信息資源建設中的地方文獻工作研究——第四次省級公共圖書館評估標準評析

謝耀芳

（廣西壯族自治區圖書館，廣西 南寧 530022）

2009年文化部在全國開展了第四次縣級以上公共圖書館評估定級工作，對各地區各級公共圖書館的各項工作展開全面的測評和檢查。地方文獻資源建設作為專項指標被列其中，從而強化了地方文獻在公共圖書館文獻資源建設和讀者服務方面的重要地位。

1 評估對地方文獻資源建設的意義

1.1 明確地方文獻在資源建設中的重要地位

地方文獻是記載某一地域內自然、社會和歷史發展變化及影響的特定文獻，素有“一地之百科”的稱譽。我國圖書館地方文獻事業的奠基人杜定友先生指出：“各地方的圖書館，對于保存地方文獻，尤為專有之責。”早在文化部1982年頒布的《省（自治區、市）圖書館工作條例》中明確指出：“省館應根據本省社會主義物質文明和精神文明建設各個領域的要求，逐步形成具有地方特色、適合當地讀者需要的藏書，本省（自治區、市）正式出版物和有關本地區的地方資料應盡全收藏。”然而在實際工作中，地方文獻征集困難重重，呈繳制度落不到實處，地方版文獻缺少采訪信息、購書渠道等，致使地方文獻建設工作開展起來十分費力。本次公共圖書館評估加大了地方文獻項目的分值，把地方文獻提到了重要的地位，并明確了地方文獻資源建設的方向和目標，從而也激勵了公共圖書館盡力做好這項基礎性工作。

1.2 進一步明確地方文獻資源的收集范圍

關于地方文獻收集的范圍，是以出版物或文獻資料所反映的內容是否具有地方特點為唯一標準，它是以區域為中心的信息載體和知識源泉，反映一個特定地區的政治、經濟、地理、文化、教育、科技、宗教、風俗、民情等諸方面的綜合性歷史和現狀，是研究地方建設發展的重要文獻資源。近年出版物空前繁榮，信息量激增，圖書館的購書經費不足，因此，在地方文獻的征集范圍上分歧較大，認為本地出版物如果內容與本地無關，不能算地方文獻。本次省級公共圖書館評估標準明確了地方版文獻入藏率的最高和最低指標，并在文獻類型、載體、出版發行方式等方面，通過評估細則一一列舉，具有權威性和規范性，進一步明確了地方文獻的收藏范圍。

1.3 完善地方文獻資源建設管理的各項規章制度

評估促使圖書館對各項基礎業務進行重新梳理，重新制訂和修訂適合當前業務發展的各種規范條例，從而使圖書館各項工作有章可循、有序開展，促進管理水平的不斷提高。以廣西圖書館為例，通過準備迎評材料，重新修訂了《廣西圖書館地方文獻采訪原則》、《廣西圖書館地方文獻催繳規定》、《廣西圖書館地方文獻采訪征集工作規范》等系列規章制度，使地方文獻資源建設工作規范化、制度化、標準化，完善了該項工作的科學管理。

2 從評估指標談地方文獻建設問題

廣西圖書館作為廣西壯族自治區的省級公共圖書館，是本地區地方文獻、民族文獻和東盟文獻收藏與利用中心，一直以來對地方文獻資源建設十分重視，此次專門成立評估材料小組，對各項指標分解落實。采編中心作為藏書建設的具體實施部門，負責設置《省圖書館評估標準細則》中與地方文獻相關的分值，從地方文獻呈繳制度及執行情況、本地出版物入藏率、地方文獻數據庫建設3個方面對本館地方文獻資源建設的情況進行比對分析（見表1）。

2.1 “222”呈繳制度與執行情況

首先要求提供有關呈繳制度文本，廣西壯族自治區人民政府早于1973年就下文指定廣西圖書館作為地方文獻重要收藏單位之一，并于1980年、1993年發文重申兩次（桂政發[1980]232號，桂政發[1993]4號），要求各單位執行呈繳制度，將本單位及個人編印的文獻資料完整、及時地檢送該館。雖然有相關的文件，但落實起來困難頗多，執行力度不夠。其次明確了呈繳率應該占本地出版總數的指標，通過多渠道、多途徑收集出版發行信息，逐一核對，發現漏繳，及時催繳，使呈繳率由原來的55.84%提高到80.90%，取得初步成效（見表2）。

表1 “省級圖書館評估標準與細則”列表[1]

