高校圖書館數字資源利用危機的4R管理分析

賀梅萍 呂 健

（廣西工學院圖書館，廣西 柳州 545006）

1 引言

數字資源已經成為高校圖書館重要的資源類型，據專家推測，到2025年，圖書館組織的數字資源將從2005年占總館藏的10%增加到60%[1]，但國內學者調查顯示，多數高校圖書館數字資源利用率低，只有少數重點大學圖書館電子文獻的利用情況比較樂觀，數字資源利用危機在國內高校中普遍存在，與數字資源利用危機相伴的現實情況則是大多數高校圖書館經費的捉襟見肘。筆者試圖引入危機管理的4R理論，探索解決高校圖書館數字資源利用危機的途徑和方法，為拓寬數字資源的發展空間提供參考。

2 數字資源利用危機因素分析

高校圖書館之所以不同程度存在數字資源利用危機，其原因是多方面的，主要表現在以下5個層面；

2.1 數字資源采購體制不完善

目前，我國高校數字圖書館資源采購與整體評估還不完善，沒有相應的數字資源采購評估體系、標準和方法，為合理評價各類數字資源產品帶來難度，因此，在引進資源時帶有一定的盲目性，所引進的數字資源未能真正反映數字資源庫建設與高校學科建設及讀者需求間的關系，沒有將有限資金購買效率最大化。

2.2 數字資源標準不統一引起的利用危機

我國的數字資源生產尚處于一種無序的競爭狀態，各圖書館或數據庫開發商各行其是，自由發展，在數據庫建設的標準化和規范化方面處于比較混亂的狀態，各系統有各自的標準。如我國現有的四大電子圖書生產商（超星、書生、中數圖、方正）提供的數字資源在存儲格式、顯示方式、閱讀軟件等基本上是各自為政，軟件格式互不兼容，缺乏實用性與通用性，這顯然使資源的共享、整合和利用大打折扣。

2.3 學院領導的重視程度不夠

絕大多數院校領導都十分重視招生、就業和教學，至于圖書館，館藏資源達到評估標準即可，而不是更加關注可使用資源量。與此并存的是高校圖書館在數字資源建設過程中主體地位的喪失。如高校圖書館在文獻資源的招標工作中普遍存在一種不良傾向，即在招標小組成員構成中本應作為主體的圖書館專業人員所占的比率非常有限。一般而言，在招標小組中圖書館專業人員所占比例不應低于1/3，但實際上，能達到這一比例的非常少，造成在整個招標過程中圖書館的話語權無法得到有效保證。同時，在數字資源的采購中，還存在領導的長官意愿左右圖書館資源采購的現象。主要是指大學現存的過度行政化管理機制導致圖書館的所有采購項目必須得到領導的批準才能實施，而領導對于自己不熟悉的學科專業資源往往會由于經費的不足而不予考慮，而對與領導所學專業有關的資源往往會優先批準，不管其是否符合學校整體發展的需要。

2.4 觀念陳舊落后

缺乏資源共享觀念，只想分享他人的資源，不想把自有資源提供給他人的思想已經根深蒂固。無論是館長、館員，還是院領導，都還沒有完全消除傳統的“大而全”、“小而全”的資源建設觀。不十分了解當今圖書館資源建設發展的趨勢，也不了解獲得資源的多種渠道，這種現象在一些小館尤為突出。有文獻指出，只要經費允許，許多高校館就追求面面俱到，片面追求資源的長期擁有，結果就是鏡像站以及其他硬件的重復建設，造成當前對文獻信息資源低水平重復購置的局面，本來就很有限的經費未能發揮良好的效益[3]。

2.5 忽視對用戶的宣傳和培訓

許多圖書館引進新數字資源后，只是在網頁上進行推薦，很少再做深入的宣傳推介，也很少開展用戶信息能力的培養以及信息需求引導等方面的工作。甚至許多讀者不知道圖書館有數字資源可以利用，不重視讀者培訓是高校圖書館普遍存在的問題[4]。從習衛妮的碩士學位論文《我國高校圖書館數字資源建設的調查研究》[5]調查所得的數據來看，有34.2%的用戶幾乎不使用圖書館的數字資源，秦皇島市4所院校中有64.1%的受調查者不知道數字資源可以利用。孫秀麗在《高校圖書館數字資源建設與利用的調查分析》[6]一文中指出，盡管有55.5%的用戶認為利用數字資源的能力相當重要，但他們并不傾向于接受圖書館的各類培訓或向圖書館員咨詢，他們更多地傾向于向身邊的人請教或自己在實踐中摸索。這其中一個重要的原因是圖書館的各種培訓和講座缺乏吸引力，圖書館現有的信息素質教育方式對用戶的有效性明顯不足。

