大型企業設備管理系統項目實施的經驗

唐山港集團股份有限公司 楊立光

對在某大型企業設備管理系統項目實施中的經驗進行了歸納分析，指出項目實施前、實施中和維護期等不同階段需要關注的重點并提出應對策略。

唐山港集團股份有限公司是一家港口類國有大型企業，主要設備為港口裝卸設備和船舶，單臺價值較大（均在數百萬元以上）。2009年公司引進EAM系統，目前大部分功能都已順利應用，取得了明顯的經濟效益和社會效益。作為關鍵指標的生產設備利用率和完好率平均提升了10%以上。筆者在該項目實施中擔任項目經理，以下是在項目實施過程中總結的幾點經驗。

一、事前精心謀劃，做好開篇布局

在大型企業實施信息系統項目是一項復雜的系統工程，做好項目啟動階段工作十分重要。公司在該項目實施啟動規劃階段重點做了以下兩項工作。

1.明確目標

有證據表明，大型信息系統項目的實施成敗關鍵在項目啟動階段。筆者所在的唐山港集團股份有限公司設備管理工作比較成熟穩定，具備比較完善的規章制度、詳盡的操作規程、優秀的管理隊伍。在項目實施前，公司上下就項目的實施目的統一了思想，即“用信息化固化、規范、優化現有業務流程”?！肮袒笔侵笇⒐粳F有經實踐檢驗較為成熟的業務流程移植到信息系統中，而不是照搬信息系統中原有工作流程；“規范”是依靠信息系統的強制約定和計算機的強大運算能力來支撐公司各項業務流程的高效運行；“優化”是在不整體改變集團的管理流程的前提下在局部引進、消化、吸收系統軟件先進的理念和流程。

2.組建隊伍

科學合理的項目組織機構、人力資源配置是信息系統項目順利實施的重要保障。在公司項目實施時，根據具體情況組建了項目領導小組及工作小組并制定了各自職責范圍和事務報告處理流程。領導小組主要組成人員包括主管信息、設備、財務的集團高級管理成員，系統實施相關單位的主要負責部門領導，組長由主管信息的集團副總經理擔任，主要負責啟動項目、項目實施范圍的確定、資源的配置調度、系統重大變更控制等。工作小組主要組成人員包括集團信息中心項目組成員、系統實施相關單位的基層主管和技術骨干，其具體人數根據系統不同實施階段動態配置。比如在設備基礎信息準備階段要吸收集團、下屬二級單位設備臺賬管理、集團資產財務管理人員來參與。在設備運行維修模塊設計階段則要有集團設備管理員、二級單位設備運行管理人員、維修人員、集團外委維修社會長期合作伙伴等參與。該小組負責項目的具體實施工作及系統非重大變更控制等。力圖使系統實施過程順利、風險可控、效率提高。

二、事中科學施工，合理安排進度

在項目的實施過程中，要先期制訂實施項目分解和進度計劃，把握好子項目先后執行次序及設計安排好并行施工子項目。具體到本項目，總體按照設備臺賬、設備技術檔案、設備采購、備件采購、設備維修、統計分析等階段次序實施，每個階段又進一步細分，并視具體情況在不同階段采用并行施工，每個階段都要制定完工期限、驗收標準。比如備件采購包含備件編碼、庫房初始化、申請審批流程設置、采購執行、備件消耗統計分析等不同工作包。其中備件編碼、庫房初始化可提前到最初兩個階段并行，而申請審批流程設置與設備采購有重疊之處，可統一實施。

系統實施過程中一項十分繁重且工作周期長的分項任務是基礎數據準備。這里的基礎數據包含所有在系統正式上線前必須移植導入到系統內的各項數據，大體可分為三類，即①編碼類：如組織機構代碼、地理區域編碼、設備編碼、備件物資編碼、系統角色用戶代碼。②唯一ID類：包括各項單據編碼及系統運行過程中自身產生的編碼。③業務數據：這類數據量最大，包括集團以往的歷史數據和為系統實施而制作的新數據。如設備卡片臺賬、備件物資庫存、設備維護保養標準等。根據不同種類要制定不同編碼規則，分配不同實施階段。

編碼類：保障編碼唯一性，突出可識別、分層次、預見性。格式一般為大類＋中類＋小類＋流水號。類別區段可采用反映編碼對象內在屬性（如管理分類名稱、機械電氣性能、規格型號等）的字母或字母＋數字組合，類別上下層要符合對象的內在隸屬關系，流水號長度要滿足系統長期運行數據容量增長要求。整個編碼要以固定長度為原則，類別層次一般以不超過四層為宜。

唯一ID類：這類編碼較簡單，可由系統按一定規則直接生成。主要是保障唯一性，用途是程序內部運行調用。一種可供參考的生成方式為時間（年月日）＋流水號，長度可固定亦可變長。

業務數據：鑒于該類數據量十分龐大，要將該類數據的準備工作貫穿項目的整個實施周期并行執行。首先根據系統數據庫結構中數據表必要字段準備EXCEL錄入模板，然后對數據準備人員進行模板數據錄入格式培訓。根據系統實施進度計劃制定完成時限，在此期間數據錄入員要完成歷史數據收集整理按模板要求轉換成系統數據格式并錄入模板。項目工作組信息技術人員要隨時檢查數據錄入情況，糾正異常數據，保障數據符合系統數據庫格式要求。在正式上線運行前通過數據庫導入工具直接導入系統。

三、事后及時維護，保障高效運行

信息系統的實施絕不只是項目驗收、上線，由于各種新情況的出現，比如企業管理思想發生變革、軟件缺陷暴露、國家行業法規強制要求等都可能使系統必須作出相應的調整、升級。否則系統的實施效果、運行效率將大打折扣，甚至出現不得不下馬的不利局面。為應對這種情況，重點強調以下幾點。

1.做好技術儲備

在軟件項目產品的選擇上，特別關注軟件的可維護性，即可理解性、可測試性、可修改性及可移植性。為應對信息系統長期運行維護工作，應重點加強自身技術力量的儲備。雖然唐山港集團設備管理項目的具體編碼工作由外方單位進行，但是公司從集團內部選擇了兩名信息技術人員全程參與項目實施的整個過程。參加乙方必要專業技術培訓，做到掌握系統架構，能熟練應用開發工具、局部修改自主完成。

2.嚴格變更控制

項目實施結束后，項目組可能也隨之解散，但是仍要保留系統變更控制處理流程，要求對現有系統的任何修改、優化、調整需求都必須由申請人詳細描述原功能、期望實現功能、涉及系統具體模塊并由該單位主管領導簽字確認。集團信息中心常年配備人員受理變更需求，歸納整理上報，回饋處理意見。從系統變更是否涉及系統整體架構修改、是否影響單位較多來衡量需求變更范圍。如變更范圍較小，由原系統實施項目經理和集團信息中心領導審核；如變更范圍較大，需參照原項目領導小組配置，重新組建變更控制委員會審核。

3.規范文檔方式

項目整個生命期的所有相關文檔都要分類保存，包括項目實施期、運行維修期的各種文件、記錄、程序代碼等。分類首先以項目生命期不同階段劃分，如啟動、規劃、實施、收尾、維護等。文件名要加上文檔生成日期信息，便于回溯檢索。如運行維護期要對系統代碼進行升級修改，有些修改可能是針對同一地方滾動進行。這些修改后的程序代碼可首先歸類到維護大類下，再按照程序不同功能模塊分類，在底層以程序代碼操作內容簡稱縮寫＋日期方式命名。