表2 2008年廣西圖書館地方出版物呈繳情況匯總

2.2 “222”指標建設中存在問題分析

通過自檢，該項分值雖然達到了最高，但此項工作開展起來卻存在相當的困難。主要原因是到目前為止，尚未出臺相關的法律來明確規定繳送出版物的具體事項，現有的呈繳制度只是簡單的條例規定，無法從根本上確保呈繳本制度的實施。因此，除了利用經濟補償（如針對美術出版社、高價叢書、多卷書采取買一繳一的政策）和其他激勵措施鼓勵出版單位繳送和其他個人捐贈以外，繳送法規是該制度得以實施的根本性保障。其次是對地方文獻類型的認識不夠全面。在提供信息的過程中，絕大多數人都只是提供紙質文獻，而很少提供光碟、錄音資料等其他類型的地方文獻。隨著出版審批程序的改革，廣西新聞出版總局已把審批權利下放到各市，從而造成了內部出版物出版信息的收集困難。

2.3 “223”地方文獻

該項細分為“2231地方出版物入藏種數／地方出版物種數（%）、2232地方文獻數據庫”。該項分值首先要求提供地方出版物入藏種數/地方出版物種數的比例，與“222”不同的是，該項指標可通過購買的方式入藏，廣西共有8家出版社，各出版社執行呈繳的情況見表3。

表3 2008年8家出版社呈繳情況一覽表

2.4 “2231”指標建設中存在問題分析

通過呈繳渠道獲得的本地出版物只達到82.84%，尚有10.16%的種類（不含復本）需要購買，因此，采用書目對比法，將8家出版社的書目與本館ILAS系統中總書目數據庫、分編庫、采訪庫，以“ISBN”號為主要檢索途徑，逐一對比。通過比對我們發現缺藏圖書主要是作者包銷書、美術出版社、部分高價的叢書、多卷書等，而這一類正是我們采訪的難點，雖然有了書目信息，卻缺乏購書渠道，許多壓在作者和經銷商手里成了死書，出版社本身也購不到自己出版的圖書。因此，可專門設置補缺批號，通過多種渠道補購。共購買圖書560種、603冊，并反復多次與廣西音像出版社、內部報刊發行單位溝通聯系，征補音像資料41種，內部報刊131種，使入藏文獻達到最高分值（見表4）。

表4 2008年廣西圖書館地方出版物入藏情況匯總

2.5 “2232”地方文獻數據庫

地方文獻數據庫分為3種類型：書目數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫。隨著書目數據在全國范圍內已基本實現共建共享，本次標準取消了在質量上的指標，只在數量上要求達到100%。由于地方文獻的特殊性，廣西圖書館在編制書目數據時，采用了本館自編的《廣西地方文獻分類表》進行細分，建立獨立的地方文獻檢索途徑，以方便讀者檢索。從2001年開始廣西圖書館自建地方特色數據庫，先后采用了易寶北信軟件（簡稱TRS軟件）和中數創新數字圖書館應用系統（簡稱CDICM軟件），建設了一批具有地方特色的專題資源庫，包括廣西文物庫、廣西游記庫、廣西戲曲、廣西地方志、民族風情、學會論文數據庫、政策法規、農村科苑、八桂講壇等21個數據庫，數據庫類型有圖文、全文、多媒體，加工數據179224條，容量約為413.95GB。數字資源通過互聯網、衛星、鏡像站、移動存儲、光盤復制等多種形式提供服務。本次標準對機讀數據不再用數量多少來計分，而是用所占總量的比率計算，科學地反映各圖書館數據庫建設的進程和質量。在地方文獻數據庫建設方面，以計算機和遠程通訊設備為代表的現代化設施成為拉動現代圖書館發展的重要因素，因此，全文實現在線瀏覽、多媒體實現在線視聽的新標準充分反映了圖書館發展的趨勢。

3 加強地方文獻資源建設的對策

廣西圖書館館藏地方文獻已達45萬余冊，其中包括地方史料、民族文獻、家族譜等特色館藏資源，并建成完備的地方文獻結構體系。筆者認為，在此基礎上，還應針對廣西經濟發展的趨勢，采取以下對策，以在文獻資源建設方面形成自己的特色館藏。

3.1 爭取呈繳制度法制化，建立多元化收集渠道

雖然自治區人民政府已再三發文，要求本地出版社、各單位及個人的全部出版物向本館呈繳，然而，由于文件不是法規，不具有強制性，不繳、漏繳、缺繳的現象十分嚴重，極大影響了地方文獻收集的系統性、完整性。因此，爭取政府重視，保證呈繳制度法制化，是地方文獻征集的重要保障。其次，建立多元化收集渠道，如建立暢通的信息渠道和穩定的征集網絡，通過各種有效的途徑與本地區出版單位、黨政機關、學術團體、群眾團體等有關單位建立穩定密切的聯系，形成暢通的信息通道，以便及時搜集和掌握出版信息，在此基礎上構建由書目信息系統和社會信息系統及輔助性信息系統共同組建的文獻收集網絡。

