高校檔案資源整合工作之我見

鄭亞輝

（安徽科技學院 人事處，安徽 鳳陽 233100）

高校檔案資源整合工作之我見

鄭亞輝

（安徽科技學院 人事處，安徽 鳳陽 233100）

文章論述了高校檔案資源整合的重要意義，分析了高校檔案資源整合存在的不足，并提出了高校檔案資源整合的具體措施。

高校 檔案資源 整合

高校具有豐富的檔案資源，但由于載體、類型各異，多頭管理等原因嚴重影響到檔案資源的利用。要想提高高校檔案資源使用的便利程度和檔案資源的使用價值，高校檔案管理部門必須加強檔案資源管理，對檔案資源進行有效的、靈活的整合措施并不斷創新的整合。

一、高校檔案資源整合具有重要意義

（一）高校檔案資源整合有利于學校事業發展。

高校檔案資源整合圍繞學校教育教學這個中心工作進行，將學校檔案資源集中分類管理，形成檔案資源集合體，從而可以向檔案信息資源需求者提供有價值、有特色的檔案信息資源服務。整合后的檔案資源可以在教學評估、招生、就業、基礎建設、職稱評定等重要工作中為其提供較為完備、系統的檔案資料，而且方便快捷。由于有了翔實的檔案佐證資料，學校各項事業在決策和推進過程中才會更加科學，學校事業才能更平穩地向前發展。

（二）高校檔案資源整合有利于難題解決。

整合后的高校檔案資源可以為利用者解決很多難以解決的問題。高校檔案資源整合后具有專題內容相對集中、檔案信息條目清晰、系統性材料齊全、查閱方便等特征。2010年省財政廳審核某高校歸屬問題，提出按屬地原則撥款，將該校按照所在地的縣城標準予以撥款，該校及時從綜合檔案室復印了該校申請把教職工戶口整體遷入某市的請示、省里批復及有關戶籍證明等材料報送到省財政廳，解決了屬地撥款差額問題，這個問題的解決對該校的發展具有重要意義，事實也說明了檔案資源整合可以使這些問題迎刃而解。

（三）高校檔案資源整合有利于促進檔案服務現代化。

在信息時代，高校檔案資源整合是借助于計算機、網絡等現代化技術與設備進行的，并最終形成至少包括一個符合技術規范的檔案數據集合（檔案信息數據庫）在內的高校檔案信息資源集合體。檔案信息資源數據庫的建設和使用必將促進現代化設備的投入和現代化管理與服務的開展。另外，數字化的檔案信息資源庫有利于提高檔案資源的共享性，從而為高校間，以及高校與政府部門、科研部門間檔案資源共享創造了條件，各單位間可以聯合開發檔案信息資源，從而更好地解決信息需求問題，更好地推動高校特色服務。而檔案信息資源共享本身就是檔案信息服務現代化的重要內容之一。

二、高校檔案資源整合存在的不足

（一）整合過程存在激進性。

整合高校檔案資源是一項很復雜的系統工程，必須因地制宜、統籌規劃、逐步實施，應采取漸進性整合的方式。但有些高校在檔案資源整合過程中由于時間緊、任務重，既沒有建立可行的制度、細致的整合方案，又沒有明確的指導思想、工作目標、職責分工，更沒有得到各檔案管理部門的充分支持，為整合而整合，結果很難達到預期的目標。

（二）在整合過程中存在觀念和認識上的問題。

部分高校在檔案資源整合過程中，存在重事輕人、重物輕人，重典型人物、輕普通人物，重機關利用、輕個人利用，重為機關團體服務、輕為群眾服務的觀念和認識。這必然影響到檔案資源整合的效果，也為將來的檔案資源開發利用埋下資源不全等隱患。

（三）整合方式的單一性。

有的高校在檔案資源整合初期，片面地強調實體上的“占有性”整合，“為整合而整合”，使整合由手段逐漸變成目的，偏離了檔案管理模式改革的目標［1］。整合方式單一，主要采取實體整合的檔案資源整合方式，沒有和現代信息技術的發展，以及檔案部門信息化進程的加快相適應，較少地運用虛擬整合檔案資源這種補充方式。

