基于控制理論的圖書磁條改造工作

劉振義

（遼寧工業大學圖書館，遼寧 錦州 121001）

1 引言

遼寧工業大學圖書館現館舍面積僅為9600平方米，已遠遠不能滿足16000名在校學生使用，學校決定在原館旁建設新館，新館建筑面積為36793平方米，將于2011年8月竣工。為了配合新館的大流通管理模式，要對正在流通的40多萬冊館藏圖書進行磁條改造工作，把圖書中的永久磁條更換成可充消的復合型磁條。經過圖書館的充分論證，提出招標外包和自己改造兩種方案，學校最終決定由圖書館自己動手，進行圖書磁條改造。

圖書磁條改造工作是一項復雜的工程，館情不同，因館而異，一般都采取由經驗和設備豐富的專業公司承包的外包方式，自己動手改造則沒有多少現成的經驗可供借鑒和參考，進行此項工作無異于白手起家，從零開始。在圖書磁條改造工作中運用和借鑒控制理論，可以使此項工作組織更科學、更富有效率。從著手準備到工作完成，控制理論把工作全程分為3個階段，即前饋控制、過程控制和反饋控制。在圖書改造工作中，前饋控制就是對圖書改造各項準備工作的管理，過程控制就是對改造過程進行管理，反饋控制就是對改造后的使用進行管理。

2 圖書磁條改造的前饋控制

前饋控制實際上就是對圖書磁條改造前各項準備工作的管理與控制。準備工作越細、越充分，后續工作就越容易進行，操作起來就越得心應手，即使出現問題也有解決的預案和方法。

2.1 組織機構控制

圖書館要成立圖書磁條改造工作領導小組，對圖書改造工作進行領導和指導。由館長任組長，副館長任副組長，成員由各部主任、副主任組成。在圖書磁條改造工作正式開始前，領導小組要多次召開會議，可以就某一個專題商討圖書改造工作的具體部署，完善組織工作，特別是細節工作要統籌兼顧、考慮周全。對重點工作環節如取書檢驗、工作中檢驗、回庫檢驗、質量綜合驗收等實行專人負責制。另外，還要充分發揮全體館員的主觀能動性，鼓勵他們積極為圖書改造工作獻計獻策。

2.2 工作原則控制

實行部分書庫閉館原則。為保證廣大師生正常借閱，不進行全館封閉，實行分庫分期改造，根據各庫房藏書情況及教學需求情況，確定磁條改造的先后順序，以及每個庫房改造工作的大致開始和結束時間，這樣做盡量不影響師生借閱需求。改造哪個書庫就封閉哪個書庫，要提前通知廣大師生相關書庫的閉館時間，鼓勵師生多借書，延長借閱時間，超過期限不罰，特殊借閱特殊申請等。改造完成后的開放時間視具體情況而定，提前完成就提前開館，滯后完成就推遲開館。

館員工作時間自由支配原則。上班時間不受早八晚五的限制，館員在做好本職工作交接的前提下，自行決定什么時間改造圖書，只要在規定時間之前保質保量完成即可。

封閉書庫與改造工作地點分開原則。此舉是為了避免已改造與未改造的圖書混淆，避免統計不準確，避免人多手雜，導致圖書丟失、錯架等問題發生；指定專人管理庫房鑰匙，便于查驗和監控，減少不必要的損失。

責任時效延長原則。本次圖書磁條改造工作完成了，并不等于說此項工作就徹底完事大吉，而是要經得起新建館的大流通管理模式檢驗。在未來圖書借閱過程中，改造完畢的圖書在新館使用時如果出現消磁后仍報警等問題，依據章號仍由最初改造者負責到底，包括向師生賠禮道歉、重新更換磁條等，此類問題若多次發生則屬于情節嚴重，要追加經濟處罰等。

