企業(yè)管理信息化的實踐與思考

徐永平

（江蘇亞邦藥業(yè)集團，江蘇 漣水 223400）

企業(yè)提高管理水平和市場競爭力的一個重要措施就是實現(xiàn)企業(yè)信息化，要通過信息化帶動工業(yè)化，推動企業(yè)的跨越式發(fā)展。搞好企業(yè)信息化，規(guī)劃是前提，建設(shè)是基礎(chǔ)，人才是關(guān)鍵，管理是保證，應用是核心。

一、企業(yè)實施信息化前存在的問題

江蘇某制藥有限公司系國有獨資企業(yè)，擁有12條國內(nèi)領(lǐng)先的水針劑聯(lián)動生產(chǎn)線。通過近1年的實踐，成功地運用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)信息化，推動了公司的迅速發(fā)展。

1.業(yè)務工作量大，人為差錯時有發(fā)生

公司倉存部門每天都以人工報表的形式上報各種原輔料、包裝材料、設(shè)備備品配件的庫存情況，經(jīng)常出現(xiàn)差錯，因此生產(chǎn)計劃員在做計劃的時候，通常是要親自查看庫存，然后根據(jù)需求情況制定出相應的采購計劃。但由于公司生產(chǎn)品種較多，原輔料、包裝材料、機配件等種類較多，導致手工計劃無法準確進行，常出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，因此造成停機的現(xiàn)象時有發(fā)生。財務部門所有憑證和賬簿都是人工書寫，差錯在所難免，而且追溯難度很大。

2.市場反饋不及時，導致庫存資金積壓

公司銷售人員對于所銷售的產(chǎn)品及其他廠家同類產(chǎn)品的銷售情況只能通過跑市場或打電話咨詢，由于得到的信息不準確，直接導致公司的生產(chǎn)及營銷策略與市場脫節(jié)，銷售人員提出的要貨計劃不及時，影響到銷售員的業(yè)務及公司的聲譽。所以，在很多時候，公司會庫存相當一部分成品及原輔料及包裝材料備用，導致產(chǎn)品的積壓和資金的占用。

3.部門間缺乏高效溝通平臺，信息孤島現(xiàn)象嚴重

每個星期公司召開一次調(diào)度會，對于生產(chǎn)、資金、采購安排進行一次通報，在實際工作中會出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，這時往往是相關(guān)的一兩個部門通過口頭商量進行調(diào)整，使工作安排帶有很大的隨意和不確定性，一旦出了問題，則互相推諉。對于成本核算，財務部門無法對整個生產(chǎn)過程進行監(jiān)管，只能事后進行分析。而對于車間來說，雖設(shè)有核算員，但只是對機物料的一些粗放式限制和對成本的統(tǒng)計，因此雖有總體目標，但無法細化到每個工段，致使成本控制流于形式。

二、實施信息化的措施

1.針對問題，適時改造，使企業(yè)煥發(fā)生機

針對上述問題和企業(yè)現(xiàn)狀,結(jié)合企業(yè)自身實際，2002年底，公司先期投資15萬元，在企業(yè)內(nèi)部建立了局域網(wǎng)，由一臺服務器、交換機和若干個終端組成一個工作組，操作系統(tǒng)為WindowsXP系統(tǒng)，終端分布包括財務科、設(shè)備科、倉儲科，財務科的寬帶網(wǎng)與稅務局聯(lián)網(wǎng)，實行網(wǎng)上申報。（1）委托淮安市晨星金蝶軟件有限公司安裝了某公司的K3系統(tǒng)財務軟件，主要用于財務報表和庫存管理。這套軟件系統(tǒng)提供了以憑證處理為核心的財務核算系統(tǒng)，在憑證錄入的基礎(chǔ)上，自動生成各種分析賬表，幫助企業(yè)減少重復工作，提高數(shù)據(jù)的準確性、適時性、共享性。（2）提供以固定資產(chǎn)卡片為核心的全面的資產(chǎn)管理和設(shè)備備品配件管理，根據(jù)資產(chǎn)的不同折舊方法，自動計提折舊，并形成各種資產(chǎn)分析管理報表，幫助企業(yè)強化資源有效控制，防范風險。（3）提供全面的工業(yè)企業(yè)成本核算及管理系統(tǒng)，圍繞“費用對象化”的基本成本理念，與相關(guān)模塊集成，通過費用歸集、費用分配、成本計算實現(xiàn)實際成本處理的業(yè)務流程。在此基礎(chǔ)上，建立成本預測、成本控制、成本分析和考核體系，幫助企業(yè)實現(xiàn)全面、科學的成本管理。（4）由于憑證的自動生成及賬簿的自動形成，大大減輕了財務人員的工作量，提高了辦事效率。財務部由近20人減至6人，并大大減少了人為差錯。（5）在倉儲管理方面。提供入庫及出庫、倉存調(diào)撥、庫存調(diào)整、虛倉等業(yè)務管理功能，還支持批次、物料對應、盤點、即時庫存校對等管理功能，可以幫助企業(yè)建立規(guī)范的庫存作業(yè)流程，提高庫存運作效率。而使用這套財務管理軟件以后，庫房存貨一目了然，并且系統(tǒng)還有缺貨自動報警功能，徹底杜絕了停工待料現(xiàn)象。月末盤點也由原來的六人3天縮短為二人1天，不僅提高了辦事效率，而且還提高了準確性。