三、高校檔案資源整合的措施

（一）明確指導思想和工作目標，長遠謀劃整合高校檔案資源。

高校檔案資源整合是一項長期性的工作，需要統籌規劃、因地制宜、逐步實施。一要明確指導思想，堅持圍繞學校事業科學發展大局，整合檔案信息資源，拓展檔案服務渠道，實現高校檔案資源有效整合，檔案事業健康發展。二要明確工作目標，根據本校檔案資源和管理的現狀，以特色資源整合為抓手，規劃好檔案資源建設方案，實現深層次檔案資源的整合，創造檔案資源利用效益的最大化。為此需要建立全校性檔案信息資源管理的職能機構，如建立獨立成建制的檔案館組織實施全校各部門檔案信息資源的合理配置、優化整合及開發利用，統籌管理學校檔案資源，建立起多級的檔案信息資源保障體系［2］。

（二）建立健全檔案整合規章制度。

規章制度是檔案資源整合工作順利完成的制度保障。健全而合法的規章制度可以保證檔案資源整合依法、依規開展，同時可以提高參與檔案資源整合各部門的責任意識。檔案資源整合的最終目的是為了更好地利用。只有建立可行的規章制度、細致的整合方案，明確整合的指導思想、工作目標、職責分工，得到被整合各部門的充分支持，才能確保檔案資源整合工作的質量。

（三）強化管理、提高高校檔案資源整合和管理的水平和質量。

1.加強館庫建設，將其納入校園整體規劃中予以重點考慮。檔案資源整合后，檔案數量增多，資源更加豐富，形式更加多樣，檔案館庫的庫容、功能設置等軟硬件設施都將需要得到有效的改善，以適應今后工作的需要。因此，館庫建設應統一納入學校校園建設整體規劃中予以考慮，按照高起點、高標準的要求，建設既有文化品位，又能凸顯學校特色，并能充分發揮各項應有功能的規范型檔案館庫。

2.推進檔案信息化建設，努力提高學校檔案利用的工作效率。要進一步加強檔案信息網絡建設工作，采用一種較為成熟，同時適應學校實自身際情況的計算機管理系統，將收集、整理、編目、檢索和利用等主要服務功能進行自動化管理，并將原來各個部門、院系檔案管理的數據，安全遷移至新采用的檔案管理系統中，同時隨著校務管理文檔一體化的推進，逐步實現網上開放檔案和授權查閱檔案，提高服務的質量和工作效率。

3.提高檔案工作人員綜合素質。檔案工作是一門管理科學，又是一項服務工作，要使檔案資源整合工作實現預期目標。首先，要建立檔案管理隊伍網絡，挑選事業心、責任心強，并有一定計算機操作應用能力和檔案業務知識的人來擔任。其次，注意有計劃、有步驟、有針對性的對檔案工作人員進行多種形式的教育、培訓和指導，促使他們系統學習和掌握檔案業務的知識、規律和方法，并實現工作理念、知識結構和工作技能的同步更新，不斷提高對檔案現代化管理的水平。再次，檔案兼職人員也可評聘檔案系列專業職稱，提高兼職檔案人員的積極性。最后，在此基礎上，通過培養、引進、交流等方式，努力建設一支有較高專業素質和綜合能力的團隊。

高校檔案資源整合是一項復雜而具挑戰性的工作，需要統籌規劃、合理安排。因此，高校的檔案工作人員要以積極的心態，應對工作中出現的困難與問題，努力探索新時期、新形勢下高校檔案管理的新途徑、新方法，不斷提高管理工作水平，更好地服務于高校的教學、科研、建設與發展。

［1］王維利.高校檔案資源整合應該注意的三個問題［J］.蘭臺世界，2010，（5）：12.

［2］徐欣.整合高校檔案資源，實行“大檔案”管理研究［J］.檔案學研究，2008，（5）：30.

安徽省教育廳課題，批準文號為：2010SK388。