淺析提高醫院人事檔案管理水平的對策

鄧小燕

(四川省內江市第六人民醫院 四川內江 641001)

淺析提高醫院人事檔案管理水平的對策

鄧小燕

(四川省內江市第六人民醫院 四川內江 641001)

隨著社會經濟的發展和醫療環境的不斷改善,醫院對人事檔案的管理有了新的要求。如何加強醫院人事檔案管理,為醫院專業技術隊伍建設和干部隊伍建設提供更好的服務,是現代醫院人事檔案管理人員的工作重點。為了提高管理水平,要不斷深化醫院檔案管理體制改革,完善各項檔案管理工作,并實現現代化管理。

醫院 人事檔案 管理

醫院人事檔案是對醫院職工各項實際情況的真實記載,為醫院的人事制度改革提供了依據,方便醫院對人才的利用和管理,是醫院發掘人才、培養人才、選拔干部和晉升干部的主要信息來源,也為工資制度改革,評定各類專業人才工作水平和職工應享受的待遇福利提供了參考。如今,醫院人事檔案部門應適應現代社會發展的需求,完善人事檔案管理,提高管理質量,為醫院的正常工作服務。

1 現階段醫院人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識十分薄弱

醫院的工作中心是為社會提供醫療服務,醫院也將醫療服務列為工作重點,因此,醫院人事檔案管理出現片面注重保管、輕視檔案利用的問題,認為只要保管好檔案,干部人事檔案不丟失,正常的檔案調動工作能正常進行就行了,完全沒有將檔案的作用發揮出來,也沒有主動參與醫院的各項服務,缺乏為醫院提供系統性材料和決策依據的意識。同時,醫院大部分職工的檔案管理意識薄弱,檔案管理的重點不突出,嚴重忽視了檔案在醫院服務領域的實際作用,制約了檔案功能的發揮。

1.2 檔案管理基礎設施落后

一直以來,醫院的工作重點都在醫療服務上面,難免存在輕視檔案管理的情況,因此,人事檔案管理的投入資金少,基礎實施條件差,檔案的收集、整理等基本工作還要靠人工手動完成,并以紙張材料作為記錄對象,無紙化、電子化、網絡化的程度低,影響了檔案的收集效率和利用率。手工制作的檔案管理難度大,查閱困難,很容易被人為破壞,人力物力耗費大,檔案的多樣性和嚴肅性不高,更不利于系統化、現代化的管理。

1.3 人事檔案管理人員的綜合素質不高

參與人事檔案管理的工作人員大多是中途轉行或兼職管理檔案的非專業人士,其知識結構和專業水平較低,也缺乏積極進取和全身心為檔案管理服務的職業精神,對醫院的行政管理和工作要求不熟悉,只能進行簡單的檔案收集和裝訂工作,醫學知識了解程度低,這對醫院人事檔案的案卷質量和高質量服務有著極其不良的影響。

2 現代醫院人事檔案管理的思考

2.1 切實重視人事檔案管理工作

完善人事檔案管理工作,首先要提高醫院工作人員的思想意識,讓他們認識到檔案管理工作的重要性和意義。人事檔案記錄了個人的真實信息,是個人生活情況、工作表現等級的重要指標,直接關系到人員的晉升和工資調整,是每個職工都要認真填寫的信息。合理利用人事檔案,對個人情況進行科學評定,不僅會提高檔案的利用率,還能為醫院建設提供可靠的人才保證。因此,檔案管理人員要有主動服務的意識,不斷發掘人力資源,將人才信息以最快的速度提供給醫院管理部門,為臨床、教學和科研工作提供優質的服務。

2.2 規范人事檔案材料收集、歸檔和鑒別

人事管理部門在收集檔案時,應嚴格控制檔案材料的質量,確保當中的各項內容都是符合要求的,達到標準化程度。人事檔案材料中,要完整記錄每個人在不同時間段的不同經歷,這樣才能反映出被記錄人的真實情況。在收集檔案的過程中,不僅要保證檔案內容的全面性與針對性,還應對不同工作崗位上的人,采取不同的檔案收集和管理方式。對收集完成的檔案,還要認真篩選,消除一些沒有價值和對比性的材料,及時退回不合格的材料。涉及本人的學歷材料、專業技術職稱材料、獎懲材料等要及時歸檔。檔案整理工作和著錄、標引工作要規范,都要進行嚴格管理,做到不遺失,不堆疊,客觀真實反應個人的真實信息。