還回圖書由相關書庫館員改造原則。閉館前借出、在重新開館后又還回來的圖書，由本書庫工作人員在不影響正常借閱工作的前提下進行圖書磁條改造，相關工作程序不變。

安全工作原則。圖書磁條改造使用的儀器設備需要電源，要特別注意用電安全。電源配備要能保證各種儀器設備同時工作時的最大荷載；無人工作時儀器設備要徹底斷電；廢磁條要裝入指定容器中，不能隨意丟棄，防止進入電源插座內引起短路；工作空間內杜絕吸煙；要防患于未然，防止發生火災，保證員工生命和圖書資產安全。要指定專人負責檢查安全工作。

適當補貼原則。鑒于圖書磁條改造工作比較辛苦，且帶有一定體力勞動性質，圖書館向學校申請圖書改造勞務費，根據學校財力狀況，按每本兩角錢標準計算，鼓勵和調動館員參與的積極性。

2.3 參與人員控制

要響應學校號召，進行全館動員，自己動手做好圖書磁條改造工作。因為圖書磁條改造是一項耗費體力的工作，下架、搬書、推車、翻書、上架等環節都需要一定的體力支撐，加之此項工作持續周期長，并不是所有人都能勝任的。對那些身體狀況差的館員，本著自愿參加原則，依據自身實際情況，能做多少就做多少，不做圖書改造定量要求。對能正常進行此項工作的職工進行登記編號，并發給相應章號。為加快圖書磁條改造工作進度，力爭在新館投入使用前完成此項工作，館內職工可以發動親朋好友參與，但只能以該職工的名義，使用該職工的章號，出了問題由該職工負全責。

2.4 工作進度及工作量控制

根據需要改造圖書總冊數及參與工作的館員人數，確定每人應完成的工作量，規定工作最終完成時間，具體工作時間自行選擇，每天完成的數量自己決定，給予充分的自主權。以本校圖書館為例，根據圖書數量確定每人完成8000冊左右，根據部門業務分工及工作側重點不同，指定部分館員專職進行圖書磁條改造工作，因此他們還要另外再完成大約8000冊的工作量。

2.5 工作地點控制

圖書館是高校師生學習和工作的場所，需要有一個相對安靜的環境，而在進行圖書改造時不可避免地會產生一些如推車、翻書等噪音，如何把不利的影響降到最低，是圖書改造工作不得不考慮的問題。假期時學生和教師都放假，當然就不會有這樣的問題存在，可以選擇在同樓層閱覽室里進行相關工作。而非假期時，就要選擇遠離閱覽室的空間進行工作，比如書庫外側的走廊、會議室、活動室等相對獨立可封閉的空間，告誡工作人員注意工作秩序，不要大聲喧嘩。

2.6 儀器設備及用具控制

首先是主要儀器設備的準備。進行圖書改造的專用設備有磁條檢測儀、充消磁敏儀等，磁條檢測儀數量根據工作臺數確定，應該多一些，充消磁敏儀2～3臺即可。報學校招標采購，儀器設備要求耐用，故障率低，使用壽命長，不易損壞。必要時可到生產廠家進行考察，或者到正在使用的圖書館參觀。

其次，一般用具準備。有裁紙刀、乳白膠、尖嘴鉗子、錐子、橡膠指套、醫用創可貼（劃破手指用）、職工號碼戳（章號）、紅藍兩色印泥、塑料袋、書簽、塑料格尺、口罩（減少吸入灰塵）等，像橡膠指套等損耗大的用具盡量多準備一些。

再次，復合磁條的招標采購。磁條質量是圖書改造成功與否的最關鍵因素。從生產廠家介紹及考察正在使用磁條的圖書館來看，復合磁條多以鈷基磁條為主。由于復合磁條還沒有經過較長時間的檢驗，所以在購買時，提出要求是消磁干凈，充磁后靈敏度高，受外界磁場干擾小，易于安裝，使用壽命長，適合各種檢驗設備，污染小。

3 圖書磁條改造的過程控制

對圖書磁條改造過程進行全程監控和管理，在工作進行中解決問題，加強工作進程中各個環節管理，保證磁條改造工作質量，提高工作效率。

3.1 剔舊工作控制

在磁條改造工作開始前，要對架上圖書進行剔舊處理。已經安裝新磁條的圖書不用更換，需要確定索書號區間段；復本量超多的圖書，破損嚴重的圖書，幾乎不流通的圖書不用更換，放入備用庫保存，如有需求，可手工借閱。