3 引入4R理論的可行性分析

3.1 什么是4R理論

4R理論是一種危機管理理論，由美國危機管理專家羅伯特·希斯（Robrt Heath）于1994年在《危機管理》一書中率先提出。危機管理4R模式由縮減力（Reduction）、預備力（Readiness）、反應力（Response）、恢復力（Recovery）4 個階段組成。4R管理框架是危機管理的基本框架之一，它是指企業領導者應該圍繞危機管理的4個過程減少危機情境的攻擊力和影響力，使企業做好處理危機情況的準備，盡力應對已發生的危機以及從中恢復。盡管該理論主要用于企業管理領域，但“他山之石，可以攻玉”。筆者認為把4R理論應用到高校數字資源利用危機的實踐管理中，同樣也能發揮重要作用。

3.2 如何利用4R理論應對高校圖書館數字資源利用危機

3.2.1 縮減階段（Reduction）

縮減（Reduction）在4R中居于危機管理體系建設的核心位置，貫穿于危機發生之前、之中、之后，主要是預防危機發生和減少危機發生后的沖擊程度。在縮減階段進行風險評估，是危機管理的第一道防線。對于高校圖書館數字資源建設而言，縮減階段不是主張縮減對數字資源的投入，而是應該完善圖書館采購機制，建立符合本館實際情況的數字資源采購評估體系。一般而言，只有在數字化資源數量達到一定規模、質量達到一定水平，用戶所需信息能夠查全、查準的情況下，用戶才能更主動地利用數字資源。因此，各高校圖書館在數字資源的購置過程中，要了解圖書館資源建設的方針、目標，了解用戶的特點和需求，注重投入產出比的測算與衡量，對將要引進或已引進的數字資源的內容、利用效果、性價比及售后服務進行評估與比較研究，得出可能產生的負面結果，從而防患于未然。如徐俐華在《高校圖書館數字資源建設的再思考》中提到的數字資源建設6原則就值得參考與借鑒[7]。

于2015年3月至2016年2月對本地戶籍兒童、本地居住但無戶籍的省內外兒童進行調查;居住時間≥3個月,年齡3—10歲,兒童及其監護人均自愿接受調查。調查流動兒童共計760名,男412名,女348名。

在資源采購方式的選擇上，可以加入文獻集團采購，實現資源共享。實踐證明，集團采購模式對于增強高校與數據庫商的談判能力，降低采購成本發揮了很大的作用，極大縮減了數字資源利用的危機。

此外，館長、館員、用戶及校領導都要具備資源共享的理念，以形成正確的資源建設觀，這就需要領導和用戶積極主動了解圖書館數字資源建設發展的趨勢，學習掌握目前資源共享開展的途徑與可利用的資源，以促進我國高校圖書館數字資源的共建共享，維持高校圖書館之間利益的平衡，減少資源的重復建設，提高資源的利用率。

3.2.2 預備階段（Readiness）

預備（Readiness）包括預警和監測兩個方面，它們在危機管理中是一個整體。數字資源利用的危機與海嘯、水災、地震等自然災害帶來的危機有很大不同，它具有很強的隱蔽性，很難進行科學的計算與評估。但是可以進行預警和監測。信息收集就是很好的手段。只有對各種存在問題的相關信息進行系統掃描，才能收集其中可能導致危機產生的信息[8]，進而對危機實施預警。

3.2.2.1 讀者需求信息問卷調查。問卷調查法是使用最廣泛的監測方式。針對數字資源所作的調查主要用于以下幾種情況：一是針對數字資源的內容和類型，主要適用于有意向購買或者準備停訂的數據庫，將調查得到的信息作為訂購或停訂的依據。二是針對某些學科所作的調查，主要是弄清這些學科的數字資源使用情況、需求情況以及各學科專業的館藏與用戶的專業知識結構是否相適應。三是全面調查，即在全校范圍內針對所有數字資源所作的調查，主要了解圖書館數字資源配置及利用的整體情況，為各學科、各類型數字資源的平衡提供依據。讀者調查方法除傳統的座談會和印刷型問卷調查法外，還可以采用網上問卷調查、E-mail問卷調查、BBS專題調查、利用視頻技術進行虛擬讀者座談會等。

