工程設計企業電子檔案的管理

吳東婷 石玥琪 劉 霽

(中國電子工程設計院，北京 100840)

1 引言

在工程設計領域，隨著信息技術的飛速發展和CAD技術的廣泛應用，工程項目各種相關電子文件已成為企業生產、經營和管理活動中的主要產出物之一，也是企業重要的技術資源和寶貴的知識財富。在新形勢下，如何應用現代信息技術對電子檔案進行規范化管理，使其能夠完整收集、安全存儲、有效利用，充分發揮其重復使用效率，這對設計企業檔案管理部門和檔案管理工作者來說，是一個新的挑戰，也是設計企業面臨的重大課題之一，本文將結合我院實際圍繞這一課題展開討論。

2 工程設計企業電子檔案管理歷程與普遍存在的主要問題

2．1 電子檔案管理歷程

電子檔案管理從二十世紀九十年代中期在設計企業起步至今，經歷了十多年的歷程和大致兩個發展階段:第一階段是檔案管理的電子化階段，這一階段主要工作內容是引進圖檔管理系統軟件，利用它完成檔案信息的整編、錄入，甩掉了檔案手工檢索卡片，實現了檔案檢索和借閱管理的網絡化、電子化;第二階段是電子化的檔案管理階段，這一階段檔案管理呈現出許多與以往不同的新特點，主要體現為:要管理的檔案文件已經是電子化的文件，檔案的信息也已經電子化，并存在于電子介質或者各種管理信息系統之中。對于電子檔案管理出現的新特點、新變化，很多設計企業一直進行著有效管理的研究和探索。我院近年的實踐經驗是:通過引入光盤庫存儲系統，并將圖檔管理系統納入企業綜合管理信息系統平臺，可從電子化設計文件產生之初即有效地管理這些文件，是解決設計企業電子化檔案有效管理的一條可行之路。

2．2 電子檔案管理普遍存在的主要問題

2．2．1 電子文件不能完整收集

與其他設計企業一樣，我院在企業生產、經營和管理活動中產生最多的電子文件主要是以“．DWG”為后綴的圖形文件和以“．DOC”與“．XLS”為后綴的文本文件及表格文件。隨著企業業務的不斷拓展，所做項目的逐年增多，各類電子文件的大量產生給企業電子文件的歸檔和管理帶來很大困難。2009年以前，我院工程設計電子文件的歸檔主要采用以下兩種方式:一是通過在網絡協同工作平臺上建立項目歸檔區，當項目完成后，由項目經理統一將各專業設計電子文件整理后放入歸檔區，再由檔案管理人員從歸檔區取出完成移交歸檔;二是當項目完成后，由項目經理統一將各專業設計電子文件收集并向檔案管理部門手工移交歸檔。由于采用這兩種方式收集歸檔的電子文件均未經過規范化處理，也沒有對電子文件進行有效分類和整理，存在同一電子文件名下有多個圖形、圖形主文件與所帶外部參照文件大多數沒有綁定甚至丟失、圖形文件所用到的字型字體文件沒有一并收集、紙介與電子文件也沒有確定對應關系等問題。因此，很難保證電子文件的完整性和真實性，也很難判斷歸檔文件是否為最終版電子文件。另外，對于大量含有多圖形的電子文件需要手工拆分、所帶外部參照文件需要逐一與主文件綁定、工程項目信息需要從圖簽中提取等，不僅耗時，而且很容易人為造成錯誤。面對成千上萬份移交歸檔的電子文件，常常會出現一個項目的電子文件歸檔不完整、不是最終版本或因綁圖和拆圖失敗造成電子文件內容嚴重失真等問題，從而導致一些電子文件只能作為資料而不能作為檔案來保存。