3.2 培訓工作控制

儀器設備使用培訓。包括磁條檢測儀和充消磁敏儀的工作狀態，充消磁時長，指標燈或警報聲音的含義，使用注意事項等，必要時可以邀請生產商家對館員進行使用培訓和演示。

索書號段舊磁條規律培訓。由采編部人員根據以往粘貼永久磁條的工作經驗，對舊磁條的放置區域和數量進行詳細講解和說明，多總結一些帶有規律性的東西，給即將開始的查找工作提供些許幫助。

舊磁條拆除培訓。拆除磁條時，要最大限度保護圖書，把對圖書的破壞程度降到最低，寧可損失幾頁書紙也盡量不要將整個書脊掰開。一般方法是將指套戴在左手或右手食指、大拇指和中指上，將書口朝向胸口，自下向上翻，另一只手捏住書的另一部分。找到磁條后，先用手指輕輕擠壓，讓互相粘貼在一起的兩頁紙慢慢分開，當磁條露出來時，用裁紙刀割開磁條兩側的不干膠，然后用尖嘴鉗子夾住磁條的一端順著磁條方向向上拉，將磁條取出；如果磁條嵌得太深，則需要用類似牙醫用的鉤子鉤出磁條的一端，然后用尖嘴鉗子夾住磁條的一端順著磁條方向向上取出，之后把這一頁疊上備查，然后在檢測儀上檢測一下，如果指示燈不亮或無報警反應就表示沒有了，如果指示燈亮或有報警反應，則表示還要繼續查找，直至清除全部舊磁條為止。有的圖書出版時間較長，書脊的膠或線老化，還有的圖書較薄，稍一用力，書脊就開了，這時候需要用乳白膠粘合或用大裝訂器在粘上新磁條后裝訂。大部頭厚書可用書簽將其分隔成若干區域，逐個區域進行查找，避免重復勞動。盡量不要直接用手指去抽取磁條，因為磁條比較鋒利，易傷到手指。

新磁條粘貼培訓。新復合磁條首先要進行充磁，然后再粘貼。粘貼新磁條時務必要細心，不能著急趕進度，要心平氣和、穩穩當當，保證磁條隱蔽性強，一次成功。一般每本圖書中放一根磁條即可，大部頭厚書及搶手圖書可視具體情況多放幾根。在選擇一定數量頁碼之后盡量深埋，并將磁條上的兩面膠條清理干凈，然后將圖書平放壓實以利于膠的粘合。要在規定部位蓋上個人章號。

3.3 圖書領取程序控制

按照本書庫需要改造的圖書架面進行詳細登記，制作出登記表格，項目包括序號、架位號、圖書分類號、取書人姓名、冊數、章號、備注、驗收人簽字等，如表1所示。將來依據此表，統計每個人的實際工作量，作為發放補貼的依據。

表1 ×××書庫圖書磁條改造登記表

以架面為單位進行編號標識，并指定每個架面的具體取書人，要求逐層領取架面上的圖書，每次不宜多取，便于上架歸類。領取時要簽字，經相關人員查驗后，方能推出庫房。

3.4 經驗交流控制

定期召開工作經驗交流會，查找問題?？梢越M織館員交流拆除磁條和安裝復合磁條的經驗，交流工作心得體會，互相借鑒，取長補短，達到提高工作效率的目的。

3.5 質量檢查標準和要求控制

圖書磁條改造工作是大流通管理的前提條件，制定統一的質量檢查標準，提出統一工作要求是必要的，也是必須的。

圖書中舊的磁條必須清理干凈，經驗磁后確認無誤；對圖書破損部位要粘貼好，書脊裂開的圖書要裝訂好；新磁條盡量靠近書脊，并將紙質的不粘膠條撕凈，然后將圖書平放壓實；章號要蓋在下書口靠近書脊位置，要清晰易辨；當一架面圖書改造工作完成后，由檢驗人員核查，無誤后上架；上架時要按索書號順序加以排列，不是本號段的圖書要平放，有章號一面的書口向外，由庫房上架員在開館前統一歸類；拆下的舊磁條要集中保存，統一報廢或銷毀。

