。

把“在一年內形成有特色的思政工作機制”作為目標，首先應該把能夠想到的所有事宜，包括調研、論文撰寫、組織構建、制度制訂和執行等，以及學生素質評定、資助、心理干預，等等，羅列出來，放入inbox中。其次要定期或不定期地對inbox進行整理清空，需立即完成必須馬上完成，如果不行，則要對下一步行動進行計劃和組織，比如，可以在年度目標下面再制度季度、月度或周度計劃，把完成的清空，未完成的放到下一步行動當中。再次是對下一步行動進行組織，一般分為：下一步行動清單，如明確哪些工作可以用手機短信、電話、通訊軟件，什么時候要下寢室了解學生的學習和生活情況等；等待清單，如哪些活動可以給學生干部去辦理，明確完成期限等；未來或某天清單，如學生資助、評比等有具體規定的工作。再次是對清單進行回顧和更新，并謀劃下一階段的工作安排。最后是根據清單開始行動。在現實中，輔導員可以根據學校或領導的要求、環境的變化、時間和精力的多少以及特定情況下的工作優先度來行動。

2.利用信息技術，進行工作提醒和通知，減少時間浪費。在信息技術已經高度發展的今天，我們除了利用筆和紙進行時間管理之外，還可以利用GTD系統工具、Google日歷、手機日歷、Remember the Milk等信息化工具進行清單管理和提醒，利用手機短信、QQ、MSN、電子郵箱等工具發布通知，利用QQ空間、博客、微博等工具跟學生進行即時交流與溝通，可以大大減少中間環節的時間浪費。

3.堅持做GTD，把GTD形成習慣。凡事開頭難。輔導員工作紛繁往復，巨細無遺，在開始運用GTD進行時間管理的時候，是在輔導員職責工作之外，又加了一份需要不斷思考和整理的工作，往往會讓人有無暇顧及或多此一舉之感，但GTD的威力不是短時間就能顯現出來的，要讓GTD真正對輔導員的職業發展提供強有力的推動作用，需要輔導員把GTD養成習慣，這是所有運用GTD進行時間管理人員的共同體會。

[1] 李來宏.時間管理知識全集[M].北京:金城出版社,2007:4.

[2] 尹志麗.高校輔導員時間管理的研究[J].金陵科技學院學報:社會科學版 ,2010(3):83.

[3] 戴維·艾倫.盡管去做——無壓工作的藝術[M].張靜,譯.北京:中信出版社,2003:8-9.

[4] 伊恩·梅特蘭.時間管理[M].趙世明,譯.上海:上海人民出版社,2006:24-25.

G641

A

1000-2138（2011）04-0407-02

2010-12-20

金劍鋒（1979-），男，浙江東陽人，講師。

吳健敏）

·論 著·