高校圖書館文獻資源建設質量控制探究

晁行國

（沈陽理工大學圖書館，遼寧 沈陽 110159）

文獻資源的質量控制是一個復雜的系統工程以及動態的管理過程，不確定的因素很多，在全面質量管理體系中只有嚴格按照質量管理的要求，遵照程序辦事才可以實現文獻資源質量控制的目的。在實施質量控制的過程中除了要保證采購環節的質量外，還要做好在文獻購入前的調研、購入后的質量監督、文獻利用率的調查以及讀者對購入文獻的評價等工作，以實現文獻資源質量的控制。

1 文獻質量控制文件的制定

文獻質量控制的指導思想是盡最大可能滿足讀者的需求，所有文件都要貫穿這個思想。文獻質量控制文件包括《文獻采訪工作手冊》、《文獻入藏評價辦法和標準》以及《文獻入藏質量檢驗手冊》。

1.1《文獻采訪工作手冊》

《文獻采訪工作手冊》中的主要文件應該包括文獻資源建設總則、文獻采訪工作原則和細則、文獻采訪工作流程以及文獻驗收登錄工作細則。在總則中要明確規定文獻資源建設的指導思想、具體策略、發展方針以及經費分配總案。制定文獻采訪工作細則要遵循以下幾方面的原則：規范化原則、質量控制原則、針對性原則、系統性原則、特色化原則、經濟性原則、工作量分配原則和信息交換原則。采訪細則是用來規范文獻采訪人員各種行為的準則，并在細則中制定采訪人員定期報告制度。制定工作流程和驗收的指導思想與以上文件相同。

1.2《文獻入藏評價辦法和標準》

制訂文獻入藏質量標準時應該充分考慮文獻的物理質量和內在質量。物理質量的判斷是直觀的，在采訪人員圈選訂單時應該注意入藏文獻的物理特征，在訂單中加以篩選，另外在與經銷商簽訂合同時應明確規定哪些規格的文獻不能入藏，這樣就基本保證了入藏文獻的物理質量。在內在質量的控制方面除了要注意文獻的適用范圍；出版人、著者以及文獻主題的權威性；文獻主題的時效性和發布頻率；本館對該主題文獻收藏的復本、種數；與本校的專業銜接等問題外，文獻利用率和讀者評價也是制訂評價標準的依據之一。現在很多高校館對入藏文獻的加工采用了外包形式，評價標準是考核外包工作的重要依據，也是解決圖書館與外包商之間技術接口問題的參考。

1.3《文獻入藏質量檢驗手冊》

質量檢驗手冊一般是企業對產品檢驗的標準和流程。根據《文獻采訪工作手冊》中制訂的工作細則和流程，圖書館入藏文獻的檢驗手冊應明確入藏文獻在進入流通部門之前的不同時期的質量狀況，以此判斷文獻是否符合入藏標準以及對不合格文獻的進一步加工處理辦法。

2 文獻入藏前的質量控制

文獻入藏前的質量控制是入藏文獻質量控制最重要的階段，也是采訪工作的核心。

2.1 文獻供求的調研

在文獻需求的調研中采訪人員應在參考咨詢總的方針指導下做好訪問工作。調研的對象應該是全面的，除了要做好教學、科研主管領導以及學科帶頭人的訪問，還要做好與學生讀者的溝通，定期與學科館員、學生信息員交流，互相通報各自掌握的文獻需求信息，調整訪問內容和策略，并寫出訪問調查報告，呈交上級審定。定期召開專門會議，聽取采訪人員匯報全年的采訪工作，各部門對采訪工作提出意見和建議，分析全年的圖書供求信息，指出本年度采訪中已經解決和尚未解決的問題，制定下一年度采訪工作的總體方針和計劃。采訪人員在訪問的全過程中除搜集讀者的需求信息、對服務的意見外，還應利用各種手段全面向讀者介紹、展示館藏文獻資源，使讀者充分了解、利用館藏文獻。對文獻來源和提供商的調研是訪問工作的另一個重要組成部分，在對決定文獻是否應該入藏之前，首先要通過各種渠道全面收集出版信息，通過管理系統對這些信息進行過濾和篩選，再將這些信息通過各種溝通平臺向讀者發布，在取得確切的反饋信息后再決定入藏文獻的取舍。對于數據庫的選擇除了上述一些要點之外，應該對其文獻的專業覆蓋率、在本館的點擊率、搜索引擎的功能和友好程度、性價比以及和其他數據庫的重復率進行比對和考察。

