臨床醫學院教學檔案的建設與管理探索

何 偉，盧 楊，張 敏

(第四軍醫大學第一附屬醫院，陜西 西安 710032)

臨床教學檔案是醫院廣大師生和教學管理人員在教學實踐、教學研究中所形成和積累的具有保存價值的教學文件材料。［1］隨著我國醫療衛生事業和醫學教育的快速發展，作為醫科大學的附屬醫院，目前除了承擔醫科大學各專業的臨床教學任務外，還有研究生、進修生和各類短期培訓班的教學任務。隨之出現的是教學檔案的門類不斷增加，以往的管理方式已不能適應目前教學工作的需要。本文結合我院臨床教學檔案建設和管理工作進行如下探討。

1 臨床教學檔案的管理現狀

隨著醫院教學任務的變化，教學檔案已涉及醫院的各個方面和醫院的每一位醫護人員，原有教學檔案管理的模式和方法已不能適應目前醫院的發展需求。

一是教學檔案管理制度不健全。醫院一直沿用大學的教學檔案管理制度，缺少符合醫院實際的教學檔案管理辦法。

二是教學管理部門缺少統一的檔案管理場所，檔案管理人員只能由教學人員兼任。由于缺少培訓，檔案管理人員的素質和業務能力不強。三是教學檔案管理工作沒有納入日常檔案管理工作中去，教師的檔案意識不強，檔案管理工作也沒有引起領導的足夠重視。［2］

近年來，我院以本科教學評建為契機，針對存在的問題，根據醫院任務的變化，適時調整教學檔案建設方案，在加強教學檔案硬件建設的同時，出臺規章制度來規范和引導教學檔案的建設，較好地解決了教學檔案建設和管理方面存在的一些問題，為開展教學研究、規范教學活動奠定了基礎，促進了醫院教育教學工作的整體發展。

2 臨床教學檔案的建設和管理

2．1 理清臨床教學檔案的歸類

檔案資料的編目是建立教學檔案系統的第一步工作，也是教學檔案系統建立后是否利于檢索、是否便于利用的基礎工作。根據我院臨床教學和教學管理實際情況，將臨床教學檔案分為五個大類，即A類:綜合計劃，包括各級教學管理規章制度、人才培養方案、課程標準、課程建設規劃、課程評價材料等;B類:教學組織，按學年歸檔教學工作計劃、主講教員名冊、課程教學總體設計、課程表、集體備課和試講記錄、學情分析報告、教案與幻燈、教學工作總結、見實習帶教實施方案、實習講課集體備課記錄、實習日志、實習大病歷等資料;C類:教學資源與建設，主要包括教材樣本、試題庫、歷年空白試卷與標準答案、教學實驗室儀器設備清單等;D類:師資與教改資料，包括教研室師資隊伍建設規劃、兼職教員相關資料、青年教師培訓材料、教員繼續教育記錄材料、教員在學術團體擔任職務名冊、優秀教師典型材料等;E類:其他教學資料，由各教研室、科室自行歸檔。

2．2 臨床教學檔案管理辦法

2．2．1 明確檔案室組織管理職責。

首先，要明確教學檔案室的管理職責。醫院領導應將檔案管理工作列入醫院辦公會議的議事日程，對檔案管理中存在的問題及時研究和解決。檔案室要加強對各科室教學檔案歸檔工作的指導和管理，形成一套完整的教學檔案管理考核制度，建立一個完整的教學檔案管理體系，確保各項相關制度得到落實。

2．2．2 做好檔案歸檔宣傳工作。

為提高醫院全體人員對教學檔案重要性的認識，醫院圍繞教學檔案歸檔方法的貫徹實施，開展了形式多樣的學習、宣傳活動。這些活動擴大了教學檔案工作的影響，加強了醫院各級領導和職能部門對檔案工作的了解和支持，使醫院廣大教學、醫務人員的檔案意識得到了提高，改變了以往認為檔案管理只是檔案部門的工作、與己無關的看法，形成了管檔、用檔、護檔的良好工作氛圍。

2．2．3 提高檔案管理人員素質。

為了更好地管理教學檔案，醫院加大了對檔案管理人員教育培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育和業務學習、業務培訓，提高檔案管理人員的業務素質。通過短期培訓、在職學習等方式，有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業務培訓，使醫院的專職檔案管理人員及兼職檔案管理人員都做到持證上崗、學歷層次在大專以上。

2．2．4 加大檔案系統建設投入。

為了推進醫院檔案管理的現代化建設，醫院極其重視檔案系統的基礎設施建設，不斷改善檔案保管條件，劃定了教學檔案室的專用場地，提供了專門的建設經費，為檔案管理工作提供了便利的條件。還專門配備了掃描儀、數碼相機、刻錄機、數碼攝像機，提高檔案信息的基礎質量，擴充檔案的媒體形式、種類。

