高校院系資料室現(xiàn)狀分析及自動化建設(shè)探索

●李燕芬（北京林業(yè)大學(xué) 人文學(xué)院，北京 100083）

1 高校院系資料室現(xiàn)狀分析

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，院系資料室地位被邊緣化

由于院系領(lǐng)導(dǎo)著重于抓教學(xué)、科研，對資料室工作了解的不夠，再加上情報意識淡薄以及在認(rèn)識上的偏差，使得資料室的工作得不到重視和認(rèn)可，不愿意把經(jīng)費投入在資料室的建設(shè)上，導(dǎo)致資料室閱覽空間狹窄，一般性的基礎(chǔ)設(shè)施不完備。另外，隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，教師、學(xué)生獲取文獻(xiàn)資源的渠道更加多元化，這也直接加劇了院系資料室的地位被邊緣化。

1.2 經(jīng)費支持不夠，文獻(xiàn)資源不足

院系資料室的經(jīng)費由各院系指定分配，在部門經(jīng)費有限的情況下，資料室的建設(shè)投入經(jīng)費不夠，很難保證持續(xù)購進(jìn)能滿足讀者需求的文獻(xiàn)資源。加之多年來書刊價格持續(xù)上漲，導(dǎo)致購買力下降，造成書刊入藏量一再下降，很難保證專業(yè)文獻(xiàn)資源收集的連續(xù)性、完整性。此外，因圖書剔舊審批手續(xù)復(fù)雜，剔舊工作不能很好開展，長期以來，藏書空間明顯不足，這也直接影響了書籍的采購。另外，資料室書刊利用率低，很多有價值的圖書被某些教師以教學(xué)需要為名長期占為己有，圖書流通利用不夠，造成了人力、物力、財力的嚴(yán)重浪費。而光盤等視聽資源和專業(yè)數(shù)據(jù)庫等更是奇缺。資料室沒有很好的資源作支撐，服務(wù)質(zhì)量降低在所難免。

1.3 服務(wù)模式單一，缺乏深層次文獻(xiàn)信息服務(wù)

從主觀上講，資料室受“重藏輕用”傳統(tǒng)思想的影響，只完成簡單的借還工作。從客觀上看，大多數(shù)資料室從書刊的訂購、加工、整理到借閱均由一人管理，還兼有其他繁雜任務(wù)，根本沒有充足的時間和精力開展深層次的文獻(xiàn)資料研究工作，致使院系資料室文獻(xiàn)資源得不到充分的開發(fā)利用，阻礙了資料室文獻(xiàn)資源的充分發(fā)揮。

1.4 服務(wù)手段落后，不利于資源共享

目前，高校院系資料室提供的基本是靜態(tài)的“資料型”服務(wù)，并且都是通過手工操作來實現(xiàn)的，［1］手工管理模式導(dǎo)致圖書資料的查詢和使用受到很大限制。沒有自動化管理系統(tǒng)做支撐，缺乏綜合處理技術(shù)和必要的數(shù)據(jù)庫，資料檢索困難，共享性較差，影響了圖書資料的利用，嚴(yán)重制約了資料室職能的發(fā)揮。

以上分析不難看出，院系資料室的改革勢在必行。筆者認(rèn)為，解決高校院系資料室的發(fā)展問題，需從自身入手，具體問題具體分析，尋求適合院系資料室自身發(fā)展的自動化建設(shè)道路。本文以北京林業(yè)大學(xué)人文學(xué)院資料室為例，介紹其自動化建設(shè)的探索過程。

2 院系資料室自動化管理實踐

2.1 文獻(xiàn)資源回溯建庫

自動化建設(shè)的第一步就是對現(xiàn)有的文獻(xiàn)資源進(jìn)行數(shù)據(jù)回溯建庫。這個環(huán)節(jié)由院系資料室工作人員主要負(fù)責(zé)，輔以一些勤工儉學(xué)的學(xué)生幫忙。由于通過自動化管理系統(tǒng)做數(shù)據(jù)回溯，一來需要工作人員或?qū)W生對系統(tǒng)有較好的理解，二來要求對回溯業(yè)務(wù)比較熟悉，因此，最好的方法就是由自動化管理系統(tǒng)提供一個Excel格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板，通過這個模板，回溯人員就可以拋開系統(tǒng)，像日常使用Excel軟件一樣，將藏書信息錄入Excel模板中，最后統(tǒng)一由系統(tǒng)工作人員將模板里的文獻(xiàn)資源信息批量導(dǎo)入到自動化管理系統(tǒng)中。由于回溯中難免會出現(xiàn)紕漏或者錄入錯誤，因此數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入書目庫后，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的館藏核對、查重、刪除、合并等操作。

2.2 回溯圖書貼條碼、貼書簽

由于傳統(tǒng)的手工管理模式，以往圖書財產(chǎn)號都只是印在圖書首頁，圖書書脊上的排架標(biāo)簽也是手工寫上去的，不僅不夠美觀，而且時間一長，很多書標(biāo)字跡已經(jīng)模糊不清，很難辨認(rèn)架位，嚴(yán)重影響了讀者借書查找。因此文獻(xiàn)回溯后的首要工作就是要對藏書重新進(jìn)行統(tǒng)一的財產(chǎn)編制，并將財產(chǎn)號通過自動化管理系統(tǒng)自帶的條碼打印機(jī)打印出來，貼在對應(yīng)圖書文獻(xiàn)的首頁上，方便通過條碼掃描實現(xiàn)圖書借還操作。