2．2．2 電子檔案數據不能安全存儲

電子文件自身存在易更改，易丟失等特點，因此電子檔案的安全存儲問題就成為企業電子檔案管理的重點內容之一。2009年以前，我院將日常歸檔的工程設計電子文件主要存放在圖檔管理系統服務器硬盤中，但隨著我院對早期硫酸底圖進行數字化掃描處理工作的開展，每年約有十幾萬張“．TIF”格式的歷史電子檔案也相繼進入圖檔管理系統中，這不僅給服務器存儲空間帶來壓力，而且存在重大數據安全隱患。一旦服務器硬盤損壞，或因操作不當等人為因素對服務器上的數據進行修改或刪除，將會造成無法彌補的損失。所以，我們又對服務器硬盤上的檔案數據同時作了進行光盤離線備份，形成大量光盤檔案。雖然通過異質備份能夠有效降低電子檔案丟失損壞的風險，但因查找和讀取光盤的速度慢，又影響了檔案資源的利用。因此，我們必須尋求新的解決方法，在緩解服務器存儲空間壓力的同時，保證電子檔案數據的長期有效保存。

2．2．3 電子檔案不能有效利用

隨著我院業務的不斷發展，所屬二級設計公司相繼成立，并且分散在院外各地，而紙質圖紙的借閱給設計師帶來很大不便，設計人員利用企業圖檔管理系統瀏覽電子檔案的需求也隨之增加。但是，由于我院原企業圖檔管理系統是一個獨立系統且版本較低，并受自帶瀏覽器不能瀏覽高版本圖形電子文件、跨地域訪問的限制等原因，已經不能滿足設計人員在線檢索和利用電子檔案的需求，極大影響了我院電子檔案的重復使用效率和設計資源的共享利用。因此，解決我院電子檔案利用瓶頸的關鍵問題在于升級改造原有系統，最大限度提高電子檔案的重復使用效率。

3 工程設計企業電子檔案管理新技術措施和方案

3．1 圖檔管理系統納入企業綜合管理信息系統平臺

將圖檔管理系統納入企業綜合管理信息系統平臺，是我院為實現電子文件完整收集以及提高電子檔案重復使用效率而采取的重要技術措施和方案。

3．1．1 實現電子文件完整收集

2009年，我院在綜合管理信息系統建設總體方案設計時，將圖檔管理系統納入統一基礎設施和數據庫上的應用系統之一。到目前為止，我院綜合管理信息系統平臺建設任務已基本完成，該平臺基于SOA(面向服務架構)技術、集成綜合辦公、人力資源管理、經營管理、項目管理、協同設計與出圖打印管理、圖檔管理和知識管理等系統為一體，是實現設計協同與管理協同緊密結合的平臺。通過該平臺，可自動提取項目管理和工程設計中的相關信息，使從圖形設計、校審到圖紙打印歸檔過程更嚴謹條理、井然有序。在出圖打印系統中，能自動完成拆圖和拼圖;自動收集外部引用文件、字型字體文件和打印樣式文件;自動生成條形碼，建立電子與紙介文件一一對應關系，保證了電子文件的有效性;在出圖打印過程中，通過自動識別圖簽信息，對圖紙進行自動分類整理，并按項目、子項、專業建立電子圖紙目錄結構;在紙質圖紙歸檔時，通過掃描打印過程產生的唯一條形碼，可將存儲在服務器上與之相對應的電子文件直接收集到圖檔管理系統中，使電子檔案數據結構一目了然。采用此種電子文件歸檔方式，不僅簡化了電子文件歸檔流程，省略了圖形電子文件的手工綁圖與拆圖作業，而且也解決了其最終版本的歸檔問題，真正實現了以項目為單位的電子檔案數據的完整收集和自動分類與歸檔。

3．1．2 實現電子檔案有效利用

在企業綜合管理信息系統平臺的網絡環境下，我院新的圖檔管理系統既支持院內局域網的本地訪問又支持院外廣域網的異地訪問，不論是在院內或院外，只要能上網，設計人員都可以利用系統中的文件查詢功能，檢索并瀏覽工程設計類、工程項目類和技術研發類電子檔案資源。同時如有需要，經過相應的審批手續并獲得授權后，設計人員也可利用系統的電子檔案在線下載功能，下載已完成項目的設計文件，將充分利用和借鑒已有的設計知識運用于新設計項目中，從而簡化設計過程，縮短項目設計周期，真正實現企業電子檔案的有效利用和全院資源共享。

