用項目管理維護總書目數據庫的實踐

陳松喜 葉少青

（東莞圖書館，廣東 東莞 523071）

1 緣起

1.1 東莞圖書館為鼓勵員工積極參與圖書館業務建設和業務研究，推動館內各項工作的發展，制定項目管理辦法，推行項目管理，通過彈性的工作時間，調動項目成員的積極性，以便項目順利開展。

1.2 東莞圖書館之城建設日新月異，辦館模式由單館轉變為多館集群模式，集群網內多達60余所圖書館，總書目數據庫的書目數據超過100萬條，書目數據由原來簡單的DBF數據，轉化為標準的CNMARC格式數據。但這種跨越式的發展帶來了新問題，總書目數據庫存在不少重復數據，一定程度上影響讀者檢索、借閱圖書，同時也給圖書館采訪工作人員開展工作帶來很多不便。

1.3 東莞圖書館在遷入新館前后的一段時間里，年購書經費高峰期突破1000萬人民幣，采編工作繁重，全部人員忙于加工新書，無暇維護舊書目數據。

1.4 Interlib系統的技術支持。Interlib系統是基于B/S（瀏覽器/服務器）結構建立的多館集群管理系統，通過互聯網，總分館共用一個Interlib圖書館集群管理系統，共享一個書目數據庫，突破時間、空間限制，為圖書館員工利用業余時間修改數據提供了便利條件。

2 準備

2.1 收集、整理重復書目數據

收集重復書目數據，主要通過如下3種途徑：第一，通過機器，以ISBN及正題名為檢索點查重；第二，在采訪編目過程中發現重復數據；第三，在圖書外借流通過程中，收集重復數據。通過以上辦法，共收集到重復書目記錄1萬余種、兩萬余條。

2.2 編寫項目計劃書

2.2.1 說明合并重復書目數據的方法

①校正因批套錄標準CNMARC數據時出錯的書目數據。Interlib系統中的書目數據與舊系統的書目數據作比較，索書號一直保持不變，以索書號為檢索點，對新舊系統中的數據作對比分析，判斷書目正誤，若總書目數據庫中已有對應的正確書目數據，則利用Interlib采編子系統中“書目合并”功能，合并到正確的書目記錄，同時刪除重復書目數據；若總書目數據庫中沒有對應的書目數據，則從外網編目中心下載正確書目，履蓋、更正錯誤的書目數據。

②經確認為總、分館重復的書目數據，直接用Interlib采編子系統中“書目合并”功能，把重復書目數據集中到唯一的一條書目記錄上，同時刪除重復書目數據。

③每修改或刪除一條書目數據均要在一個EXCEL文檔中記錄，以備查考。

2.2.2 目標和效果

對收集到的重復書目數據逐一檢查更正，分析錯誤數據產生的原因，形成網絡培訓課件，指導采訪編目人員正確編制書目數據。

2.2.3 項目實施步驟

第一，組織員工。召集對項目有興趣的員工參與這一項目。項目參與人員分別來自網絡部及采編部。

第二，業務培訓。對重復書目數據修改操作辦法作介紹、演示，讓項目組人員明白了解項目的實施方式、操作辦法，做到人人心中有數。

第三，分配任務。制作項目實施進程表。把收集到的重復數據分配給項目參與人員，責任落實到人。對完成任務的進度作估算，按時間列出項目進程表。

第四，編寫課件。重復書目數據檢查、修改完畢后，對修改的書目記錄進行匯總，根據收集到的資料，全面分析產生重復書目數據的原因，并編寫網絡培訓課件，阻止新的重復數據產生，指導、協助各館合并本館重復書目數據。

3 實施

項目實施前，為防止操作失誤導致總書目數據庫混亂，先對Interlib系統中的館藏書目數據進行備份。為提高效率，能進行批處理的字段，先作批更正處理。項目參與人員按計劃分工協作，對成員遇到的新問題、難題，定期碰頭討論處理。

3.1 書目信息修改要點

舊系統原始數據有錯誤，利用新、舊系統的數據進行對比，同時參考外部編目中心的數據，根據圖書價格、卷冊、出版年份等信息加以更正。上述辦法不能鑒別的館藏書目數據，再按索書號找出圖書核對更正。早期的CNMARC數據與現行的著錄標準有一定的差異，要做適當修改：