3.2 加強地方版文獻的采集

采集地方版文獻是省級公共圖書館文獻資源建設的一項重要任務。據統計，我國目前現有正式出版社近570余家，地方出版社占60%以上，作為公共圖書館重點收藏的品種“文津圖書獎”獲獎圖書中，地方版獲獎圖書的平均比例為74.5%[2]，因此，地方版文獻對公共圖書館的文獻資源建設意義不凡，但是完成地方版文獻的采集任務卻十分困難。首先由于地方版文獻的出版發行常常局限于一定的時間和一定的地域范圍，市場需求量不大，印數有限，圖書館很難及時采集。其次，作為公共圖書館訂購的重要工具——《新華書目報》（即“三目”），全年總報道量大約6萬種。而近年來我國出版的圖書品種每年達20多萬種，大量地方版圖書的出版信息上不了“三目”。因此，要通過各種渠道（圖書供應商、全國書市、各類訂貨會等）盡力收集地方出版社的發行書目。筆者曾多次參加全國書市，每次都可購得其他渠道難以采集的地方版圖書，特別是地方資料和民族文獻及作者包銷書，因此，通過書市可“拾遺補缺”。

3.3 完善“廣西公共圖書館地方文獻征集協作網”的功能

地方文獻征集僅僅依靠各館獨立行事，很難做到收全。設立地方文獻征集網，由網內各級圖書館互相代收地方文獻，這樣既可以減少各館征收地方文獻時投入的人力，還可以節省一定的經費。網絡的建立，使各館之間加強了信息交流和聯系，起到了互相協作幫助的作用。廣西圖書館于2001年建立地區征集網絡，由省館委托各地級市館協助征集當地的文獻資料，各館成為省館的征集網點，從而形成一個密布全區的征集網絡，發揮地方館在當地征集的地緣優勢。幾年來先后通過柳州館、桂林館等征集了數量可觀、不易多得的當地出版的地方文獻資料。近年，又規定省館按5：1的比率，將收集的新書、復本地方文獻，回贈給各地縣館。并通過定期召開公共圖書館館長聯誼會，交流地方文獻征集工作的思路、經驗、方式和方法，表彰工作成績突出的單位和個人，進一步完善了協作網的功能。

3.4 加強地方文獻數據庫建設，構建完備的地方文獻資源體系

構建完備的地方文獻資源體系，是圖書館在文獻資源建設方面形成地方特色的必經之路。多樣化、整體化、特色化的地方文獻資源體系，決定了圖書館能否成為有別于他館而具有自己特色的圖書館。自治區政府提出的“泛北部灣經濟建設”、“中國-東盟自由貿易區的建設”的戰略目標，是根據本區的地域及毗鄰東南亞的地緣優勢提出的可持續發展系統工程。為配合自治區政府的這些戰略性目標，逐步建設包括東盟各國政治、經濟、自然地理、歷史沿革、文化源流、民族民俗、風土人情、旅游等文獻的特色藏書體系，要增訂語言錄音帶、電子出版物等圖片、文本、音頻、視頻資料，在地方文獻數據庫建設上，針對東盟各國經濟、文化及民族、物產等建立相應的數據庫，建立東南亞文獻信息多媒體資源庫，根據北部灣區域的生態環境、地理等文獻建立專題文獻數據庫。構建印刷型文獻與各種文獻載體相結合、文獻檢索和多媒體視聽齊備的較為完整的地方文獻信息資源保障體系。

3.5 努力提高地方文獻征集人員的職業素質

高素質的人才是圖書館開展各項工作的保障，地方文獻收集工作絕大部分依賴于工作人員千方百計地去尋覓，因此這項工作的成敗取決于工作人員的職業素質，包括思想素質、知識素質、綜合能力素質等，它要求工作人員要有使命感和奉獻精神，有專業的知識結構，有公關意識和開拓能力。圖書館要培養熱愛地方文獻工作的人員，加強他們的職業素質培訓，著重提高他們的思想基礎、專業知識和工作能力，保證地方文獻資源建設工作的順利開展。

4 結語

通過此次評估定級，為省級公共圖書館地方文獻建設工作提供了統一的衡量尺度和標準，也使各級公共圖書館有了明確的參考數據和發展目標，促進各級公共圖書館信息資源建設發展，促使圖書館在今后的信息資源建設工作中注意發揚自身優勢，鞏固本館的特色館藏建設，在文獻資源建設方面逐步形成自己的特色，更好地為本地區的經濟文化建設服務。

[1]文化部.省級圖書館評估標準[DB/OL].[2010-07-01].http：//www.nlc.gov.cn/.

[2]周鳳珍.論民族高校東盟文獻信息資源建設[J].廣西民族大學學報：哲學社會科學版，2007（5）：82-84.