高校院系資料室現狀分析及自動化建設探索

●李燕芬（北京林業大學 人文學院，北京 100083）

1 高校院系資料室現狀分析

1.1 領導重視不夠，院系資料室地位被邊緣化

由于院系領導著重于抓教學、科研，對資料室工作了解的不夠，再加上情報意識淡薄以及在認識上的偏差，使得資料室的工作得不到重視和認可，不愿意把經費投入在資料室的建設上，導致資料室閱覽空間狹窄，一般性的基礎設施不完備。另外，隨著互聯網的興起，教師、學生獲取文獻資源的渠道更加多元化，這也直接加劇了院系資料室的地位被邊緣化。

1.2 經費支持不夠，文獻資源不足

院系資料室的經費由各院系指定分配，在部門經費有限的情況下，資料室的建設投入經費不夠，很難保證持續購進能滿足讀者需求的文獻資源。加之多年來書刊價格持續上漲，導致購買力下降，造成書刊入藏量一再下降，很難保證專業文獻資源收集的連續性、完整性。此外，因圖書剔舊審批手續復雜，剔舊工作不能很好開展，長期以來，藏書空間明顯不足，這也直接影響了書籍的采購。另外，資料室書刊利用率低，很多有價值的圖書被某些教師以教學需要為名長期占為己有，圖書流通利用不夠，造成了人力、物力、財力的嚴重浪費。而光盤等視聽資源和專業數據庫等更是奇缺。資料室沒有很好的資源作支撐，服務質量降低在所難免。

1.3 服務模式單一，缺乏深層次文獻信息服務

從主觀上講，資料室受“重藏輕用”傳統思想的影響，只完成簡單的借還工作。從客觀上看，大多數資料室從書刊的訂購、加工、整理到借閱均由一人管理，還兼有其他繁雜任務，根本沒有充足的時間和精力開展深層次的文獻資料研究工作，致使院系資料室文獻資源得不到充分的開發利用，阻礙了資料室文獻資源的充分發揮。

1.4 服務手段落后，不利于資源共享

目前，高校院系資料室提供的基本是靜態的“資料型”服務，并且都是通過手工操作來實現的，［1］手工管理模式導致圖書資料的查詢和使用受到很大限制。沒有自動化管理系統做支撐，缺乏綜合處理技術和必要的數據庫，資料檢索困難，共享性較差，影響了圖書資料的利用，嚴重制約了資料室職能的發揮。

以上分析不難看出，院系資料室的改革勢在必行。筆者認為，解決高校院系資料室的發展問題，需從自身入手，具體問題具體分析，尋求適合院系資料室自身發展的自動化建設道路。本文以北京林業大學人文學院資料室為例，介紹其自動化建設的探索過程。

2 院系資料室自動化管理實踐

2.1 文獻資源回溯建庫

自動化建設的第一步就是對現有的文獻資源進行數據回溯建庫。這個環節由院系資料室工作人員主要負責，輔以一些勤工儉學的學生幫忙。由于通過自動化管理系統做數據回溯，一來需要工作人員或學生對系統有較好的理解，二來要求對回溯業務比較熟悉，因此，最好的方法就是由自動化管理系統提供一個Excel格式的數據導入模板，通過這個模板，回溯人員就可以拋開系統，像日常使用Excel軟件一樣，將藏書信息錄入Excel模板中，最后統一由系統工作人員將模板里的文獻資源信息批量導入到自動化管理系統中。由于回溯中難免會出現紕漏或者錄入錯誤，因此數據批量導入書目庫后，需要進行數據的館藏核對、查重、刪除、合并等操作。

2.2 回溯圖書貼條碼、貼書簽

由于傳統的手工管理模式，以往圖書財產號都只是印在圖書首頁，圖書書脊上的排架標簽也是手工寫上去的，不僅不夠美觀，而且時間一長，很多書標字跡已經模糊不清，很難辨認架位，嚴重影響了讀者借書查找。因此文獻回溯后的首要工作就是要對藏書重新進行統一的財產編制，并將財產號通過自動化管理系統自帶的條碼打印機打印出來，貼在對應圖書文獻的首頁上，方便通過條碼掃描實現圖書借還操作。