2.3 建立讀者證件庫

以往資料室大都在圖書的最后一頁貼上一個卡片袋，借出圖書時，在卡片上寫上書名、讀者姓名，記錄借出日期即可完成圖書借出操作；還書時，同樣在卡片上記錄讀者還書日期。長期下來，出現(xiàn)了很多卡片丟失的現(xiàn)象，以致于圖書無從查找。利用圖書自動化管理系統(tǒng)后，建立了讀者證件數(shù)據(jù)庫，并將其借還圖書記錄輸入數(shù)據(jù)庫，即使證件丟失，電腦上也有借還書記錄，可供日后查詢，很好地保證了圖書財產(chǎn)賬的完備性。

3 院系資料室自動化管理過程中需要注意的問題

3.1 回溯過程中已借出圖書的處理

在數(shù)據(jù)回溯過程中，往往會碰到圖書不在架的情況，這就需要對借出圖書進(jìn)行統(tǒng)一登記。主要工作就是將已借出圖書與對應(yīng)的電腦記錄修改成已借出狀態(tài)，同時關(guān)聯(lián)借出此書的讀者信息，這樣一來，以后就可以通過電腦查詢讀者的借出圖書信息，并進(jìn)行圖書催還工作。

3.2 回溯入庫數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化

圖書館網(wǎng)絡(luò)化興起之后，標(biāo)準(zhǔn)化是維系圖書館網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化有利于信息資源的共享。數(shù)據(jù)格式、描述語言及標(biāo)引語言等只有符合大家公認(rèn)和遵守的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能實現(xiàn)用戶與系統(tǒng)及系統(tǒng)與系統(tǒng)間的有效溝通。因此，在進(jìn)行數(shù)據(jù)回溯過程中，導(dǎo)入的模板數(shù)據(jù)必須要能轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的MARC數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式，方便以后進(jìn)行數(shù)據(jù)的移植及檢索。

3.3 回溯館藏文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的一致性維護(hù)

館藏文獻(xiàn)回溯是一個耗時耗力的工程，但是在回溯過程中又不能停止對外服務(wù)的工作，所以在回溯過程中保持文獻(xiàn)流通的一致性就顯得非常重要。在回溯過程中，可以通過三種方法保證數(shù)據(jù)流通的一致性，一是針對已回溯入庫文獻(xiàn)，在進(jìn)行流通時，直接從資料室自動化管理系統(tǒng)中進(jìn)行借出操作；二是針對未回溯入庫文獻(xiàn)，借出時需要在自動化系統(tǒng)中先快速錄入一條記錄進(jìn)去，然后再進(jìn)行系統(tǒng)借出操作；三是針對以往借出圖書的還書操作，所還圖書先提前快速回溯錄入系統(tǒng)。

4 院系資料室自動化管理的意義

4.1 通過分析統(tǒng)計數(shù)據(jù)，提升院系資料室地位

院系資料室采用自動化管理系統(tǒng)以后，系統(tǒng)會記錄館藏書刊的流通狀況及讀者借閱、到館閱覽情況，院系資料室工作人員可以定期進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，通過分析這些數(shù)據(jù)，能夠很好體現(xiàn)院系資料室的服務(wù)狀況，提升院系資料室的服務(wù)地位。

4.2 利用有限館藏空間，優(yōu)化館藏資源建設(shè)

院系資料室由于經(jīng)費原因，很難有擴(kuò)展館藏空間的可能，因此在有限的藏書空間中，建設(shè)優(yōu)秀的館藏資源十分必要。利用自動化管理系統(tǒng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，資料人員可以準(zhǔn)確分析讀者的閱覽需求及藏書的利用情況，為采購圖書提供科學(xué)依據(jù)。

4.3 延伸管理目標(biāo)，改善單一服務(wù)模式

以往由于手工操作，加之工作繁雜，資料室的文獻(xiàn)服務(wù)比較單一且服務(wù)質(zhì)量低，采用自動化管理系統(tǒng)后，資料室館員從純手工管理服務(wù)中解脫出來，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，化單一服務(wù)為個性化、多元化服務(wù)，化單純文獻(xiàn)管理為深層次文獻(xiàn)挖掘服務(wù)管理，不斷延伸服務(wù)管理目標(biāo)，不斷提高服務(wù)水平。

4.4 通過資源共享，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源服務(wù)最大化

圖書館的業(yè)務(wù)工作正在由傳統(tǒng)的個體分散模式向社會化的協(xié)作模式發(fā)展，共建共享已成為全球信息資源建設(shè)與發(fā)展的必然趨勢。從傳統(tǒng)的館際互借發(fā)展到電子文獻(xiàn)傳遞和文獻(xiàn)提供，再發(fā)展到聯(lián)合館藏和共享存取，這對院系資料室尤為重要。目前書刊的數(shù)量增加、價格上漲，而讀者信息需求的質(zhì)量越來越高、范圍越來越廣，只有走共建共享之路才能利于文獻(xiàn)資源的合理配置，有效地避免文獻(xiàn)資源的重復(fù)建設(shè)，滿足讀者不斷增長的信息需求。

［1］王剛．以學(xué)科分館的模式整合高校院系圖書資料室 ［J］．圖書館學(xué)刊，2009（1）：75－76.