利用信息化技術提升高校學籍檔案管理水平

李江 西安財經學院教務處

利用信息化技術提升高校學籍檔案管理水平

李江 西安財經學院教務處

高等學校學籍檔案是學生在校期間學習情況的詳細記錄。學籍管理系統是一個教育單位用以科學管理安排并記錄學生學習狀況的必要組成部分，它記錄內容的科學、詳盡與否直接關系到學籍管理工作的質量與效率。因此，在計算機技術發達的今天，信息化技術的應用將大大提升學籍管理工作的水平。

學籍檔案；計算機；管理

高等學校學籍檔案是學生在校期間學習情況的詳細記錄，學籍管理系統是一個教育單位用以科學管理安排并記錄學生學習狀況的必要組成部分，是高校各項教育事業持續發展的重要保障。在以往的學籍管理工作中，紙質文檔的記錄是學籍資料的主要組成部分，它具有費時、費力、不易保存、難于統計分析等特點。盡管目前已有很多高校采用了計算機技術參與學籍管理工作，但絕大多數仍停留在簡單的記錄與查詢水平，是否能充分合理利用該項先進技術為學籍管理工作服務仍直接影響學籍管理工作的質量與效率。

一.目前高校學籍檔案管理存在的問題

1. 學籍規范化、標準化水平有待提高：目前高校規模逐漸擴大，招生人數也逐漸增多，學校下設學院較多，各部門分工具體，檔案資料不統一，匯總上報至教務處時，存在管理部門較多，填寫過程中信息不一致，信息互相不能兼容等問題。致使在后期的使用過程中，工作費時，信息不準確，無法做到高效、統一，浪費了諸多人力、物力。

2. 學籍檔案個性化不強：學籍檔案記錄項目繁瑣、項目類別較多，并且存在個體性較強的特點，如一名學生的學籍檔案包括了學生入學與注冊、考勤與紀律、學分制管理、課程考核與成績記載、雙學位、輔修情況、休學與復學、學籍預警、修業年限、學籍處理與退學、專業與學校更換、畢業、結業與肄業、退學、勒令退學、保留學籍、綜合測評、證書資格審核、證件號碼登記及發放名冊等原始資料。因此如何更好地記錄并反映學生的學籍狀況，在保證學籍真實性的前提下使學籍管理更加人性化是進一步要解決的問題。

3. 學籍檔案后期利用率不高：學籍檔案是一名學生從入學到畢業信息的全程記錄，眾多學生的學籍檔案組成了學籍信息數據庫。目前學籍檔案主要供查詢、檢索等用途，如果能夠從宏觀上加以統計分析，將會有助于根據學生的專業就業情況指導來年招生專業人數設置、學生考核成績的橫向與縱向比較、不斷完善教學計劃、優化教學實施方案、反饋教學效果信息等。

二.充分利用學籍管理系統的優勢

首先，學籍檔案提供給我們最重要的信息就是學生在校學習過程中教學計劃的執行情況和結果記錄，通過分析學生所修課程的成績能夠從某種程度上反映教學計劃的科學性、合理性和可行性，為教學計劃的調整提供了客觀依據。同時，總結分析學生的學習成績，能夠反映一段時間內學院的教學水平和教學效果，探討學生的學習興趣和愛好所在，從而發現前期工作的不足，及時調整制定新的教學計劃，繼而促進教學質量的不斷提高。

其次學籍檔案中詳細記錄了學生入學前的個人背景資料，如學生年齡、出身、家庭主要成員及其所從事的職業和職務及家庭經濟情況以及本人成長經歷等，從中可以了解學生的成長環境以及所受到的影響和成長中可能出現的各種問題，以便及時正確地加以引導，盡可能從學生思想工作入手，把一些不良因素可能引起的不良后果扼殺在萌芽狀態，從而促進了學生管理工作的有利進行。

第三，學籍檔案在形成的過程中真實再現了學生在校期間的專業才能、思想素質、個性特點，這些真實客觀的資料能夠為畢業時用人單位與學生二者之間進行雙向選擇提供很好的客觀依據。用人單位不僅能夠根據社會需求進行專業學生就業選拔、聘用，畢業生們也能夠通過學籍檔案客觀、真實地展示自己的專業技能和興趣愛好，避免了用人單位和就業學生因情況了解不透徹而做出錯誤選擇，影響今后的工作。