2.3 建立讀者證件庫

以往資料室大都在圖書的最后一頁貼上一個卡片袋，借出圖書時，在卡片上寫上書名、讀者姓名，記錄借出日期即可完成圖書借出操作；還書時，同樣在卡片上記錄讀者還書日期。長期下來，出現了很多卡片丟失的現象，以致于圖書無從查找。利用圖書自動化管理系統后，建立了讀者證件數據庫，并將其借還圖書記錄輸入數據庫，即使證件丟失，電腦上也有借還書記錄，可供日后查詢，很好地保證了圖書財產賬的完備性。

3 院系資料室自動化管理過程中需要注意的問題

3.1 回溯過程中已借出圖書的處理

在數據回溯過程中，往往會碰到圖書不在架的情況，這就需要對借出圖書進行統一登記。主要工作就是將已借出圖書與對應的電腦記錄修改成已借出狀態，同時關聯借出此書的讀者信息，這樣一來，以后就可以通過電腦查詢讀者的借出圖書信息，并進行圖書催還工作。

3.2 回溯入庫數據的標準化

圖書館網絡化興起之后，標準化是維系圖書館網絡的基礎。標準化和規范化有利于信息資源的共享。數據格式、描述語言及標引語言等只有符合大家公認和遵守的統一標準，才能實現用戶與系統及系統與系統間的有效溝通。因此，在進行數據回溯過程中，導入的模板數據必須要能轉換成統一的MARC數據標準格式，方便以后進行數據的移植及檢索。

3.3 回溯館藏文獻數據的一致性維護

館藏文獻回溯是一個耗時耗力的工程，但是在回溯過程中又不能停止對外服務的工作，所以在回溯過程中保持文獻流通的一致性就顯得非常重要。在回溯過程中，可以通過三種方法保證數據流通的一致性，一是針對已回溯入庫文獻，在進行流通時，直接從資料室自動化管理系統中進行借出操作；二是針對未回溯入庫文獻，借出時需要在自動化系統中先快速錄入一條記錄進去，然后再進行系統借出操作；三是針對以往借出圖書的還書操作，所還圖書先提前快速回溯錄入系統。

4 院系資料室自動化管理的意義

4.1 通過分析統計數據，提升院系資料室地位

院系資料室采用自動化管理系統以后，系統會記錄館藏書刊的流通狀況及讀者借閱、到館閱覽情況，院系資料室工作人員可以定期進行各種數據的統計，通過分析這些數據，能夠很好體現院系資料室的服務狀況，提升院系資料室的服務地位。

4.2 利用有限館藏空間，優化館藏資源建設

院系資料室由于經費原因，很難有擴展館藏空間的可能，因此在有限的藏書空間中，建設優秀的館藏資源十分必要。利用自動化管理系統的統計數據，資料人員可以準確分析讀者的閱覽需求及藏書的利用情況，為采購圖書提供科學依據。

4.3 延伸管理目標，改善單一服務模式

以往由于手工操作，加之工作繁雜，資料室的文獻服務比較單一且服務質量低，采用自動化管理系統后，資料室館員從純手工管理服務中解脫出來，變被動服務為主動服務，化單一服務為個性化、多元化服務，化單純文獻管理為深層次文獻挖掘服務管理，不斷延伸服務管理目標，不斷提高服務水平。

4.4 通過資源共享，實現文獻資源服務最大化

圖書館的業務工作正在由傳統的個體分散模式向社會化的協作模式發展，共建共享已成為全球信息資源建設與發展的必然趨勢。從傳統的館際互借發展到電子文獻傳遞和文獻提供，再發展到聯合館藏和共享存取，這對院系資料室尤為重要。目前書刊的數量增加、價格上漲，而讀者信息需求的質量越來越高、范圍越來越廣，只有走共建共享之路才能利于文獻資源的合理配置，有效地避免文獻資源的重復建設，滿足讀者不斷增長的信息需求。

［1］王剛．以學科分館的模式整合高校院系圖書資料室 ［J］．圖書館學刊，2009（1）：75－76.