基于ERP理論的煤炭企業(yè)管理系統(tǒng)設(shè)計與探討

曲軼慧，楊靖毅

（1.太原理工大學(xué)軟件學(xué)院，山西 太原 030024；2.中煤平朔煤業(yè)有限責(zé)任公司，山西 朔州 036006）

2008年《海爾的高度》一書讓ERP一詞撼動了人們的心，就是這樣一套系統(tǒng)使全球500強企業(yè)海爾的發(fā)展向前邁進了一大步，實現(xiàn)了企業(yè)信息的“清澈見底”，促使了企業(yè)流程向更加科學(xué)化改進，使企業(yè)文化向更加多元化的方向發(fā)展。

其實，ERP在當(dāng)今的中國已不是一個新鮮的名詞，1990年國際著名咨詢公司Gartner Group于1990年初提出了ERP（Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計劃系統(tǒng))的概念，就是在先進的企業(yè)管理思想的基礎(chǔ)上，應(yīng)用信息技術(shù)實現(xiàn)對整個企業(yè)資源的一體化管理，是當(dāng)今世界企業(yè)經(jīng)營與管理技術(shù)進步的代表。時至今日，ERP的發(fā)展已經(jīng)歷了20年的歷程，我國于20世紀(jì)80年代開始導(dǎo)入ERP的前身MRP（物料需求計劃）和MRPⅡ（制造資源計劃），經(jīng)過導(dǎo)入期和發(fā)展期，現(xiàn)在開始進入ERP普及應(yīng)用時期，但主要集中在外資企業(yè)、合資企業(yè)在國有企業(yè)中的應(yīng)用很少，在國有煤炭企業(yè)的應(yīng)用更是寥寥無幾，筆者作為實施ERP項目煤炭企業(yè)的一名員工，參與了ERP項目從前期藍(lán)圖設(shè)計到最終實施過程，通過收集大量資料，親身參與流程設(shè)計，并進行訪談，對中煤能源集團公司ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進行了探討，旨在為煤礦企業(yè)的信息化建設(shè)提供參考。

1 大型煤炭企業(yè)實施ERP的意義所在

一般企業(yè)都有兩個經(jīng)濟目的：生存與利潤。成本降低了，利潤空間才能更大。財務(wù)管理的重點是成本管理，要降低成本，就需要提高資產(chǎn)的利用率，盤活資產(chǎn)、降低庫存，降低資金占用，這些方面的實現(xiàn)都需要信息化建設(shè)的支持。目前的煤炭企業(yè)生產(chǎn)管理中存在著一些問題。

1.1 財務(wù)管理

由于煤炭企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)一直以來都以生產(chǎn)為主，而不是圍繞財務(wù)計劃開展，常常由于退庫件和財務(wù)對不上，寄售件的設(shè)備號、廠家號和替代號對不上等瑣碎問題，造成結(jié)賬困難，財務(wù)的總賬和明細(xì)賬對不上，一些物料的先使用后補訂單時有發(fā)生，沒有實現(xiàn)財務(wù)部門對各業(yè)務(wù)的管控能力，形成了管理的混亂，資金流、信息流、物流的不同步，降低了企業(yè)工作效率。

1.2 項目管理

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，基本建設(shè)工程項目越來越多，規(guī)模越來越大，大量的信息需要及時收集、管理，如需土建、設(shè)備安裝過程等項目進度跟蹤、管理、控制；還需了解項目投資額度每周、每月、半年度及年度完成情況；而這些信息不能及時、準(zhǔn)確地收集都會影響項目進度，甚至造成資金成本的浪費，因此迫切需要借助計算機系統(tǒng)進行管理。

1.3 物資（庫存和采購）管理

采購物資管理方面，由于發(fā)料時不能經(jīng)過計算機輸出領(lǐng)票，造成庫存信息與實物不一致交，接班時，沒有交接清楚出、入庫信息等一系列的因素難以保證庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，此時庫存管理失去了在供應(yīng)與需求之間進行平衡的意義。

1.4 設(shè)備管理

大型煤炭企業(yè)屬于資產(chǎn)密集型企業(yè)，很大一部分資產(chǎn)投入在設(shè)備上。我們需要知道究竟需要多少設(shè)備，應(yīng)該由生產(chǎn)量來決定設(shè)備的配備。我們需要關(guān)注設(shè)備的消耗、運行歷史、調(diào)度管理、成本的收集、設(shè)備的效率、設(shè)備的投入等。所以應(yīng)該管理設(shè)備的維修歷史、單耗等數(shù)據(jù)，作業(yè)、時間、位置、產(chǎn)出量等信息，要有合適的設(shè)備報廢分析系統(tǒng)和設(shè)備的評價指標(biāo)，分析設(shè)備運行是否合理、是否應(yīng)該報廢。