3．2 引入光盤庫存儲系統

引入光盤庫存儲系統，是我院為實現電子檔案數據安全存儲，有效管理光盤載體資源，在線利用光盤電子檔案而采取的重要技術措施和方案。

3．2．1 實現電子檔案數據安全存儲

隨著企業電子檔案的日積月累，特別是對歷史檔案資料進行數字化處理而產生的大量電子化檔案數據，給我院的圖檔管理服務器帶來巨大存儲容量壓力和重大安全隱患。為了緩解服務器存儲容量壓力，實現電子檔案數據安全存儲。2009年，我院在建設綜合管理信息系統以及企業數據中心的同時，引入了NETZON光盤庫二級存儲系統。該系統利用信息數據分級存儲管理技術，采取了光盤與服務器存儲相結合的方式，既能實現電子檔案數據的安全存儲，又能實現對光盤載體資源的有效管理和實時在線利用光盤庫電子檔案。

光盤庫作為我院數據中心圖檔管理系統數據庫服務器硬盤的下一級存儲設備，通過管理軟件可將硬盤中不變化、使用率較低的數據按照指定的策略自動遷移到光盤庫存儲設備上［1］。當需要使用這些數據時，分級存儲管理系統會自動將這些數據從光盤庫調回到服務器硬盤上。自動遷移到光盤庫存儲設備上的數據，我們按類進行整理、刻錄，并給每一類數據建立一個卷組。同一卷組中的光盤可以看成是一張可以無限擴大容量的光盤，每格式化一張光盤到該卷組中，卷組的容量就會增加一張光盤的容量。利用光盤庫存儲設備具有容量無限擴充的優勢，選擇其作為服務器硬盤容量的擴充，既能緩解服務器存儲容量壓力，又能解決電子檔案數據安全存儲問題。因此，我們在服務器上只存放近10年的檔案數據，其余早期的檔案數據全部存放在光盤庫中實現在線調閱。利用光盤庫存儲設備對電子檔案數據進行備份，存儲的數據一旦刻錄，就形成只能讀取不能更改的數據，安全系數增加，從而實現了電子檔案數據的安全存儲，也為服務器節省了大量的存儲空間。

3．2．2 實現對光盤載體資源的有效管理

隨著我院電子檔案數據的逐年增加，存儲電子檔案的光盤數量也隨之增加。單靠檔案管理人員手工在盤片上做記號和做光盤數據刻錄記錄表，并在大量的光盤中來查找具體檔案數據存放位置，工作效率很難提高。我院引入光盤庫存儲系統之后，檔案管理人員和用戶都可利用系統自帶的POINT管理軟件數據檢索功能，通過設置卷標、目錄、文件等檢索條件快捷方便地找到存放到光盤庫中的數據。即使光盤離線，軟件的離線管理功能也可快速找到光盤。我院通過光盤庫存儲設備，實現了對光盤載體資源的有效管理。

3．2．3 實現對光盤電子檔案的在線利用

利用光盤庫中的電子檔案數據有兩種方式:光盤庫共享和利用光盤庫POINT管理軟件。當用戶訪問光盤庫時，可以像擁有本地硬盤一樣來訪問光盤庫中的資源。但是，考慮到我院企業電子檔案的保密要求，我們不采用光盤庫共享方式，而采用光盤庫POINT管理軟件方式，實現對光盤庫資源的在線利用。

由于存放在光盤庫中的數據多為歷史檔案數據，為防止用戶因操作方式不當而造成光盤庫中數據的丟失或損壞，必須通過光盤庫POINT管理軟件的用戶管理功能對訪問光盤庫的用戶進行權限設置。除光盤庫管理人員外，其他用戶只可被賦予檢索權限，即只能在光盤庫中檢索到數據的相關條目信息，但不能對數據進行在線瀏覽。如需借閱，可聯系檔案管理人員，經過相應的審批程序后，方可進行在線瀏覽和拷貝。