2.2 出版、發行人的溝通和選擇

對文獻的出版、發行人的選擇是控制入藏文獻質量的一個重要環節。首先是出版人的選擇，每一所高校都有自己的辦學特色，都有自己的重點專業，它們所需要的文獻一是要精，二是要全。精就是要重點收集專門出版這些高層次專業的出版人的出版物，不但要關注這些出版人發布的所有出版信息，還要在各種交流平臺上與這些出版人溝通交流，讓出版單位了解圖書館的需要，使圖書館以最快、最便捷的方式獲取出版人的出版信息。近來有的出版社做了一些探索性的工作，并與一些高校館進行了實質性的合作，例如人民郵電出版社，一些高校館向他們提供該出版社在本館的館藏數據，他們為這些館提供查重、本社出版的適合此館的文獻出版信息，使參加合作的高校館提高了采訪工作的效率。發行人的選擇對新形式的文獻采購工作有著重大的意義。目前文獻發行人對高校館施行了全方位、高質量的專業化服務，高校館各取所需，不僅提高了高校館的工作效率，而且降低了采購成本，讓采訪人員有更多的精力投入到訪問工作中。對發行人的選擇首先要考察其資質、信譽和業績，對于發行人所能夠提供的服務必須進行實地考察，主要內容是：看其是否有專業隊伍；專業隊伍中的專業人員構成比例；提供服務的質量以及用戶的滿意度等等。目前一些大型的館配商提供的服務已經達到了相當高的水準，不僅是在初級加工方面，而且能提供一些高級的服務，如：信息咨詢、文獻的查新查重、圖書館和流程管理、采訪和編目數據的提供等等。另外與發行人的溝通和與出版人的溝通一樣重要，除了文獻信息之外，還有物流信息、財務信息和現場采購信息，這些信息對采訪人員非常重要，處理好這些信息是文獻入藏前質量控制需要重視的工作。

2.3 發行人的招標

做好招標工作不僅能夠保證文獻入藏的質量，使采購工作更加透明和公正，而且還能促進采購工作的規范化和程序化。招標工作主要是對發行人設立準入門檻，在對發行人進行考察之后，通過準入門檻，將那些資質不夠、信譽度不高和業績差的發行人淘汰。這里應該強調一點，折扣不應是發行人是否能夠中標的考核標準之一，特別是在所有發行人都承諾響應招標人提出的服務條件、滿足招標人服務的要求之后，對于那些售后服務有缺陷的發行人要堅決予以拒絕，否則難以實現對入藏文獻的質量控制。

3 文獻購入過程中的質量控制

文獻購入過程中的質量控制是一個過程管理，加強文獻采訪工作的過程控制，不能僅偏重于文獻采訪工作結果的考核和處理，更應該在該項工作中進行實時控制，要求每一環節都得到質量確認，這樣就可以確保文獻采訪工作的最終質量。

3.1 保證文獻采訪人員的業務水平

高校圖書館的采訪人員應該具有較高的圖書館專業素質和基本的綜合學科素質。圖書館專業素質保證了采訪人員在文獻篩選中能夠綜合考慮本館的館藏結構、讀者需要等因素；而對本校學科的了解甚至是深入研究，無論對文獻的圈選還是與讀者交流，都是非常有益處的。所以提高采訪人員的基本素質是購入文獻質量控制的基本保證。