1.5 大勢所趨

煤炭企業(yè)經(jīng)營發(fā)展不僅要了解煤炭產(chǎn)量，還要了解產(chǎn)、運、銷、存的綜合、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。當(dāng)今社會是個充滿了競爭的社會煤炭行業(yè)，要參與國內(nèi)外市場競爭，就必須推進煤炭工業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)代化、銷售網(wǎng)絡(luò)化、管理網(wǎng)絡(luò)化、采購電子化與管理科學(xué)化。

通過ERP系統(tǒng)的計劃和控制等功能，結(jié)合企業(yè)的流程優(yōu)化，有效地配置各項資源，實現(xiàn)科學(xué)的經(jīng)營決策、生產(chǎn)監(jiān)控、物料控制、信息管理，達(dá)到降低原材料和能源消耗、降低成本、提升企業(yè)管理水平，提高企業(yè)競爭能力。

2 煤炭企業(yè)ERP系統(tǒng)構(gòu)成及內(nèi)部功能劃分

通過探討，文章要建立一個由財務(wù)管理平臺、統(tǒng)一煤炭銷售管理平臺、集中采購（物資）管理平臺、統(tǒng)一設(shè)備管理平臺、統(tǒng)一項目管理平臺等構(gòu)成的ERP系統(tǒng)（綜合管理信息系統(tǒng)），其構(gòu)成見圖1。

圖1 煤炭企業(yè)ERP系統(tǒng)（綜合管理信息系統(tǒng)）構(gòu)成

2.1 各平臺的目標(biāo)功能

（1）統(tǒng)一財務(wù)管理平臺。財務(wù)管理系統(tǒng)是煤炭企業(yè)ERP的重要組成部分，主要功能是進行資金管理，保證資金流、信息流和物流的同步。

（2）統(tǒng)一煤炭銷售管理平臺。銷售管理系統(tǒng)的功能是實現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)的計算機管理，建立正確完整的銷售合同臺賬，并可實現(xiàn)實時監(jiān)督發(fā)運，并監(jiān)督、控制銷售合同的執(zhí)行、銷售回款情況，以提高銷售服務(wù)水平。

（3）集中采購（物資）管理平臺。物資采購管理系統(tǒng)的功能是進行庫存管理，合理控制動態(tài)的物資儲備，以避免物質(zhì)的積壓和缺料。合理制定采購計劃，掌握采購進貨的進度，減少采購次數(shù)及管理費用，擴大盈余，提高庫存準(zhǔn)確度，并進度采購合同的執(zhí)行，還可進行供應(yīng)商管理，以便采購時選擇合適的供應(yīng)商。用計算機取代繁瑣的人工查詢、計算統(tǒng)計，提供實時的物質(zhì)供應(yīng)統(tǒng)計資料。

（4）統(tǒng)一設(shè)備管理平臺。設(shè)備管理系統(tǒng)的功能是能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的設(shè)備檔案、運行狀態(tài)、維修情況、單耗等數(shù)據(jù)進行管理維護，生成各種設(shè)備統(tǒng)計分析報表，分析設(shè)備運行是否合理、是否應(yīng)該報廢，為業(yè)務(wù)部門提供分析依據(jù)。

（5）統(tǒng)一項目管理平臺。實現(xiàn)對企業(yè)重點建設(shè)項目各階段（包括項目前期工作開展、立項階段、招投標(biāo)、項目變更、項目運行、項目竣工驗收等）狀態(tài)、項目進度、項目質(zhì)量、投資額完成情況等的監(jiān)督。實現(xiàn)煤炭資源儲量信息的實施管理。還可實現(xiàn)在線狀態(tài)下對年度資本支出計劃的年初編制、月報、年中統(tǒng)計、年中調(diào)整、年末統(tǒng)計等業(yè)務(wù)需求。

2.2 相關(guān)平臺的詳細(xì)模塊構(gòu)成

（1）統(tǒng)一財務(wù)管理平臺。包括總賬（GL）、應(yīng)收（AR）、應(yīng)付（AP）、資產(chǎn)（FA）、資金管理（CM）等模塊。

（2）統(tǒng)一煤炭銷售管理平臺。包括（煤炭）采購（PO）、庫存（INV）、訂單管理（OM）模塊。

（3）集中采購（物資）管理平臺。包括采購（PO）、庫存（INV）(材料、工程物資)管理模塊。

（4）統(tǒng)一設(shè)備管理平臺。設(shè)備管理（EAM）模塊。

（5）統(tǒng)一項目管理平臺。包括項目管理（PM）、項目會計（PA）模塊。

3 煤炭企業(yè)ERP系統(tǒng)各模塊關(guān)系分析

通過將各業(yè)務(wù)部門流程進行優(yōu)化，設(shè)計為適合ERP理念和軟件流程的業(yè)務(wù)流程，提升了企業(yè)的管理水平，各模塊的關(guān)系分析如下：