企業(yè)管理涉及生產(chǎn)、設(shè)備、營銷、倉儲、計劃、財務、人事、客服等諸多環(huán)節(jié)，由于管理上的不到位，不可避免地出現(xiàn)了決策遲滯、市場響應速度慢、預期目標與實際結(jié)果相差太大、生產(chǎn)過程得不到有效控制、部門之間缺乏協(xié)調(diào)溝通等現(xiàn)象，導致產(chǎn)品成本不穩(wěn)定、市場競爭力較弱、企業(yè)整體抗風險能力差、發(fā)展遲緩，難以實現(xiàn)大的跨越。

2.果斷決策、加大投入，使企業(yè)再上新臺階

2008年公司投資200余萬元全套引進了某公司的K3系統(tǒng)軟件，增購了近70臺電腦，擴展了以前的局域網(wǎng)，建立起了企業(yè)的ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)了公司生產(chǎn)過程全方位的信息化管理，使公司實現(xiàn)了新的跨越。

（1）成本核算自動化。公司的每個部門都是一個獨立的成本中心，都有一個預算指標。實施嚴格的控制，可以跟蹤每個環(huán)節(jié)的成本變化，動態(tài)地、自動地進行成本滾動，從而提供了足夠多的成本分析數(shù)據(jù)，同時實現(xiàn)了成本核算自動化。由于存貨核算系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的無縫連接實現(xiàn)了財務業(yè)務一體化，使得成本核算更加方便與及時，工作效率也得到了極大提高，并且能有效地反應企業(yè)運營過程中的各項費用。在資金流管理方面則主要采用了財務管理方法，使財務信息滲透到物流每一個環(huán)節(jié)中去，使財務管理能夠準確、全面和及時地反映數(shù)據(jù)背后的經(jīng)濟活動并能及時有效地加以控制。

（2）生產(chǎn)管理規(guī)范化。在生產(chǎn)管理方面，首先通過BOM的有效期管理、工程變更管理、工藝路線的管理、結(jié)合工序替代處理、成本模擬、物料替代和PDM接口功能，幫助企業(yè)建立起完整生產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理規(guī)范，還提供了從生產(chǎn)任務、投料與領(lǐng)料、生產(chǎn)檢驗與匯報，到產(chǎn)品入庫、任務單結(jié)案等業(yè)務的全過程監(jiān)督與控制。結(jié)合模擬發(fā)料、領(lǐng)料和入庫數(shù)量控制等，協(xié)助企業(yè)有效掌握及發(fā)布各項制造活動信息。按照生產(chǎn)指令，系統(tǒng)自動生成相應的采購計劃，打印出領(lǐng)料單、核料單，避免計劃出現(xiàn)疏漏的情況，杜絕了停工待料的發(fā)生，同時可以對計劃執(zhí)行情況進行全面的跟蹤與控制，提高了計劃員的工作效率。

（3）倉儲管理科學化。對于倉儲管理，系統(tǒng)可以很清晰地反映出當天的出入庫品種、規(guī)格、批號、數(shù)量及庫存的品種、批號、數(shù)量等信息，不僅杜絕了生產(chǎn)車間、倉庫、銷售人員之間的一些違規(guī)操作，還為銷售部門根據(jù)市場及時調(diào)整銷售策略、為生產(chǎn)部門制定生產(chǎn)計劃提供了依據(jù)。消除了各部門之間信息孤立、部門協(xié)作不暢通的現(xiàn)象，借助于ERP這一平臺，幫助企業(yè)實現(xiàn)了資源整合，規(guī)范了企業(yè)業(yè)務流程。在物流管理方面，能完整了解到市場變化情況，根據(jù)企業(yè)需求、能力和物流運動的平衡規(guī)律來制定計劃，并將計劃分解到物流的每一個環(huán)節(jié)，為物流的運動和控制提供充分的依據(jù)。

（4）人事管理系統(tǒng)化。在人事管理方面，提供了組織規(guī)劃、職員管理、查詢報表、薪資核算、社保福利、考勤管理等功能管理模塊。借助工作流驅(qū)動技術(shù)，規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，理順組織流程，提高工作效率。在行政事務方面，能實現(xiàn)行政管理，會議管理、活動安排、信息反饋和員工意見庫等功能，利用網(wǎng)絡(luò)省時省力的特性，達到會議室有效利用與管理，避免了傳統(tǒng)行政事務管理的低效率，使單位的人事管理實現(xiàn)辦公系統(tǒng)化。