2.3 提高人事檔案管理人員的專業素質

醫院人事檔案管理人員的素質會直接影響到檔案管理水平。知識經濟時代,要求檔案管理人員具備相應的服務理念和扎實的專業知識。在思想上,要積極保持一顆熱忱的心,一心一意做好檔案管理工作,增強使命感和職業精神,盡職管理好人事檔案。同時,還應保持積極上進的心態,不斷學習,通過專業培訓、進修、學術交流的方式,提升自己的知識水平,增強專業素養,全方位適應新時代環境下的醫院人事檔案管理工作。

2.4 建立部分人事檔案對外開放制度

目前,我國的檔案資料僅僅為單位和區域提供人事服務,個人無法查閱自己的檔案資料,這與公開、透明的現代法制背道而馳。事實上,檔案管理就應該以個人為中心,可以對個人進行非秘密性的信息公開,例如工作履歷、出生年月、進修經歷等。除此之外,建立規范開放制度也是十分重要的,這對保護涉及國家或單位的機密信息有著積極作用,同時給予個人適當互動權限,當個人對存檔信息存在質疑時,可以在規定范圍內提出更改意見,只有這樣,才能全面保證檔案信息的真實性,但更為重要的,是可以加大個人對人事檔案信息的關注度,提高醫院的檔案安全意識。

3 積極推進人事檔案管理的現代化信息系統

隨著電子信息技術的不斷進步,醫院也開始使用各種先進的信息技術進行管理,例如電子病歷和電子文件,并逐漸進入無紙化時代。醫院的人事檔案管理以電子檔案技術為基礎,利用計算機進行管理,并引進各種有針對性的管理軟件,建立醫院人事檔案信息庫、信息存儲和檢索系統,實現人事檔案管理的信息化、現代化。

醫院人事檔案信息化管理的核心就是,利用計算機和信息網絡技術對醫院人事工作中產生的各種信息進行存檔、整理、輸入、檢索,為醫院提供高效的人事信息服務。現代醫院主要應用的人事檔案管理系統是通過計算機對輸入的人事檔案信息進行檢索、查詢、比較、選優、排序、分析、統計和輸出,并對檔案中記錄人員的基本信息、具體實際情況進行分析,方便醫院進行人才預測和人才培養,同時為醫院制定相關的人事管理政策提供信息來源,實現人事管理和檔案存儲同步完成,提高人事檔案管理部門的工作效率,同時可解決檔案材料滯后性造成的時效性失真等問題。由于信息化檔案管理的推進,有效減少了檔案材料的收集、整理、歸檔等一系列工作程序的時間,也大大降低了錯誤的發生率,使檔案信息的準確性、完整性得到進一步提高。

4 結語

隨著現代化進程的加快,醫院人事檔案管理工作也要進行全面改革,而關鍵就在于深化人事檔案管理意識、提高管理人員素質,同時還要利用現代化信息技術完善人事檔案管理,只有這樣,人事檔案管理工作才能全面實現信息化管理,推動醫院的現代化發展。

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Shallow Improving Hospital Personnel File Management Level of Countermeasures

DENG Xiaoyan
The Sixth People’s Hospital in Neijiang City,Sichuan 641003,China

With the development of social economy and the constant improvement of medical environment,hospitals are on the personnel file management has the new requirements.How to strengthen the management of personnel files for hospital,professional technical team construction and cadre troop construction to provide better service,is a modern hospital personnel file management personnel's emphases.In order to improve the level of management,to deepen hospital reform of file management system,perfect the archives management,and realize the modern management.

Hospital;Personnel file;Management

R197.3

A

1674-0742(2011)05(c)-0005-02

2011-03-26