基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀分析與對策

蘇 羽

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)療設(shè)備管理工作中的一個重要組成部分,做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作,對于全面掌控和科學(xué)配置醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備,保持設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)與醫(yī)療工作的順利完成是至關(guān)重要的。筆者是一名二級甲等專科醫(yī)院的檔案管理工作者,從建院至今,一直在基層從事綜合檔案管理工作。現(xiàn)對基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀作一分析,并提出相應(yīng)的對策。

1 基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1 對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的意義和重要性認(rèn)識不足醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)療設(shè)備管理的一項(xiàng)日常工作,它是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證和技術(shù)支持。在醫(yī)院的實(shí)際中,許多醫(yī)院只對醫(yī)療設(shè)備的考察、論證和引進(jìn)十分重視,對引進(jìn)來的設(shè)備也只重視安裝、驗(yàn)收和調(diào)試,而對設(shè)備檔案管理工作抓得不力或基本不做。在醫(yī)療設(shè)備的論證和招標(biāo)和購置工作中,基本不考慮醫(yī)療設(shè)備檔案工作,甚至于檔案工作者根本無法得知醫(yī)院的新購置醫(yī)療設(shè)備相關(guān)信息,結(jié)果造成醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作沒有專門分工領(lǐng)導(dǎo)抓,也沒有檢查監(jiān)督措施,醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作混亂,醫(yī)療設(shè)備的檔案資料在負(fù)責(zé)購置的職能科室和使用科室都有,有些資料存放在個人手中,沒有專人負(fù)責(zé)管理,隨著時間的流逝的個別人工作崗位的變化,檔案資料就收集不全甚至丟失。

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全和操作不規(guī)范 目前,醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中存在的突出問題是制度不健全和操作不規(guī)范。醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作應(yīng)該由檔案管理部門統(tǒng)一管理。醫(yī)療設(shè)備購置以后,在購置過程中所有形成的資料以及醫(yī)療設(shè)備的數(shù)據(jù)資料,以及在使用過程中產(chǎn)生的資料,都應(yīng)該由檔案部門進(jìn)行管理。購置設(shè)備的職能科室應(yīng)及時和檔案做好交接工作。設(shè)備的使用科室,需要使用醫(yī)療設(shè)備的檔案資料就辦理借閱手續(xù),有些檔案可以使用復(fù)印件。在使用過程中的產(chǎn)生的保修和維護(hù)記錄的原始材料也要及時和檔案部門反饋。檔案管理部門也應(yīng)該積極主動的與醫(yī)療設(shè)備的購置、使用的相關(guān)部門做好收集、整理和保管、利用工作。而在實(shí)際工作中,三者的責(zé)任和分工不明確,工作不協(xié)調(diào),各自的職能不能充分發(fā)揮,醫(yī)院管理部門對此缺乏有效的管理和監(jiān)督措施,結(jié)果造成醫(yī)療設(shè)備檔案資料缺失嚴(yán)重。檔案購置設(shè)備的職能科室和醫(yī)療設(shè)備的使用科室與檔案管理部門配合、協(xié)調(diào)沒有形成良性循環(huán)。檔案管理工作者也存在對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的躲懶意識,不對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行跟蹤管理,借閱查詢制度不健全,借閱和歸還手續(xù)不嚴(yán)格,檔案管理人員更換或調(diào)動移交手續(xù)不嚴(yán)格,都造成了目前基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的完備性和管理專業(yè)性遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院的文書檔案和人事檔案。

2 基層醫(yī)院加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理對策

2.1 充分認(rèn)識醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的意義和重要性 做好設(shè)備管理已成為醫(yī)院管理的重要標(biāo)志。醫(yī)院設(shè)備的現(xiàn)代化程度,是醫(yī)療、科研、教研、教學(xué)工作最基本要素。某些學(xué)科的發(fā)展相當(dāng)程度上依賴于設(shè)備的發(fā)展,起著決定性的作用。因此,做好設(shè)備管理已成為醫(yī)院管理的重要標(biāo)志,而設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),其管理水平的好壞,將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

2.2 成立由院長直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò) 實(shí)行醫(yī)院、職能科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理人員全程參與醫(yī)療設(shè)備的招標(biāo)、購置全過程。由檔案管理人員負(fù)責(zé)全院醫(yī)療設(shè)備資料的管理,在醫(yī)院形成一個有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

2.3 建立健全規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作制度 建立和健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作制度是做好檔案管理工作的根本保證。做好這項(xiàng)工作首先要明確各級管理和使用人員的職責(zé),檔案要有專人收集和保管,要提高檔案管理人員的素質(zhì),建立崗位責(zé)任制。要協(xié)調(diào)好職能科室、檔案室和使用科室的關(guān)系,各盡其職,共同把檔案收集好、管理好。同時,還要注意完善檔案管理和借閱查詢制度,規(guī)定借閱人范圍、借閱時間和歸還制度,對借閱超過時間的要辦理續(xù)借手續(xù),對一些易損壞的檔案資料如操作手冊等,可用復(fù)印件外借。醫(yī)院要定期對醫(yī)療設(shè)備檔案工作進(jìn)行清查、整理,檔案管理人員更換一定要嚴(yán)格交接手續(xù),真正做到檔案管理的制度化、規(guī)范化。

2.4 醫(yī)療設(shè)備檔案要為醫(yī)院整體醫(yī)療工作服務(wù) 醫(yī)療設(shè)備在整個應(yīng)用周期中,隨時會有新的資料產(chǎn)生,如設(shè)備維修、檢測、計(jì)量記錄、各種保修合同等。因此應(yīng)該注意檔案內(nèi)容動態(tài)更新,通過查看設(shè)備檔案資料,根據(jù)其維修記錄,對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修,利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設(shè)備維修的時間及有效安排維修過程,從而,減少了維修費(fèi)用,縮短維修工時,有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料,主動、及時地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)。

總之,有效利用設(shè)備檔案管理對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義,醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院檔案類目體系中一級類目之一,設(shè)備檔案管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提高綜合素質(zhì),要以主動、積極、周到的服務(wù)來收集相關(guān)信息資料,使醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮,投資得到良好的效益回報(bào),促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)的發(fā)展。

[1] 黃瑞峰.淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].醫(yī)療裝備,2007,(1)：25-26.

[2] 李 嵐,車 軒,劉衛(wèi)國.淺談醫(yī)療設(shè)備的檔案管理[J].醫(yī)療裝備,2009,22(11)：55-56.