4 工程設計企業電子檔案的備份

電子檔案安全存儲是檔案真實、完整、可利用的前提條件。不論采用何種介質作為電子檔案的載體，都可通過數據備份方式提高其存儲安全性，從而降低數據丟失損壞的風險。

4．1 存放在服務器硬盤的電子檔案數據備份

存放在硬盤上的電子檔案數據將通過我院新建成的數據中心進行統一管理備份，由備份服務器根據設定好的計劃定期發起備份，服務器向IX1500硬盤的數據區發出讀取控制指令，待備的數據通過局域網傳輸至備份服務器，然后備份到服務器的磁盤陣列中。為了不影響各個業務系統的正常運行，我們采取每周一次的完全備份和每天的增量備份相結合的數據備份策略，以保證數據備份的效率［1］。

4．2 光盤庫中電子檔案數據備份

隨著時間推移，光盤信息層的磁性會發生退化，加之使用次數的累計，最終導致光盤邊緣處的磨損、光盤存儲的信息不能再讀取或不完整，為了保證光盤數據的有效存儲與完整讀取，光盤庫中的數據會刻錄兩套，即為A、B套。A套放在光盤庫中，為用戶提供在線檢索服務，B套將光盤連同光盤匣一起從光盤庫中拿出，人工轉移到異地離線保存。光盤匣在光盤庫中可以直接進行熱插拔操作，當光盤匣內的光盤寫滿數據而不再使用時，便可將光盤匣直接拔出，再將光盤匣放入光盤柜中，給予光盤雙重保護，在有效地保護光盤壽命的同時實現災難備份。

同時，對于光盤載體的存儲備份，可以采取階梯備份保存的方式。由于A、B兩套光盤是同時刻錄，光盤的有效存儲期限相同。為了避免A、B兩套光盤在同一時間段損壞，在刻錄后的某個時間點，將其中一套再次刻錄，從而形成階梯式的備份數據。

5 工程設計企業電子檔案載體的存放環境和定期檢驗

5．1 電子檔案載體的存放環境

目前，工程設計企業存放電子檔案的載體以光盤為主，而光盤載體大多采用聚碳酸酯作盤基，鋁或其它金屬質膜作反射層，聚丙烯酸脂作保護層制作而成。如果使用或保存不當，極易損壞。因此，需要為載體創造良好的保管環境，從而保證電子檔案數據的安全。

光盤匣本身具有防磁、防塵、防光的功能。因此，將光盤放入光盤匣中保存可減少對光盤本身的磨損。光盤匣以正立放置，不被擠壓為宜。周圍環境的溫度需保持在17℃ ～20℃之間，相對濕度保持在35% ～45%之間。存放地點做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防濕和防高溫［2］。

5．2 電子檔案載體的抽樣檢驗

電子檔案光盤載體的定期抽樣檢驗，是為了防止光盤因外界環境因素的影響而出現錯誤，從而規避數據丟失的風險。我院每年會對存儲電子檔案的光盤載體進行一次抽樣機讀檢驗，如發現有無法讀取的光盤，及時找出相應的備份光盤，做好數據的復制工作，以保證數據的有效存儲。

6 結束語

工程設計企業電子檔案是企業重要的技術資源和寶貴的知識財富，做好工程設計企業電子檔案的管理，充分發揮電子檔案的重復使用效率，使其更好地服務于企業的生產、經營、管理和科研業務建設等活動，真正實現檔案管理工作的規范化和信息化，是企業檔案管理部門的重要職責，也是檔案工作的終極目標。

［1］張瑞祥等．設計企業信息數據集中存儲系統平臺建設［J］．土木建筑工程信息技術，2010，2(1):12-17．

［2］《建設電子文件與電子檔案管理規范》(CJJ/T117－2007)