3.2.2.2 數據采集分析。數據采集源主要有兩種途徑：一是數字資源廠商提供的統計數據。目前，很多數字資料提供商能提供較為詳細的訪問統計數據。常見的數據指標有：檢索次數、登錄次數、下載全文或文摘次數等。二是圖書館自己采集的統計數據。將這些數據挖掘出來存儲到分析系統中，使數字資源利用跟蹤過程智能化，此種方式調查準確率高，對分析讀者資源利用行為及規律非常有用。統計者要對所收集數據進行整理、比較、挖掘、分析，以保證統計結果的科學性。

3.2.2.3 圖書館工作人員日常服務監測。館員在日常服務中應關注數字資源的使用情況，尤其是負責電子閱覽室的館員，在工作中隨時為讀者提供輔導，并留有記錄，定期分析，為館領導提出合理化建議，在數字資源推廣和資源建設中做出應有的貢獻。

3.2.3 反應階段（Response）

反應（Response）是對于發生的危機在有限信息、有限資源和有限時間條件下尋求滿意的處理方案，迅速從正常情況轉換到緊急情況。數字資源利用危機一旦爆發，就有較強的破壞性，甚至可以引發圖書館的管理危機和服務危機等，所以必須建立快速反應機制，快速控制，查出原因，在最短的時間內把危機解決，并做好善后工作，筆者認為可從以下幾個方面著手：

3.2.3.1 利用高校圖書館網站宣傳。圖書館網站，尤其是圖書館網站的主頁是宣傳電子資源的最佳窗口。在圖書館網站主頁上設置“電子資源宣傳”等欄目。圖書館應根據資源特征和讀者需求提供多種服務項目，如信息檢索與瀏覽、用戶教育和培訓、使用幫助、用戶交流、多種方式的數字參考服務，采用多媒體技術及時報道新購買或計劃引進的電子資源，及時回答有關電子資源使用方面的問題。根據調查顯示，有94.6%的用戶喜歡閱讀PPT，所以圖書館非常有必要做好這項工作。3.2.3.2 整合各類數字資源，提供集成信息檢索服務。李作化指出，72%的用戶認為檢索和瀏覽功能是評價數字資源可用性的重要標準，幾乎所有用戶都將檢索途徑和檢索效果作為數字資源評價標準[9]。為了使讀者有效、快捷、便利地使用電子資源，圖書館就必須整合所訂購的數字資源，將各個相對獨立的資源系統中的數據按照一定學科體系組織融合新的有機整體。國內有少部分圖書館利用自身的技術力量，對各種異構的數據庫資源進行整合，提供集成信息服務。但是有些集成服務系統只提供一種或者較少的檢索途徑，或者只是提供對所有數據庫的集成檢索，不能滿足用戶對特殊數據庫信息檢索的需求。因此，集成化檢索平臺需要提供更為人性化的集成服務。目前，許多高校圖書館都對此進行了一些有益的探索。如北京大學圖書館把購買的電子資源按文獻類型分為數據庫、電子圖書、電子期刊，每一類提供音序和學科分類查詢，并由CALIS和北京大學圖書館共同開發了資源統一檢索平臺。該系統提供了基于異構系統的資源跨庫檢索（一站式檢索）服務，用戶可按學科、數據庫名稱、文種輸入一個檢索式，便可以獲得多個數據庫的查詢結果，方便使用。

3.2.3.3 做好網上免費資源的整合工作。高校圖書館擔負著為教學科研服務的重任，圖書館技術人員可依照本校的科研課題、各系部不同階段的教學重點和學校組織的各項活動等，有針對性地搜索相關網站或相應信息，通過技術手段進行整合，把它們鏈接到圖書館網站上。圖書館工作人員還應主動收集、組織、整理、篩選開放存取資源、“非正式”或灰色數字資源并以方便的平臺提供用戶使用。高校圖書館在這一方面也作了一定努力，許多圖書館網絡都有求職招聘網站、各種搜索引擎、國內大學圖書館、免費信息資源等鏈接，但整合工作的廣度和深度還需進一步加強。總之，我們需通過對網上數字資源的整合，使讀者慢慢形成一種“思維定勢”，一旦需要首先登錄圖書館網站進行查找。