（5）客戶管理高效化。在客戶管理工作中，ERP將企業(yè)管理從企業(yè)內(nèi)部延伸到企業(yè)外部，采用客戶機及服務器(C/S) 體系結(jié)構(gòu)，能隨時了解到供應商及用戶相關(guān)材料庫存的第一手資料，把客戶需求、企業(yè)生產(chǎn)和供應商的資源整合在一起，形成一條有效供應鏈，并對所有環(huán)節(jié)進行管理，不僅縮短了采購周期，還能以最快的速度響應銷售人員的需求，以最短時間的把產(chǎn)品送到客戶手中，全面提高了服務的質(zhì)量和效率。

（6）人才培訓網(wǎng)絡(luò)化。為了加強對企業(yè)經(jīng)營管理人員及員工的培訓，公司與協(xié)助單位簽署了“視訓365”網(wǎng)絡(luò)與平臺服務協(xié)議，用于完善企業(yè)自主培訓體系，做到管理人員和員工不出門就能開展各類網(wǎng)上培訓，為全員培訓開辟了一條網(wǎng)上通道，至今已組織各類人員培訓45次，收到了良好的效果。

三、效果

自ERP信息化工程實施以后，公司運行更加規(guī)范，信息集成和資源共享程度提高，采購速度明顯加快，生產(chǎn)成本大幅度降低。公司可以根據(jù)數(shù)據(jù)信息及時掌握企業(yè)的運行狀況，相應做出生產(chǎn)計劃的調(diào)整，合理分配整個企業(yè)的資源，做出更加科學的管理決策。綜合比較ERP系統(tǒng)實施前后，整個公司的人流、物流、資金流等資源得到更好利用，產(chǎn)、供、銷等環(huán)節(jié)得到更好的整合。通過對企業(yè)各種生產(chǎn)經(jīng)營活動進行全方位改造，充分開發(fā)、利用企業(yè)的人、財、物資源及企業(yè)內(nèi)外信息資源進行生產(chǎn)經(jīng)營活動，降低了生產(chǎn)和管理的成本，提高了設(shè)備管理水平，企業(yè)的經(jīng)濟效益得到了很大提高。產(chǎn)品單耗由1.05降到1.02，單位成本也由145元/萬支下降至123元/萬支,減少庫存資金占有近300萬元，減少各種費用支出近200萬元。

四、企業(yè)實施信息化的幾點思考

1.堅持高起點規(guī)劃，解決網(wǎng)絡(luò)和信息滯后的問題

企業(yè)信息化建設(shè)必須堅持規(guī)劃先行，高起點規(guī)劃。特別是經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的企業(yè)更要引起高度重視，必須著眼于用發(fā)展的、戰(zhàn)略的眼光看問題和分析問題，立足于充分利用現(xiàn)有的信息資源和基礎(chǔ)條件，以及企業(yè)自身發(fā)展的實際需求，做好規(guī)劃，推進應用。

2.堅持高標準建設(shè)，解決建設(shè)不規(guī)范的問題

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上，要建立統(tǒng)一的應用平臺，重組資產(chǎn)、整合資源、優(yōu)化資質(zhì)，避免重復建設(shè)、投入割據(jù)和人才流失；在數(shù)據(jù)庫建設(shè)上，要利于檢索、追加、更新和創(chuàng)新；在軟件開發(fā)上，信息部門要堅持以應用開路、應用得體、應用方便、應用到位為原則，規(guī)范業(yè)務流程，簡化工作環(huán)節(jié)，讓企業(yè)真正享受到信息化建設(shè)帶來的便利和實惠。

3.堅持高質(zhì)量培訓，解決人才缺乏的問題

要把人才隊伍的建設(shè)作為推進企業(yè)信息化的重中之重，創(chuàng)造用好人才、吸引人才、培養(yǎng)人才的良好環(huán)境；完善人才激勵機制，加強人才培訓，要培養(yǎng)一支精干的高級管理建設(shè)人才隊伍，并加強各級各類教育和培訓工作，普及信息化知識，提高全員素質(zhì)。

4.堅持高水平管理，解決管理滯后的問題

信息化建設(shè)是一項涉及多學科、多部門、全社會共同參與的綜合性和基礎(chǔ)性的工作，企業(yè)應成立一個層次高、專業(yè)性強的專門機構(gòu)進行綜合協(xié)調(diào)管理，使終端、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫既能產(chǎn)生出源、流、庫各自的規(guī)模效益，又能發(fā)揮出對經(jīng)濟的整體推動作用；要健全制度、規(guī)范管理、面向發(fā)展、堅持效能的原則，健全組織、強化責任、提高效率、創(chuàng)新機制。

5.堅持高效率應用，解決企業(yè)信息化應用水平不高的問題

近年來我國企業(yè)信息化的建設(shè)和應用均取得一定進展，企業(yè)信息化的應用正向縱深發(fā)展。但不同行業(yè)和不同企業(yè)之間發(fā)展不平衡，特別是一些行業(yè)的發(fā)展還非常緩慢，企業(yè)信息化進程中存在著一些亟待解決的問題。各級政府應出臺政策鼓勵和支持企業(yè)開展信息化建設(shè)，尤其是在經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)更應加大扶持力度，積極推進企業(yè)信息化建設(shè)。