（1）企業(yè)決策者根據(jù)市場情況和集團公司計劃指標(biāo)及企業(yè)自身生產(chǎn)能力與相關(guān)資源狀況，制定本年度生產(chǎn)計劃及企業(yè)長遠(yuǎn)規(guī)劃，分解為年度資本支出計劃。

（2）計劃部門根據(jù)年代資本支出計劃對每月計劃完成情況進行填報，年中統(tǒng)計，年中調(diào)整，年末統(tǒng)計。

（3）年度資本支出計劃具體項目通過項目會計進行核算和管理。

（4）物資供應(yīng)部門根據(jù)計劃管理的物料需求計劃，結(jié)合庫存信息，編制物料采購計劃，進行物料訂貨和采購管理。

（5）采購訂單接收到庫存模塊中，庫存接收、出庫業(yè)務(wù)傳送到總賬形成總賬憑證；庫存采購、發(fā)料、退庫信息歸集到項目成本中。

（6）采購訂單與應(yīng)付發(fā)票進行匹配，以實現(xiàn)暫估款項想應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)換；應(yīng)付賬款信息傳送到總賬形成總賬憑證；固定資產(chǎn)發(fā)票通過應(yīng)付模塊核算后傳送到固定資產(chǎn)模塊中，形成資產(chǎn)卡片信息。

（7）項目會計發(fā)生的雜項成本核算信息傳送到總賬中生成總賬憑證，項目會計成本資本化形成固定資產(chǎn)卡片。

（8）固定資產(chǎn)事物處理信息（包括資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn)移、重分類、折舊）等憑證傳送到總賬。

（9）計劃項目的資金申請、支付與應(yīng)付模塊的支付進行有效集成是，實現(xiàn)資金實際支付與應(yīng)付賬款支付的同步性。

（10）銷售訂單模塊根據(jù)合同銷售訂單創(chuàng)建合同項目信息，項目會計模塊根據(jù)合同項目生產(chǎn)成本歸集及工作量進度等進行項目開單，生成應(yīng)收賬款發(fā)票，對已發(fā)放的銷售訂單創(chuàng)建應(yīng)收發(fā)票生成應(yīng)收賬款。

（11）將應(yīng)收模塊所發(fā)生的事物處理傳送到總賬，生成應(yīng)收發(fā)票、應(yīng)收賬款、發(fā)票核銷、雜項發(fā)票是、雜項收款等總賬憑證。

（12）從總賬系統(tǒng)導(dǎo)出發(fā)生額、余額到財務(wù)合并系統(tǒng)中進行合并報表的編制和生成。

（13）已創(chuàng)建的年度資本支出計劃與預(yù)算編制系統(tǒng)進行有效集成，將預(yù)算編制結(jié)果導(dǎo)入總賬模塊中實現(xiàn)總賬的預(yù)算控制；總賬發(fā)生額、余額導(dǎo)入到預(yù)算編制系統(tǒng)，進行有效匹配，為以后預(yù)算提供參考。

（14）項目管理部門通過項目管理模塊對凡是進入項目會計進行核算和管理的詳細(xì)項目需要進行項目進度報表、圖表、文件的歸集和管理；對煤炭儲量、煤層賦存條件及煤質(zhì)信息、礦權(quán)證等信息進行管理，以便生成集團公司的資源管理手冊。

4 結(jié)束語

目前，煤炭行業(yè)ERP還處于起步階段，中煤能源集團公司及其所屬煤炭企業(yè)通過實施ERP項目，對企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程進行了更為科學(xué)地優(yōu)化，、在已有的信息資源的基礎(chǔ)上，解決了信息孤島問題，實現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)信息的高度集成和數(shù)據(jù)交換，使各個模塊業(yè)務(wù)部門可實現(xiàn)一定程度上的數(shù)據(jù)資源共享，減少了重復(fù)勞動，從而提高了工作效率，同時加強了財務(wù)部門對資金流向的管控能力，可有效降低了生產(chǎn)成本，以BOM為依據(jù)，編制準(zhǔn)確的物料需求計劃，實現(xiàn)了物料的準(zhǔn)確采購和精準(zhǔn)庫存，在一定程度上實現(xiàn)了煤炭企業(yè)的精細(xì)化管理，有效地提高了企業(yè)的市場競爭力。