3.1.1 010字段：人民幣符號統一用“CNY”表示，RMB、￥、S等符號需更改，價格保留兩位小數。

3.1.2 200字段：指示符 1為“1”，指示符 2為“空”。

3.1.3 205字段：不同版本的書目記錄，如第2版、修訂版等，不作合并處理；不同版的記錄，各保留一條書目記錄后，刪除多余的記錄。

3.1.4 210字段：出版年只取年份，月份刪除。

3.1.5 215字段：尺寸單位用“cm”表示，不用“厘米”；多卷書集中著錄為S a×冊（×，×頁），或Sa×冊（×頁）。

3.1.6 461字段：叢編聯結字段統一用461字段（在225字段按回車鍵，可自動生成461字段后，然后再把410字段刪除）。

3.2 館藏信息修改要點

3.2.1 多卷書：沒有分卷題名的多卷書（如第1冊、第2冊、第3冊；或上、下冊等），館藏合并時，要在館藏卷冊信息中加相應的分卷冊號（如1，2，3；或上冊、下冊等卷冊信息）；有分卷（冊）題名的多卷書，原則上作分散著錄，若分館舊數據為綜合著錄，與分館舊數據保持一致，作綜合著錄，但要在館藏的卷冊信息上加分卷題名。

3.2.2 名人贈書：名人贈書在館藏的卷冊信息上反映，例如王匡贈書，其館藏的卷冊信息上錄入“王匡贈書”。

3.2.3 項目負責人對更改的每一條書目數據認真校對，確保每條館藏記錄的其他信息，例如條形碼、索書號、館藏地點修改前后保持不變。

4 效果

4.1 按計劃完成

項目組人員主要利用業余時間，共修改、合并1萬余條重復（或錯誤）書目記錄，項目組按計劃完成工作任務，使總書目數據庫的質量得到進一步提高。

4.2 總結原因

①早期書目數據在由DBF格式轉換為標準的CNMARC數據時，對一號多書的書目數據未能準確轉換，產生一些重復的書目數據；②分館的館藏書目數據合并時，因著錄格式差異導致書目數據重復；③一些新員工對書目制作業務不熟練，或查重不細心，致使書目數據重復。

4.3 編寫課件、進行業務培訓

培訓課件歸納及整理總分館館藏書目數據建設中存在的問題：一是Interlib書目數據庫常見問題分析；二是分館書目館藏記錄統計分析；三是書目數據制作方法。總分館工作人員可通過FTP到指定的服務器自行下載瀏覽，方便書目制作人員業務交流。結合實際，本館對總分館工作人員共開展了4次針對性較強的業務培訓，受到總分館工作人員的歡迎。

4.4 完善Interlib編目子系統功能

對重復書目數據作批修改時，一些有預訂記錄及驗收記錄的館藏數據無法批修改、批刪除。發現問題后，我們積極與Interlib系統開發人員溝通，隨后系統開發人員增加Interlib書目合并功能，使合并重復書目數據的工作效率得到提高。

4.5 考核達標

東莞圖書館項目評審委員會對項目進行評審，隨機抽查600條經過修改的書目數據，把項目開展前期備份的館藏書目數據重新拷貝到測試系統中，通過修改前后兩組數據的比較，準確率達97.8%，并獲得東莞圖書館達標項目獎。

5 體會

5.1 在整個項目實施過程中我們體會到：現行的圖書編目理論，主要適應單一館的編目實踐，未能從集群館的圖書目錄及其館藏特征考慮，不能全部滿足集群館的編目實踐需求；Interlib編目子系統中，對檢索到的書目數據不能排序，給查找、判斷重復書目數據帶來困難，對多種圖書共用一個ISBN的書目數據要花很多時間才能清理完成。

5.2 建設總書目數據庫是一項漫長又艱難的工作，需要工作人員不斷地維護。例如項目結束后，在半年的時間內，因新的分館加入圖書館集群網，以及總分館書目制作人員的變動，總書目數據庫中又出現一些重復書目數據，這就需要工作人員不斷地修改維護，以使總書目庫的質量得到保障。

5.3 加強合作，增長知識。合并重復書目數據，操作步驟繁瑣又不能出差錯，考驗項目成員的耐心和細心。通過參與此項目，讓項目參與人員對Interlib業務系統及總書目數據庫有了更深的了解，加強了不同部門同事的合作意識，增長了相關的業務知識。

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