3.2.3.4 加強數字資源的宣傳、讀者培訓工作。數字資源的宣傳與讀者培訓工作密不可分，相輔相成，只宣傳而不培訓，讀者依然不會利用；只培訓而不宣傳，培訓也不可能收到很好的效果。所以最恰當的做法是宣傳和培訓相結合，圖書館可以通過圖書館網頁、學校網頁、重要位置的宣傳欄等進行主動宣傳，爭取讓更多的讀者得知信息并接受培訓。

要進一步加強對用戶的培訓以提高資源的利用率。對于學生而言，筆者認為圖書館要抓好新生入館前培訓和學期中的各種培訓。如可以在校園網上開設在線服務講座，將重要數據庫的使用方法和技巧課件公布在圖書館網站上，將相關檢索教學內容制成多媒體光盤供用戶使用，還可以利用讀者互相培訓的方式。對于教師和科研人員而言，要及早安排時間避免與教學和實驗沖突，然后分批、分層次、分學科在各院系進行專場培訓和講座；負責培訓的館員必須完成定量的任務，而且必須有受訓教師的認可簽名，這樣才能真正保證培訓達到預期的效果。

3.2.4 恢復階段（Recovery）

恢復指對危機的影響和后果進行分析，然后有針對性地制定恢復計劃，高校圖書館面對數字資源利用率低的困境，最關鍵的就是培養用戶自主構建利用數字資源的意識和習慣。

培養用戶自主構建利用數字資源的意識和習慣是一個比較漫長的過程，這就要求圖書館有計劃、有步驟地對讀者實施教育，逐步培養讀者“自我構建”的意識。許多大學生自從踏入高校的大門，思想就松懈下來，圖書館的電子閱覽室對他們來說就是上網休閑娛樂的場所，所以其利用數字資源意識和習慣的構建必須有他人的幫助和支持，這就要求圖書館員做好促進者和提問者，除了對學生進行入館前培訓，信息檢索課的任課老師還可以給他們規定一些必須完成的作業，使他們多接觸圖書館的數字資源，逐步構建自主學習的能力。對于教師和科研工作人員而言，圖書館可以嘗試按照學科信息素質評價標準進行信息素養教育[12]。按照教學、科研創新的特征組織教學內容和教學管理體系，從而提高數字資源的利用率，使數字資源的利用從危機中恢復過來。

總之，筆者認為4R理論完全可以應用到高校圖書館數字資源利用危機的管理實踐中，根據縮減力理論，圖書館可以對采購的數字資源進行風險評估，加入圖書集團采購，盡可能多地購買數字資源，樹立資源共享的理念，縮減危機帶來的負面影響；應用預備力理論，在日常管理中運用危機監測和預警系統，關注數字資源的使用情況；應用反應力理論，發現危機并及時作出反應；最后根據恢復力理論，培養讀者自主學習的意識和習慣，從根本上消除高校圖書館數字資源利用的危機。

[1]趙繼海.學術環境的變遷與大學圖書館發展戰略.[2010-05-07].http：//lib.zscas.edu.cn/libraryweb-m/BE-ed28/Upload-file/20081118112121478.pdf.

[2] 謝倩虹.高職高專圖書館數字資源建設策略研究.科技情報開發與經濟，2007（18）：16-17.

[3] 鐘翠嬌.基于共建共享的高校圖書館信息資源配置策略.圖書館學研究，2010（11）：53.

[4] 黃曉玲.我國文獻信息資源共建共享若干問題的思考.圖書館，2006（4）：56-60.

[5]習衛妮.我國高校圖書館數字資源建設的調查研究.武漢：華中師范大學，2008.

[6] 孫秀麗.高校圖書館數字資源建設與利用的調查分析.圖書館學報，2008（6）：45-46.

[7] 徐俐華.高校圖書館數字資源建設的再思考.圖書館，2006（6）：97-98，116.

[8]杜西紅.圖書館危機管理中信息預警問題研究.河南圖書館學刊，2010（4）：24-26.

[9] 李作化.高校圖書館數字資源建設.情報科學，2009（7）：1046-1048.

[10] 焦陽.提高高職院校圖書館數字資源初探.科技情報開發與經濟，2007（17）：37-41.

[11] 張新，蔡金中.高校圖書館文獻信息需求調查與分析.津圖學刊，2004（6）：59-61.

[12]張曉林.走向知識服務——21世紀中國學術信息服務的挑戰與發展.成都：四川大學出版社，2001.

[13] 梁曉天.高校圖書館數字資源建設中的過度消費研究.圖書情報工作，2010（19）：86-87.