SAP ERP主數據管理

岳俊玲，梁風功，王奉良

（山東中煙工業有限責任公司青島卷煙廠，山東 青島 266101）

SAP ERP系統是世界先進的管理系統，因其先進的管理理念和系統設計，被越來越多的企業所接受。該系統完善的功能和業務設計基于紛繁的系統主數據。該系統的主數據，種類多，字段繁，數量大，對數據人員素質要求高，并且需要較高的數據管理水平才能確保系統運行順暢。青島卷煙廠于2003年12月起實施SAP ERP項目，已有多年系統運行和管理經驗。主數據是系統運行的基礎，只有確保主數據的準確性、維護的及時性和嚴謹性，才能確保SAP系統的正常運行。

一、確保主數據的準確性

SAP ERP基礎數據主要包括系統用戶、財務、部門及人員、薪資、物料、生產、設備、客戶和供應商主數據等。各數據的準確性是系統有效運行的基礎。薪資和財務主數據，對數據準確性的要求顯而易見。物料、生產、客戶、供應商主數據的關鍵字段，同樣直接影響系統內外業務是否能順利進行，甚至會影響財務統計。

二、確保主數據維護的及時性和嚴謹性

主數據維護的特點是自身的及時性和嚴謹性。銷售部門經常在下訂單時提出新增或修改需求，下訂單和發貨幾乎是同時進行，對系統維護人員來講，時間很緊急；類似的數據還有供應商主數據、成品主數據等。這種情況下，要想保證數據的維護效率，只能先維護必輸入的、基本的主數據字段，滿足用戶需求，讓用戶的系統業務先運行起來。然后，主數據人員再收集、錄入次要的、非必填的字段。總的原則是，時間再緊迫，也要確保數據的準確性和嚴謹性。數據錯誤不僅影響業務或財務工作，還會引起用戶對系統準確性、嚴謹性的懷疑，這對任何信息系統來講，后果都是致命的。

三、主數據維護和管理過程中必須關注的幾方面內容

主數據維護和管理，除了要求主數據維護人員按用戶提供的數據模板，正確錄入或導入ERP系統以外，還要要求其關注以下幾方面的內容。只有切實關注到了這些內容，才能真正做好主數據維護和管理。

1.關注系統內業務流程及其功能改變

因為ERP主數據的關鍵字段是與系統業務流程和功能相關的，體現了系統設計的要求，所以必須關注系統內業務流程設計及其功能變化。以筆者所在單位的成品主數據的生產版本為例，成品正常生產和中試生產，所需的生產版本編碼不同，需分別編碼。數據維護人員只有理解正常生產和中試的內涵，了解生產版本的編碼原則，才能根據生產性質正確維護成品的生產版本主數據。

在系統運行過程中，系統功能會被優化或改進。這時，通常會對主數據的維護提出新要求。主數據維護人員須關注這些變化，確保主數據隨時更改。因此，從管理上應該增加這樣的要求：在系統設計、配置發生變化時，各模塊程序維護和開發人員要及時和主數據維護人員溝通，而主數據人員一定要將這些轉化為主數據具體維護要求。

2.關注系統外業務流程調整及人員調整

企業機構和部門職能的調整、企業政策變化等，都可能引起系統外業務流程的變化或主數據收集人員的崗位變化。主數據人員必須關注這方面的信息，及時調整主數據維護流程或者對新員工進行相應的培訓，保證數據維護效率和質量，防止出現系統內外業務混亂和造成不可逆的錯誤動態業務數據。如部門數據收集人員的出差與歸期，是否有替代人員代職，都應該是主數據維護人員關注的。

3.關注主數據發布，建立主數據發布制度，確保主數據與各項系統外業務的銜接

主數據維護完成后，并不意味著主數據維護流程已經結束。如系統內新增了材料主數據，有了新的物料號和編碼，除設計人員與采購人員知道外，還應在主數據維護流程中增加主數據信息發布這一環節，明確主數據發布的時間、地點、發布的部門、發布范圍、如何發布等，并建立企業主數據發布制度。經過了這樣的調整，業務部門對新增主數據的用途不再有疑惑，而且可以及時地做出業務反應。

4.關注數據工作標準的建立和動態維護，確保數據組每個成員的數據維護質量

主數據維護是隨著模塊功能要求、系統外流程要求、維護方法的變化而變化的，是動態的業務。為此，建立了《SAP ERP主數據維護指南》，它是一套動態的、共享的工作標準，起到了保證數據質量的重要作用。該工作標準的形成和共享過程是這樣的：數據主管編制《SAP ERP主數據維護指南》，并將該指南在數據組內共享。數據組里的人員在工作中誰先遇到變化，誰就可以去改指南，并將新改的內容發送給數據主管。主管審核通過后，轉發數據組全體人員，指南就能及時的更新，又實現了信息共享。

四、做好主數據維護知識和技能培訓，提高主數據維護水平

SAP ERP對主數據維護人員的要求比較高，要求數據維護人員不僅要懂ERP，會維護數據，還要會糾錯，會導入導出數據，會用EXCEL表格處理大量數據。

1.加強主數據糾偏方法的收集和培訓，提高糾偏效率

有這樣一個實例，有人員把100多條主數據的評估類搞錯了，由于這批主數據已發生了實際業務，不能進行修改，只能新建主數據。這次數據糾錯付出了4人/天的代價。事情過后，找到了修改評估的辦法，并且測試成功，為今后出現此類數據問題提供了糾錯方案。有了這些寶貴的糾錯方法和技巧，會大大提高主數據糾錯效率。所以，這些糾錯知識的積累和培訓很重要。

2.加強主數據批導程序和主數據報表開發知識的培訓

主數據維護重要的一項技能就是數據批導入。常用的批導程序通常是在上線初期就由開發人員準備好的。可是日常維護過程中，時常會有新的批導入任務，不可能只等待開發人員來處理。所以主數據維護人員應該能夠熟練地掌握制作CATT和LSMW批導程序。另外，平時檢查主數據質量或者批量導出主數據，需要展現相關主數據的所有字段，這時開發報表程序或QUERY報表是最有利的工具。

3.加強EXCEL數據處理技能培訓

數據人員經常面對上千、萬條的數據，經常需要EXCEL輔助進行大量數據整理。掌握了EXCEL使用技能，會大大提高數據整理的質量和效率。

有了以上這些技能，主數據維護人員就可以從容面對維護工作，優質高效地完成各項任務。