三.如何充分利用學籍管理系統

當今社會已經進入信息化時代，計算機技術的發展使得檔案管理工作大大提速，高校檔案管理基本已實現了計算機處理。但由于檔案管理人員計算機及網絡應用水平的不足而限制了學籍檔案管理水平。檔案管理水平多數停留在原有的簡單記錄、查詢階段，而后期統計、分析、反饋教學就業信息的管理功能尚未充分發揮。那么我們應當從哪些方面著手充分利用學籍管理系統呢？

1.高校學籍管理必須順應時代發展需求，改變陳舊落后的人工管理方式，將科學、先進、高效的信息管理引進管理領域，因此應逐步加快高校學籍檔案的信息化建設。計算機管理檔案既能在計算機上及時地調出利用者所需材料，為廣大利用者提供優質快捷的服務，又可以避免頻繁的重復調用檔案原件，減少檔案工作人員的工作量，從而實現檔案工作的辦公自動化。在今后的學籍檔案管理工作中，可以嘗試制定學籍錄入的統一標準，以數字或字母代替錄入內容，以便于日后的查詢與統計分析。在制定學籍檔案統一錄入標準的同時，盡可能全面地包含學生的個體化信息。如充分尊重學生個性化發展的要求，有效整合校內資源，合理有效地指導并幫助學生制定個人發展計劃，將社會需求與個人興趣愛好有機結合，科學、合理地選擇專業方向和發展目標。

2. 功能強大、兼容性強、標準而系統的檔案管理軟件是學籍檔案管理信息化的必要物質條件。好的學籍管理軟件應具有操作簡單、分類全面、系統穩定、具有強大的自我保護和保密功能以及統計分析功能等特點。標準軟件的應用將會規范學籍檔案管理人員的工作。軟件可以通過與軟件公司聯合開發，旨在擴大現有學籍管理軟件的功能，但又具有高校管理特色，適合高校使用。高校也可以根據實際情況，把最新的科研成果運用于學籍檔案的管理中,運用現代、科學的方法提高工作效率。管理手段的現代化如運用計算機等先進的設備，可以使學籍管理的工作效率起到事半功倍的效果。

3. 學籍檔案管理人員對計算機軟件的掌握與熟練應用程度是決定學籍管理軟件能否發揮最大效能的前提條件。因此加強對教務人員計算機軟件應用培訓，提高職員的業務素質和知識水平是當前亟待解決的問題。只有學籍檔案管理人員的掌握了新知識、新技能，及時調整并完善自身知識結構，才能夠充分利用學籍管理軟件的強大記錄、查詢和分析功能，從而使得學籍檔案管理達到最優化的水平，進而更好地為教學工作服務。

4. 加大經費與人員的投入，優化管理環境。高校應逐步加強對學籍管理工作的資金投入、基礎設施建設等。在人員配備上，加大人力投入，但同時應避免“全而不精”的管理缺陷。高校應當根據學生人數和工作量確定學籍檔案管理人員的數量，通過競爭機制逐步形成一批學籍檔案管理工作的骨干隊伍，使得學籍檔案管理隊伍具有更高的職業素養和技術水平。同時應使得學籍管理人員充分認識到學籍檔案工作在市場經濟建設中的作用，以靈活多樣的形式，開展多種形式的服務。例如目前多數用人單位均采用人事代理制度來管理學生在校的學籍檔案，高校學籍管理工作可直接將學生在校學籍檔案以電子檔案方式傳輸至人事代理機構，避免學生畢業后繁瑣、費時的轉檔手續，也為學生學籍檔案的真實可靠提供了保證。

綜上所述，學籍檔案管理工作是高校管理工作中最為重要的組成部分之一，該項工作能否正確無誤并且高效地進行是高校教學及學生管理制度有效實施的重要保證。傳統的高校學籍管理模式已不能適應當今高校擴大規模后的運轉需求。因此，利用先進的信息化技術提升現代高校學籍檔案管理水平勢在必行。在今后的學籍管理工作中，我們應充分利用計算機技術及校園網絡，從學籍管理制度、人員培訓、軟件更新、加大投入等諸多方面不斷完善高校學籍管理工作，力爭探索出適應當前高校發展需要的成熟的學籍管理新模式。

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[3]杜君芳.對高校學籍檔案管理的幾點認識.教育管理與評價.2008，26（17）：58-59

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.12.103