3.6 怠倦狀態控制

圖書磁條改造工作不是一下子就能完成的，要調整好工作狀態和時間。要克服厭煩心理，工作時間過長，眼睛極易疲勞，胳膊麻木脹痛，手指僵硬酸痛，長時間找不到舊磁條很容易產生怠倦情緒，不愛干，效率低下。要做好主動調節工作，在不影響教師和學生學習的前提下，打打乒乓球，聽聽音樂，講講笑話，或到館外散散步，做做操，舒展一下筋骨等，放松疲憊的心情。

3.7 環境衛生控制

在圖書磁條改造工作中，難免會產生書塵飛揚、空氣干燥、紙屑滿地現象，衛生問題不容忽視，這會直接損害工作人員的身體健康。清潔工人要經常掃地拖地、擦桌椅及各種設備上的灰塵，保持工作空間空氣濕度，打開窗戶交換空氣。工作人員在工作期間要戴上口罩，要經常洗手，定時到戶外透氣，防止疾病發生。

4 圖書磁條改造的反饋控制

圖書磁條改造工作的反饋控制目的在于總結經驗，對今后類似工作提供足夠的借鑒、參考和指導，促進圖書館其他工作更加科學、有序、合理。

4.1 質量抽查控制

分書庫改造工作結束后，在重新開館之前，領導小組要組織人員對圖書磁條改造工作進行驗收和抽查，根據工作標準和要求，檢查工作完成質量。包括數量、加蓋章號位置和清晰程度、分類排序準確程度、圖書碼放整齊程度、損壞的圖書是否粘貼或裝訂等；抽查一定數量圖書，新粘復合磁條是否很容易找到，深淺和位置是否合適等。根據每個人完成工作的多少來確定抽查比例和覆蓋面，并做出恰當的工作評價。問題嚴重的要進行返工重做并適當扣除勞務補貼。

4.2 改造后的借還控制

借出時，一定要對圖書逐本進行有無磁條檢測，對未充磁的圖書進行充磁處理后方可借閱，對無磁條的圖書暫時不外借，集中進行重新加工后上架才能借閱。

還回時，也要對圖書進行逐本驗磁，發現無報警反應的圖書先充磁，如果還無報警反應，則要重新加工，此舉是為了防止學生無意消磁或故意將磁條拆除，以致圖書丟失。

4.3 新采購圖書磁條控制

近些年出版的圖書，圖書供應商一般都在圖書中加入一定數量的復合磁條，但磁條的質量和性能不一定符合本館要求，有可能給未來借閱工作帶來不必要的麻煩。因此，從保證復合磁條的一致性角度出發，本館決定招標采購圖書時，取消由書商填加復合磁條的做法，變更為由書商檢測每本圖書磁條，在圖書采購招標合同書中約定，圖書供應商對所購圖書必須逐本進行驗磁，要保證到貨的每本圖書中不能有任何磁條存在，否則將視為對方違約，并按適當比例在支付的書款中予以扣除。新書到館后，由采編人員按工作程序對圖書進行驗磁、粘磁工作。這樣做可以保證每本圖書充消磁的成功率，避免在讀者借閱時產生不確定問題，影響館讀關系。

5 結束語

圖書磁條改造工作是一項大工程，圖書館要實行大流通管理模式，這項工作必須做好。由圖書館員工自己完成圖書改造工作，從工作角度來說，館員親自動手，可以熟悉業務，了解和掌握圖書加工流程，積累了工作經驗，增長了圖書館專業技能，也培養了館員愛館敬業的品格，同時為學校節省了外包費用，館員也得到了一些實惠；從人際關系角度講，因為館內部門分工不同，平時很少在一起工作，現在大家在一個大環境下進行集中工作，全館人員齊參與，大家暢所欲言，加強了溝通和了解，增強了圖書館的凝聚力和向心力，對提高圖書館服務質量和服務水平大有裨益。

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