2．2．5 創新管理模式。

提高檔案管理人員的服務能力，積極主動地為高校醫院現代化建設主戰場服務，是新時期檔案管理工作發展的方向。檔案管理人員應強化三個意識:首先，強化檔案利用意識。醫院檔案室要對現有檔案進行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料;其次，強化開放意識。將編研材料整理成冊，編寫出目錄，并將一些文件通過計算機整理出專題目錄，提高查閱速度，方便閱檔;第三，強化服務意識。將被動服務改為主動服務，隨時了解工作動向，及時掌握有關需求的信息，使檔案工作由被動存放、保管變為主動提供利用，不斷提高服務質量，使檔案的利用率得到提高。

2．2．6 建立追蹤查詢模式。

可建立并利用完善的教學檔案登記系統，對檔案進行追蹤查詢。檔案室收發檔案都應登記在冊，同一次收發記錄在登記表的同一行，在借閱期限(通常為一個月)后，如檔案未歸還，則由檔案室上報醫教部，向借閱者下發督辦單，限期歸還檔案。須通過嚴格的督辦制度，保證教學檔案的完整和可持續利用。

3 臨床教學檔案發揮的作用

3．1 臨床教學檔案是領導決策時的參考依據

臨床教學檔案真實地記錄了臨床教學活動的整個過程，反映了醫院臨床教學的主要職能和歷史面貌。作為教學質量管理中重要的一環，教學檔案的完整性、準確性對深化教學改革、提高教學質量、總結教學經驗起著重要的作用，對于充分發揮教學醫院教學人員的集體智慧，及時總結教學工作中的經驗教訓，幫助教學醫院領導決策，有著十分重要的意義。［3］

3．2 臨床教學檔案是考評教學質量和管理水平的標準之一

教學檔案是教學活動的真實記錄，能夠客觀反映教學活動的組織過程和取得的效果，是教學職能的有形體現。學生的理論考試成績、臨床實踐能力直接反映教學效果的好壞，而教學效果是由學生、教師、督導專家、教學管理等人員對教研室和教員評估而得出的，是考核教研室管理水平、教師教學能力的重要依據。［4］連續、完整的臨床教學檔案，能夠為考評工作提供真實可靠的依據，能夠促使教研室和教員不斷提高管理水平和教學能力，從而使教學質量得以提高。

3．3 臨床教學檔案是開展教學研究的立論基礎

臨床教學檔案真實記錄了醫院在整個教學活動和管理過程中的經驗和教訓，可以幫助管理者查找問題，分析教與學雙方存在的普遍性和規律性的問題，找準教學研究的方向，制定針對性的整改措施。因此，完整、詳細、真實的教學檔案能夠為教學管理部門總結教學經驗、探索教學模式提供有力的研究依據。

3．4 臨床教學檔案是各用人單位考察和了解人才的重要依據

臨床教學檔案比較詳細地記錄了學生在臨床實踐過程中的受訓情況，除了能夠顯示學生的臨床實踐能力和學習能力外，還能夠反映出學生的職業意識、職業道德、職業精神、職業理想等情況，［5］為各用人單位選才、用才提供依據;同時，有利于促進學生全面的發展，提升其綜合素質。

4 對臨床教學檔案建設的思考

隨著多媒體技術、計算機網絡技術和現代通訊傳輸技術的發展，以電子檔案為代表的新型載體檔案可能會取代傳統形式的紙質檔案，這是未來檔案工作發展的基本趨向。［6］為適應新形勢的發展，提高檔案的管理水平，教學醫院應立足現有醫療管理網絡系統，整合教學、科研資源，搭建教、醫、研網絡綜合管理平臺，實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，為用戶提供更加方便、全面的服務。但同時也要解決好管理系統的安全性、錄入數據的有效性、教學檔案的完整性等問題。

加強教學檔案建設和管理工作是強化教學管理的需要，也是深化教學改革的需要，更是提升教學質量的需要。我院根據醫院現階段面臨的形勢，通過建立臨床醫學院教學檔案系統，完善教學檔案管理辦法，規范教學檔案的歸檔和使用制度，較好地解決了教學檔案建設和管理方面存在的一些問題，為開展教學研究、規范教學活動奠定了基礎，促進了醫院教育教學工作的整體發展。計算機網絡環境下臨床教學檔案的建設還在起步階段，網絡環境下臨床教學檔案的管理還有許多問題需要我們在實踐中認真研究解決。

［1］ 孫琳，周廣民．淺談教學醫院的臨床教學檔案管理［J］．現代醫院管理，2010，(1):51 －52．

［2］ 崔閩蓮．高校教學檔案管理模式創新的問題及對策［J］．河北大學成人教育學院院報，2010，12(2):108－109．

［3］ 唐承，米娜娃．淺析教學檔案在臨床教學管理中的作用［J］．新疆醫學，2007，37(4):46 －47．

［4］ 向國春，劉剛，陳志強．臨床醫學教學檔案的建設和管理［J］．重慶醫學，2009，38(20):2642－2643．

［5］ 李恩昌，劉憲亮．論醫學生醫學職業人格培養的必要性［J］．中國醫學倫理學，2005，18(1):21－24．

［6］ 冒紅．高校院系檔案管理方法探討［J］．重慶科技學院學報:社會科學版，2010，(11):164－165．