3.2 嚴格遵守采購程序和工作規范

文獻采購的程序和規范是根據有關法律法規和有關規章制度及本館的實際情況制訂的，一絲不茍地執行這些程序和規范有助于保證文獻采購中的質量要求。尤其要嚴格執行規范的文獻購入前的評估和審定，以及文獻購入中的記錄和統計，使文獻在購入過程中始終處于可控制的狀態。

4 文獻購入后的質量監督

采購文獻在進入流通部門后，在一定的時期內必須對購入文獻進行事后監督。通過對監督結果的分析，找出不符合質量控制要求的采購行為和文獻采購過程中存在的缺陷，以便改正。文獻購入后的質量監督有以下內容：

4.1 購入文獻是否適合本校的讀者群

近期購入的文獻是否對本館的館藏結構產生影響。建立專門的評價機構與讀者評價機構相結合；專業人員與專家、普通讀者相結合；采用專用的統計工具與廣泛地聽取讀者意見相結合，綜合各種渠道的信息，使采訪人員能夠更好地把握文獻采購的方向，及時修正不合理的采購行為。

4.2 購入文獻的使用壽命和利用率

不論是紙質文獻還是電子文獻，都有它們的壽命，這里的壽命是指時效性和物理狀態。當文獻沒有達到質量標準中規定的壽命，證明了采訪人員在購入文獻中存在問題。文獻利用率是考核文獻使用情況的一個重要指標，如果到館文獻的信息沒有采取各種渠道和手段宣傳、展示，其利用率低在所難免。

4.3 經費使用情況

監督經費的使用，不僅能夠保證上級撥款的合理使用，還能夠規范圖書館財務行為，使采訪人員能夠按計劃合理使用經費。

5 文獻利用率和讀者評價的調查

5.1 建立有效的溝通平臺

有效溝通就是交流的雙方或者是多方能夠在交流中正確、真實地表達自己的看法和意見，使對方能夠理解，有辦法解決工作中的問題。如果參與這個平臺的各方都能從對方的角度出發，這個平臺就是有效的。

5.2 使用正確的統計標準和方法

目前對文獻利用率的統計和評價有許多標準，并且有一些非常科學的方法，為了使統計結果真實有效，每個館都應該根據自己的實際情況采用適合自己的硬件和軟件，用以保證領導和采訪人員對文獻采購工作有一個準確的判斷并進行正確的決策。

5.3 建立全員參考咨詢的機制

全員參與的參考咨詢工作是館藏文獻質量控制的信息來源。在圖書館實行全面質量管理的前提下，建立全員咨詢工作的機制不僅能夠提高圖書館的管理水平，還可以建立與讀者溝通的有效平臺與渠道。

6 持續改進

持續改進意味著逐漸消除圖書館服務過程中的錯誤和缺陷，消除服務過程中自身的延誤和低效，能夠以有效的措施控制和改進圖書館管理。持續改進是在質量檢驗和對工作進行有效評價后必須進行的，圖書館持續改進的前提是最大可能地滿足讀者需求，最大可能地提高文獻利用率，從而達到圖書館的經濟效益和社會效益的統一。在圖書館的全面質量管理中，文獻采購的質量控制就是要在持續改進中認定合格與不合格的工作是否存在；認定后分析原因、明確責任；組織有關人員研究改進措施和期限，并記錄在案報告給有關部門；提出改進措施和期限，并組織有關人員實施；在實施改進措施后要跟蹤改進效果，必須做到完全改進，認定后記錄存檔，對未能完成的要追究責任；重大問題要在規章制度中增加預防的內容，在以后的工作循環中避免此類事情的發生。

[1] 莉華．ISO模式下高校圖書館文獻資源建設的質量監控．大學圖書館學報，2009（2）：22-26.

[2] 那春光.圖書館文獻采訪工作的核心質量問題及控制措施.圖書館學刊，2006（1）：51-53.

[3] 羅曼．圖書館質量管理體系研究．成都：西南交通大學出版社，2009：52-60.

[4] 那春光．圖書館質量管理學．長春：吉林科學技術出版社，2003.